Mach mal Farbe dran! Warum Markierungen unverzichtbar sind



Wenn alles im grünen Bereich ist, liegt das vielleicht daran, dass Sie sich Dinge farblich kenntlich machen. Tun Sie noch nicht? Dann legen Sie los! Ich zeige Ihnen, wo sich Markierungen lohnen und warum sie in jedem Büro unverzichtbar sind.

Was ist das Problem

Wenn wir im Chaos versinken, hat das vor allem einen Grund: Wir blicken nicht mehr durch. Das kann passieren, weil wir schlichtweg zu viel auf dem Tisch haben und einfach nicht finden, wonach wir suchen. Die große Arbeitseffizienz-Studie, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführen ließ, zeigt es mehr als deutlich: Wir arbeiten überwiegend ineffizient! Was aber könnte uns helfen, hier schneller zu werden? Zum einen ein aufgeräumter Arbeitsplatz. Zum anderen deutliche und nachvollziehbare Markierungen, die uns auf den ersten Blick zeigen, womit wir es gerade zu tun haben.

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Markierungen können bei vielen dieser Baustellen helfen [zum Vergrößern hier klicken].

 

So funktioniert es

Wenn Sie Dinge strukturieren und übersichtlicher gestalten, blicken Sie schneller durch. Und übersichtlicher zu gestalten funktioniert mit farblichen Markierungen besonders gut. Rot steht für Stehenbleiben, Grün für Gehen, das wissen schon die Kleinsten des Landes. Machen Sie sich dieses simple Instrument auch im Büro zu Nutze. Rot könnte für „Noch zu erledigen“ stehen und Grün für „Kann abgelegt werden“. Blau für Bauangelegenheiten, Gelb für den Vertrieb, Orange für Personalangelegenheiten und, und, und. Markierungen machen Dinge übersichtlicher. Und Übersichtlichkeit hilft, effizienter zu arbeiten. Das gilt für viele Bereiche.

Tipp 1: Markierung im Raum

Bereits Ihr Büro selbst profitiert von jeder sinnvollen Markierung. Sie sparen zum Beispiel enorm viel Zeit, wenn Sie an der Leiste von sechs verschiedenen Lichtschaltern kurz vermerken, welcher für welche Beleuchtung gedrückt werden muss. Und ganz nebenbei fällt die nervtötende Ablenkung durch das Lichtspektakel an der Decke weg, weil der Kollege bisher immer minutenlang ausprobieren musste, bis er endlich den richtigen Schalter gefunden hat. Auch an technischen Geräten lohnen sich Markierungen. Ins erste Druckerfach legen Sie DIN A 4 Papier, ins zweite Ihr Firmenbriefpapier? Markieren Sie die Fächer außen, um sich das Herausziehen und Nachsehen sparen zu können. Viele weitere Tipps für übersichtlichere technische Geräte und eine Anleitung für richtig nützliche One-Minute-Lessons, die Sie an Drucker, Fax und Co. anbringen können, habe ich in diesem separaten Blogartikel für Sie zusammengetragen. Lesen Sie gerne nach!

Jede Markierung erspart ein falsches Drücken und schont die Nerven.
Jede Markierung erspart ein falsches Drücken und schont die Nerven.

Tipp 2: Markierungen auf den Unterlagen

Nun geht es ins Epizentrum des Chaos': an Ihren Schreibtisch. Sah der bisher eher so aus, dass man Sie unter einem Berg verschiedener Akten in eher fadem Einheitsgrau suchen musste, bringt die Markierung künftig Farbe ins Spiel und Erleichterung in die Glieder. Markieren Sie Ihre Unterlagen so, dass Sie gleich erkennen, welcher Inhalt zwischen den Pappdeckeln steckt. Wichtig ist die Markierung, damit Sie eben nicht jeden Ordner öffnen müssen, sondern von außen erkennen, was Sie im Inneren erwartet. Auch für Ihre Wiedervorlagesysteme können Sie die farbige Markierung nutzen. Legen Sie fest, welche Farbe für welche Angelegenheit steht und setzen Sie Klebepunkte, farbliche Register für unterschiedliche Themengebiete oder ähnliche Hilfen. Weitere Praxisbeispiele, wie Ihnen eine hilfreiche Markierung dabei hilft, die Suchzeiten zu verringern, gibt es auch hier. Der Artikel lüftet zum Beispiel das Geheimnis, warum Sie unbedingt einen Klebstreifen auf Ihren Aktenordnern anbringen sollten. Diesen Tipp sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

Warum Ordnung generell so wichtig ist, habe ich dem SWR anlässlich eines Kundenbesuchs erzählt. Schauen Sie den sehr amüsanten Beitrag hier an:
Hier geht's zum Beitrag beim SWR.

Tipp 3: Markierungen im Kalender

Auch der Kalender profitiert davon, wenn Sie Termine farblich markieren. Nicht weil er dann so fröhlich kunterbunt ist, sondern weil – Sie ahnen es bereits – Sie schneller agieren können. Ein Blick auf den Kalender muss sofort zeigen, was heute ansteht, ohne sich jede Textzeile detailliert durchzulesen. Sie können in Outlook ganz einfach verschiedene Kategorien mit zugehörigen Farben erstellen. Unter Termine –> Kategorisieren legen Sie fest, dass künftig alle Besprechungseinträge rot sind, alle Abgabetermine blau und alle Außentermine violett. Oder eben anders, ganz, wie es zu Ihnen passt. Wichtig ist, dass Sie überhaupt eine Markierung vornehmen. Mit der Zeit verinnerlichen Sie, dass sehr dringende Sachen beispielsweise grellgelb sind, und haben dadurch einen guten Überblick über Ihren Tages- oder Wochenablauf. Wer weiß, was ansteht, arbeitet entspannter und zielgerichteter und verpasst so schnell keine wichtige Deadline mehr. Zum Terminkalender gäbe es noch so viel mehr zu sagen. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie in Zukunft schneller und besser terminieren können, empfehle ich Ihnen ergänzend meine Terminkalender-Tipps im Blog und die Übersicht Tastenkombinationen Outlook im Download-Center.

Jede Markierung zeigt sofort, was ansteht.
Jede Markierung zeigt sofort, was ansteht.

Darauf kommt es an

Haben Sie Mut zur Farbe, aber verkleckern Sie sich nicht! Wenn Sie die Vorteile der farblichen Markierung nutzen möchten, braucht es eine gewisse Beständigkeit. Besprechungstermine sollten nicht heute rot und nächste Woche blau sein. Ordner an Ihrem Schreibtisch, die Personaldinge betreffen, nicht grün und im Büro nebenan orange. Einigen Sie sich auf gemeinsame Standards, das hilft auch im Falle der Urlaubsvertretung enorm, sich schnell einzufinden. Und übertreiben Sie es nicht, sondern finden Sie ein gutes Maß zwischen Markierungs-Notstand und Markierungs-Flut.

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Was der Tipp bewirkt

Nicht nur Ihre Unterlagen werden sichtbar, sondern auch Sie selbst, nämlich unter dem bisher meterhohen Aktenberg, der Sie begraben hatte. Die farbliche Markierung schafft Übersichtlichkeit, reduziert Suchzeiten und die persönliche Belastung enorm.

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Und Sie?

Gefällt Ihnen die Idee der farblichen Markierung? Dann übertragen Sie den Nutzen doch auch ins Private! Ganz viele Praxistipps für die Markierung sowie weitere Kniffe, wie Büro-Kaizen® nicht nur im Büro, sondern auch privat hilft, stehen in meinem eBook „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“ – natürlich kostenlos, weil unbezahlbar. Sichern Sie sich die Tipps und markieren, strukturieren und ordnen Sie, was das Zeug hält!

Markierung für Büro und Privatbereich: tolle Tipps für überall!
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Weiterführende Informationen:



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