Jedem Schätzchen sein Plätzchen – Perfekt sortiert mit der Mappei Methode



Was man schwarz auf weiß besitzt – sucht man irgendwann im Labyrinth dicker und unhandlicher Ordner. Viele meiner Kunden möchten diese Situation ändern und endlich ein praktikables, raumsparendes und effizientes Ablagesystem nutzen. Doch Büroorganisation ist – bei aller Standardisierung – auch etwas Individuelles. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und Möglichkeiten.

Die Grundidee von Büro Kaizen nützt jedoch großen wie kleinen Unternehmen: Jedes Dokument hat seinen Platz. Mit welchem System lässt sich nun diese Idee so umsetzen, dass zeitlicher und organisatorischer Aufwand reduziert wird? Wie lassen sich Wiedervorlage und Ablage rationell organisieren? Ich stelle Ihnen hierfür die Mappei Methode vor – vielleicht ist sie genau die richtige für Sie.

INHALTSVERZEICHNIS

Alles digital – oder nicht?

Heute ist viel vom papierlosen Büro die Rede. Richtig müsste es heißen: Papierarmes Büro. Denn trotz der Digitalisierung gibt es noch immer eine Reihe von Unterlagen und Dokumenten in Papierform:

  • Angebote
  • Briefe
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Urkunden
  • Verträge
  • Zertifikate

Sie werden meist, nach Sachgebieten sortiert, gelocht oder in Hüllen verpackt und in Ordnern abgelegt. Für Wiedervorlagen und Termine gibt es andere Hilfsmittel, zum Beispiel die Pultordner.

Good bye Pultordner, hallo Mappei

Pultordner mit 31 Seiten dienen vielen Büroarbeitern als Hilfsmittel zur Einhaltung der täglichen Termine. Das klappt meist recht gut; doch was, wenn eine Unterlage schon vor ihrem Termin benötigt wird? Das Durchblättern des Ordners braucht zusätzliche Zeit. Außerdem müssen Materialien, die zum Termin benötigt werden, extra aus dem Ordnersystem entnommen werden.

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Ordner erfordern zusätzliche Arbeitsschritte – die Mappei Methode spart genau diese ein.

Die Mappei Methode geht von einem anderen Grundgedanken aus: Jeder Vorgang erhält eine Akte, die vom Anlegen bis hin zur Archivierung verwendet wird.

Nicht nur für Baumeister

Die Mappei Methode ist eine Art Baukastensystem, das für jedes Bedürfnis die passenden Elemente enthält. Anders als bei der Ordner-Methode wird hier nicht mit dicken Sammelmappen, sondern mit der „Dünnaktenablage“ gearbeitet. Dafür stehen Ablagemappen mit einem oder mehreren Fächern zur Verfügung. Werden Vorgänge umfangreicher, können dehnbare Mappen genutzt werden. Alle Blätter werden lose abgelegt, ohne sie abzuheften. Doch wer auf das Abheften nicht verzichten möchte, kann entsprechende Vorrichtungen in den Mappen befestigen.

Dünnaktenablage statt Sammelmappen: Wer sich darauf einlässt, wird durch Gewinn an Zeit und Platz belohnt. Klick um zu Tweeten

Die Mappen werden in passenden Boxen aus Kunststoff oder Pappe gesammelt. Pappboxen können ohne weitere Arbeitsschritte direkt ins Archiv und von dort in die Entsorgung wandern, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Sie haben die Aufbewahrungsfristen nicht mehr im Kopf? Das macht nichts, denn hier hilft mein

Download-Tipp für Aufbewahrer: Laden Sie sich die Liste mit den gültigen Aufbewahrungsfristen aus unserem Downloadcenter herunter und platzieren Sie das Blatt gut sichtbar in Ihrem Archiv.

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Aufbewahrungsfristen zu kennen, ist auch bei der Mappei Methode nützlich.

Die Kunststoffboxen von Mappei lassen sich in die meisten Schreibtischschubladen einstellen oder einhängen. Kommt das nicht in Frage, bietet Mappei stationäre und bewegliche Kleinmöbel oder ganze Regalsysteme an, auf Wunsch mit Teleskopauszug.

Eine für alles

Die Mappen werden in vorher festgelegten Kategorien abgelegt, gekennzeichnet mit farbigen Reitern, zum Beispiel

  • Weiß: Personal
  • Gelb: Kunden
  • Grün: Lieferanten

Die Firma Mappei bietet selbstklebende Reiter in 12 Farben an, die eine übersichtliche Systematisierung ermöglichen.

Der jeweilige Vorgang wird kurz und konkret beschriftet. Zum Beispiel: Gelbes Etikett für Kunde Meyer, Heizungseinbau. In die Mappe kommen alle Dokumente und Notizen, die mit dem Heizungseinbau beim Kunden Meyer zu tun haben. Dann geht die Akte in die Wiedervorlage; am 26. des Monats soll der Kunde angerufen werden.

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Die Mappei Methode arbeitet mit praktischen Boxen zum schnellen Auffinden des jeweiligen Vorgangs.

Gewusst, wann

Die Wiedervorlage nach der Mappei Methode besteht aus einer Box, die Trennkarten für Monate und Tage enthält. Hier wird ein rotierendes System genutzt; erledigte Angelegenheiten rücken nach hinten, so befindet sich der aktuelle Tag immer an erster Stelle. Die Akte für den Kunden Meyer, Heizungseinbau, wird für den 26. Des Monats eingestellt. An diesem Tag steht sie sich ganz vorn in der Box. Der Anruf bei Familie Meyer gerät also nicht in Vergessenheit. Ein Griff – und der ganze Vorgang liegt vor dem Bearbeiter auf dem Tisch.

Falls die Akte früher benötigt wird, ist das mit der Mappei Methode kein Problem: Dank der horizontalen Ablage und des farbigen Reiters lässt sich die Mappe leicht weiter hinten in der Wiedervorlagebox finden.

Auf den Punkt gebracht

Die Mappei Methode ermöglicht es, alle Informationen mit einem Griff zu finden. Dabei arbeitet sie mit folgenden Punkten:

  • Es wird sofort Ordnung hergestellt: Der Vorgang bleibt in einer Mappe zusammengefasst.
  • Systematische Einheiten erleichtern die Orientierung: Mit dem Farbsystem werden logische Bereiche gebildet.
  • Der Platz wird optimal genutzt: Es wird kein zusätzlicher Platz durch Aufbewahrungs- oder Befestigungsvorrichtungen beansprucht.
  • Zeitersparnis: Die Dünnaktenablage mit losen Blättern ermöglicht raschen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen eines Vorgangs. Lochen und Abheften entfallen.
  • Standardisierung: Das einheitliche System vom Anlegen eines Vorgangs bis zu seiner Archivierung spart Zeit und vermeidet Suchzeiten.

Die Mappei Methode lässt sich in kleinen und großen Büros anwenden und auch auf das Homeoffice anpassen. Damit jeder die richtigen Systembausteine erhält, bietet die Firma Mappei eine individuelle Beratung an.

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Die Ablage auf die Mappei Methode umzustellen, ist einfacher als es zuerst scheint.

Und Sie?

Haben Sie Erfahrungen mit der Mappei Methode gemacht? Dann freue ich mich, wenn Sie diese mit mir teilen: Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Egal, ob Sie sich für die Mappei Methode oder für ein anderes Ablagesystem entscheiden – die folgenden Tipps können Ihnen in jedem Fall nützen:
Wenn Sie sich für ein Ablagesystem entschieden haben, geht es darum, eine Systematik zu erstellen und jedem Bereich entsprechende Farben zuzuordnen. In meinem Artikel Hier liegen sie richtig gebe ich Ihnen dafür nützliche Tipps.

Das Thema Archiv wird in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Die Frage, wie das Archiv möglichst platzsparend eingerichtet werden kann, scheint oft nicht leicht zu beantworten. Wenn dieses Thema auch Sie betrifft, empfehle ich Ihnen meinen Artikel Die rollierende Archivierung. Diese Form der Archivierung spart Platz und ermöglicht optimale Übersicht.

Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, geht es ans Entsorgen der Unterlagen. Nun können sie die Dokumente nicht einfach in den Papiercontainer nebenan werfen – das würde dem Datenschutz widersprechen. Stattdessen können Sie einen Aktenvernichter anschaffen und die Papiere zerkleinern. Tipps für das Entsorgen von Dokumenten habe ich in meinem Artikel Machen wir Konfetti draus? Für Sie zusammengestellt.




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