Management by Objectives: Nur wenn Sie das Ziel kennen, finden Sie den Weg.



Stellen Sie sich vor: Sie sind ein Schatzsucher der reich werden will. Nur leider haben Sie sich vor dem Start in das Abenteuer zu wenig Gedanken gemacht. Erstens: Sie wissen gar nicht, wie Ihr Schatz aussehen könnte. Ist es Gold? Sind es Diamanten? Ist es Öl? Zweitens: Sie wissen nicht, wo dieser Schatz liegen könnte. Drittens: Sie haben keine Ahnung, wie Sie an diesen Schatz gelangen sollen, falls Sie doch den Ort finden. Viertens: Sie haben Ihrem Team nicht gesagt worum es geht. Das Ergebnis: Sie irren planlos durch die Gegend, haben die falsche Ausrüstung, das Team hat keine Ahnung, was es tun soll, am Ende sterben alle an Erschöpfung und den Schatz haben Sie nie gesehen. Warum? Sie hatten das Ziel nicht präzise definiert – deshalb konnte auch keiner jemals den Weg finden.

Arbeit wichtig Management by Objecives
Management by Objectives muss im Team besprochen werden.

Die Arbeit mit Zielen und Kennzahlen ist die Spitze des Kaizen-Prozesses. In diesem Prozess geht es darum, dass alle Mitglieder einer Firma mit offenen Augen und Ohren durch das Unternehmen gehen. Sie ermitteln Ansätze für Verbesserungen und setzen diese Verbesserungen auch um. Das Ergebnis ist eine Win-Win-Situation für alle. Im Idealfall werden die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter stressfreier, die Prozesse effizienter und am Ende kommen alle entspannter zu einem besseren Resultat. Nur: Verbesserungsprozesse und Büro-Kaizen® können schnell im planlosen Chaos versinken, wenn die Richtung fehlt: Es braucht klare Ziele.

Das Problem

Der Schriftsteller Mark Twain hat das Prinzip einmal treffend beschrieben: „Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.” Sie können im Unternehmen noch so viele Verbesserungsvorschläge sammeln, Optimierungsprozesse anstoßen und Fehler-Analysen machen. Wenn die Marschrichtung nicht klar ist, bleibt all das Energieverschwendung und verlorene Mühe. Schlimmer noch: Es laugt die Mitarbeiter aus, es schürt Frust, weil scheinbar kein Aufwand zu einem Nutzen führt. Unternehmensführung ohne Ziele kann viel Schaden bringen.

Schlecht ohne Management by Objectives
Ohne Management by Objectives wird es schnell unübersichtlich.

Die Lösung

Nicht nur Verbesserungsprozesse, sondern alle Vorgänge in einem Unternehmen brauchen eine einheitliche Richtung. Sie brauchen Ziele. In der Betriebswirtschaftslehre nennt man dieses Prinzip Management by Objectives. Zu Deutsch: Führung durch Zielvereinbarungen. Denn wenn das Ziel klar und gesetzt ist, dann kann auch das Prinzip des Büro-Kaizen® Erfolg bringen:

  • Die Verbesserungsprozesse bekommen eine klare Richtung
  • Die Mitarbeiter ziehen an einem Strang
  • Alle Kräfte werden auf ein gemeinsames Ziel hin gebündelt

Das Prinzip des Management by Objectives ist übrigens keineswegs neu. Schon der chinesische Lehrmeister Konfuzius (551 v. Chr. bis 479 v. Chr.) hat den Nutzen dieser Lehre gekannt:

„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden,
wer entscheidet, findet Ruhe,
wer Ruhe findet, ist sicher,
wer sicher ist, kann überlegen,
wer überlegt, kann verbessern.”

Doch damit Zielvereinbarungen und das Management by Objectives wirklich Erfolg bringen, müssen ein paar Dinge beachtet werden. Wir verraten Ihnen, welche.

Tipp Nr. 1: Ziele müssen zum Unternehmen passen

Ziele sind Teil des großen Ganzen in einem Unternehmen. Wenn sie Nutzen bringen sollen, müssen sie also zum Unternehmen passen. Ziele sollten deshalb immer aus der Unternehmensstrategie heraus abgeleitet werden. Das heißt: Zielvereinbarungen und damit Büro-Kaizen® müssen eng mit dem Strategieprozess des Unternehmens verknüpft sein.

Tipp Nr. 2: Ziele müssen Orientierung geben

Man kann sagen: Ziele sind die Strategien, die auf Abteilungen und Mitarbeiter heruntergebrochen werden. Sie müssen so aufgegliedert sein, dass jede Abteilung und jeder Mitarbeiter seinen Teil am großen Ganzen erkennen kann. Management by Objectives ist ein auf sich selbst aufbauendes System. Das heißt: Die Ziele der Mitarbeiter fügen sich in der Summe in das Ziel der Abteilung, die Ziele der Abteilungen fügen sich in der Summe in das Ziel des Unternehmen. Dieses Herunterbrechen der Ziele ist wichtig. Denn so erhalten die Mitarbeiter Orientierung.

Management by Objectives Ziele Mitarbeiter
Bei der Arbeit mit Management by Objectives ist es wichtig, dass die Ziele für alle Mitarbeiter ersichtlich sind.

Tipp Nr. 3: Ziele müssen klar sein

Ziele stellen sicher, dass alle an einem Strang ziehen und die Kräfte auf den richtigen Punkt ausgerichtet werden. Klingt logisch, ist in der Praxis aber gar nicht so einfach. Oft scheitert der Prozess gerade hier. Denn: Die Ziele sind zu unklar formuliert. In meinem Berater-Alltag erlebe ich immer wieder, dass Mitarbeiter oft nicht präzise sagen können, welche Ziele ihr Unternehmen überhaupt verfolgt. In der Betriebswirtschaftslehre wird für Ziele deshalb die sogenannte SMART-Regel empfohlen. Laut dieser müssen Ziele folgende Eigenschaften erfüllen:

S – Spezifisch: Eindeutig und präzise definiert
M – Messbar: Auf diese Eigenschaft gehe ich weiter unten in Tipp Nr. 5 näher ein.
A – Akzeptiert: Ziele dürfen nicht von oben per Chef-Autorität diktiert werden. Sie müssen von allen mitgetragen werden.
R – Realistisch: Ziele müssen möglich sein. Übernehmen Sie sich nicht!
T – Terminiert: Jedes Ziel braucht eine klare Terminvorgabe.

Tipp Nr. 4: Ziele müssen kommuniziert werden

Es hilft nicht, wenn die Ziele beim Geschäftsführer in der Schreibtischschublade liegen. Sie müssen zugänglich sein – und zwar für jeden Mitarbeiter zu jeder Zeit. Ideal ist es deshalb, wenn die Ziele am Arbeitsplatz ausgehängt sind. So werden die Mitarbeiter immer wieder daran erinnert. Im Trubel des Alltags können die Ziele so Orientierung geben und werde nicht vergessen. Aber: Hängen Sie die Ziele nicht dominant mitten ins Blickfeld der Mitarbeiter. Das lenkt ab. Ein guter Platz sind die Zimmertür oder der Schrank. Es genügt, die Ziele einmal am Tag zu sehen.

Management by Objectives Ziele zugaenglich
Die Ziele die im Rahmen des Management by Objectives festgelegt werden sollte gut sichtbar platziert werden.

Tipp Nr. 5: Ziele müssen messbar sein

Bei Zielen gilt: „If you can’t measure it, you can’t manage it”. Zu Deutsch: „Was Sie nicht messen können, können Sie auch nicht gestalten.” Eine andere Manager-Aussage lautet: „Miss es oder vergiss es.”
Die geeignetste Möglichkeit, Ziele messbar zu machen, sind Kennzahlen. Diese müssen natürlich auch wieder an die Ziele des Unternehmens gekoppelt sein. Dann können sie die Wirksamkeit von Maßnahmen und Abweichungen am effizientesten aufzeigen.

Praxis-Beispiel: Kennzahlen

Bei Kennzahlen gilt wie bei Zielen: Sie müssen zum Unternehmen passen. Es geht auch nicht darum, möglichst viele Kennzahlen zu ermitteln, sondern die entscheidenden Kennzahlen zu ermitteln. Zwei Beispiele für Kennzahlen:

  • Call-Center
    Hier ist es zum Beispiel relevant, wie viele Anrufe pro Stunde bewältigt werden können.
  • Ermittlung des Krankenstands im Unternehmen
    Hier können monatliche Erhebungen zeigen, wie die Situation aussieht.

Kennzahlen gibt es viele. Aber es gibt einige, die besonders häufig vorkommen und zu vielen Unternehmen passen. Diese sind in der Regel:

1. Bearbeitungs- und Durchlaufzeit
2. Termintreue
3. Reklamationsquote
4. Kostenanteil der Verwaltung
5. Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter und Jahr
6. Mitarbeiterzufriedenheit

Wichtig ist, dass Kennzahlen regelmäßig gemessen werden. Wie häufig, das ist abhängig von der Wahl der Kennzahl. Siehe obenstehendes Beispiel des Call-Centers und des Krankenstands.

Tipp Nr.6: Der Zielerreichungsgrad muss visualisiert werden

Wie Zielvereinbarungen bleiben auch Kennzahlen wirkungslos, wenn sie nicht zugänglich gemacht werden. Hängen Sie deshalb auch die Kennzahlen gut sichtbar aus. Vor allem: Visualisieren Sie den Zielerreichungsgrad. Das kann in Form von Diagrammen, Schaubildern etc. geschehen. Anregungen, wie Sie Zielvereinbarungen visualisieren können, erhalten Sie in meinem Blog-Beitrag „Ein Ziel muss vor Augen sein! Wie Prozessvisualisierung bei der Erreichung der Unternehmensziele hilft.”

Ziele sichtbar Management by Objectives
Wenn Sie bereits mit Management by Objectives arbeiten sollte der Zielerreichungsgrad visualisiert werden.

Was der Tipp bewirkt

Mit Management by Objectives und Zielvereinbarungen gelingt es Ihnen, Ihre Kräfte im Unternehmen auf einen gemeinsamen Punkt auszurichten. Sie verzetteln sich nicht in Einzelmaßnahmen und kontraproduktiven Aktionen. Sie sterben auf der Schatzsuche nicht an Erschöpfung, sondern nutzen Ihre Energien effizient, um tatsächlich zum Schatz zu gelangen. Der Dichter Gotthold Ephraim Lessing hat es so zusammengefasst: „Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht immer noch schneller als der, der ohne Ziel umherirrt.”

Service

Das Thema Management by Objectives und Zielvereinbarungen ist ein weites Feld. Deshalb biete ich dazu ein eigenes Buch an: „Handbuch Zielvereinbarung. Ihr Weg zu Spitzenleistung bei variabler Entlohnung.” Erhältlich ist das Buch unter www.tempus.de.

Extra-Tipp

Zielvereinbarungen sind Teil des Prinzips des Büro-Kaizen®. Dieses gliedert sich in 5 Stufen, die wie eine Pyramide aufeinander aufbauen. Zielvereinbarungen bilden dabei die Spitze, also die Krönung. Wenn Sie das komplette Prinzip des Büro-Kaizen® kennenlernen wollen, empfehle ich Ihnen meinen Blog-Beitrag „Die Attraktivität von Büro-Kaizen®: In 5 Stufen besser werden”.



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