Mails archivieren in Outlook: Archive passgenau anlegen



Erst das Postfach ordnen, dann die alten Mails in Outlook archivieren!

Wenn Ihr Postfach allmählich überquillt, sollten Sie Ihre älteren Mails in Outlook archivieren. Sehr praktisch: Dabei können Sie präzise festlegen, ab welchem Datum Outlook die älteren Emails archivieren soll. Das bedeutet, dass Outlook diese Mails dann aus Ihrem Postfach löscht und in einen Speicherort auf Ihrer Festplatte verschiebt. So bekommen Sie einen übersichtlicheren Emaileingang und behalten dennoch alle Nachrichten für die Datensicherung schön sauber abgespeichert in einem separaten Archiv.

Bevor Sie Ihre alten Mails in Outlook archivieren, sollten Sie zuerst eine geeignete Ablagestruktur anlegen. Hier die Lösung für beides. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Gewerbetreibende sind gesetzlich dazu verpflichtet, alle Korrespondenz, die die Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Handelsgesetzbuch sowie § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 der Abgabenordnung). Das umfasst alle Faxe, Briefe und Emails (inklusive relevanter Anhänge), die der Vorbereitung eines dann tatsächlich getätigten Geschäftsabschlusses gedient haben. Sämtliche übrigen Mails, z.B. der gesamte interne Schriftverkehr, sind von dieser Archivierungspflicht ausgenommen. Daher empfiehlt es sich, entweder regelmäßige eine manuelle Archivierung Ihrer Mails in Outlook durchzuführen, oder aber eine AutoArchivierung individuell passend einzurichten. Ein toller Nebeneffekt: Kombiniert mit ein paar weiteren Regeln räumt Outlook Ihre Mails dann praktisch von alleine auf!

So funktioniert es:

Wenn Sie Ihre Mails archivieren, verschiebt Outlook diese in eine separate Outlook-Datendatei (im *.pst Format). Diese PST-Datei können Sie beliebig auf Ihrer Festplatte, auf einem Datenträger (DVD oder USB-Stick), Ihrem Server oder in einem Cloud-Speicher abspeichern und damit sichern. Im Bedarfsfall genügt ein einfaches Auswählen der Archivdatei in Outlook und Sie können alle archivierten Mails sofort wieder einsehen. Sie haben in Outlook nun die Wahl zwischen einer manuellen einmaligen Archivierung Ihrer Mails sowie einer AutoArchivierung in einem von Ihnen vorgegebenen zeitlichen Rhythmus.

I. Mails in Outlook manuell archivieren

  • Schritt 1: Klicken Sie in Microsoft Outlook 2016 in der Registerkarte → Datei auf den Menüpunkt → Info, dann auf die Schaltfläche → Tools/Extra und schließlich auf → Alte Elemente aufräumen (in Outlook 2013 heißt dieser Befehl noch → Archivieren).
    Mails in Outlook archivieren
    So archivieren Sie Mails in Outlook
  • Schritt 2: In dem sich nun öffnenden Dialogfenster „Archivieren“ klicken Sie auf den zweiten Punkt von oben → Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren. Anschließend wählen Sie in dem Ordnerverzeichnis den gewünschten Ordner aus. Um Ihren Maileingang in Outlook zu archivieren, wählen Sie den Ordner → Posteingang; alle von Ihnen versandten Emails befinden sich in dem Ordner → Gesendete Elemente.
  • Schritt 3: Unterhalb des Ordnerverzeichnisses können Sie in der Zeile → Elemente archivieren, die älter sind als: Fr 13.04.2012 das konkrete Datum eingeben. Alle älteren Mails werden dann von Outlook archiviert, alle jüngeren bleiben in Ihrem Postordner erhalten. Setzen Sie schließlich noch das Häkchen in die Checkbox bei → Auch Elemente, für die „Keine Auto-Archivierung“ aktiviert ist, damit wirklich alle Elemente dieses Ordners gesichert werden. Wählen Sie abschließend noch einen Speicherort für die PST-Archivdatei aus und bestätigen Sie mit → OK.

II. Autoarchivierung der Mails in Outlook:

Die AutoArchivierung ist in Outlook standardmäßig aktiviert. Damit verschiebt Outlook regelmäßig und selbstständig abgelaufene Elemente in den Bereichen Email und Kalender in einen PST-Archivordner und löscht diese damit aus Ihrem Posteingang und Postausgang. Abgelaufene Elemente sind alle Elemente mit überschrittenem Verfallsdatum, wie z.B. einer längst obsoleten Besprechungsanfrage. Die Standard-Ablaufzeit beträgt in den Ordnern → Entwürfe sowie → Posteingang sechs Monate, und drei Monate im Ordner → Gesendete Objekte. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, die Autoarchivierung der Mails in Outlook an Ihre Wünsche anzupassen.

  • Globale Einstellungen: Dies sind die Standardeinstellungen, ob und wann eine Autoarchivierung stattfinden soll und für welche Ordner dies gilt. Der Klickpfad lautet: In der Registerkarte → Extras auf → Optionen → Weitere und dann → AutoArchivierung.
  • Einstellungen für einzelne Ordner: Diese hier festgelegten Einstellungen übertrumpfen eine möglicherweise anders lautende Standardeinstellung. Unter Punkt 2 und 3 (siehe Abbildung unten) wählen Sie aus, ob die abgelaufenen Elemente gelöscht oder archiviert werden sollen. Unter Punkt 5 stellen Sie die Verfallsfrist in („löschen bedeutet bei diesem Punkt auch „archivieren“). Punkt 7 veranlasst das sofortige Löschen, ohne das vorherige Verschieben in den Ordner „Gelöschte Objekte“.
  • Tipp: Hier finden Sie eine ausführliche, bebilderte Anleitung für die Einstellung der AutoArchivierung Ihrer Mails in Outlook.
    Autoarchivierung Outlook
    So richten Sie die Autoarchivierung in Outlook am besten ein.

Darauf kommt es an: Zuerst das Postfach ordnen, dann die Mails archivieren!

Vor dem Archivieren Ihrer Emails in Outlook sollten Sie zuerst für mehr Ordnung in Ihrem Posteingang und Ausgang sorgen. Legen Sie beispielsweise für einzelne Projekte und wichtige Kunden oder Kontakte einzelne Unterordner an. Denn diese Ordnerstruktur mit Unterordnern wird von Outlook beim Archivieren mit übernommen. Das erleichtert das spätere wiederfinden von alten Mails im Archiv ungemein! Tipp: Am schnellsten kommen Sie mit einer Mind-Map zur idealen Ordnerstruktur.

Und Sie?

Die Datensicherheit ist ein heikles Thema. Egal ob der Datenverlust durch mechanische Einflüsse, technisches Versagen oder Cyberkriminelle entsteht, der Schaden ist in unserer heutigen elektronischen Welt immer groß. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, wie Sie Daten z.B. in Outlook wiederherstellen können. Eine wesentliche Grundvoraussetzung für diesen Ernstfall ist jedoch, dass Sie Ihre Datensicherung und Archivierung regelmäßig und gewissenhaft erledigen. In unserem kostenlosen Downloadcenter haben wir Ihnen viele weitere nützliche Tipps und Tricks für ein modernes und effizientes Büro zusammengestellt, wie z.B.:

Büro-Kaizen Kurzvideo:
5 Tipps wie Sie mit Outlook nie wieder den Überblick über Ihre Aufgaben verlieren



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: