Fiepen, piepen, reden – So besprechen Sie Ihre Mailbox!



Wer Kunden an sich binden will, muss erreichbar sein. Denn was nützt der beste Auftrag, wenn Sie im Urlaub oder unterwegs sind und die Kunden Ihre Mailbox besprechen, sie diese aber während der nächsten 14 Tage nicht abhören? Vermeiden Sie, dass Aufträge verloren gehen und überdenken Sie den Umgang mit Ihrer Mailbox.

Nichts ist nerviger als die Warterei auf Rückrufe und langes mühsames Hinterhertelefonieren. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Angesichts überquellender Terminkalender ist Zeit das wertvollste Gut, das uns zur Verfügung steht. Wenn Ihre Kunden Ihre Mailbox besprechen, erwarten sie - zurecht - eine schnelle Antwort. Doch viel zu oft heißt es: „Bitte gedulden Sie sich! Ich mache zwei Wochen Urlaub oder bin auf Geschäftsreise”. Nun wird die Erwartung geäußert, dass der Kunde sich eine Notiz macht, diese in die Wiedervorlage legt und nach zwei Wochen erneut den Hörer zur Hand nimmt. Häufig ist es dann sogar noch so, dass der Kunde Sie ein weiteres Mal nicht direkt erreicht, weil Sie nach dem Urlaub so eingespannt sind. Er muss ein weiteres Mal Ihre Mailbox besprechen. Was ist, wenn ich als Kunde dazu keine Lust habe und mir stattdessen einen anderen Auftragnehmer suche?

Initiative behalten beim besprechen Mailbox
Behalten Sie die Initiative beim besprechen der Mailbox.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für den Umgang mit der Mailbox: Vermeiden Sie, dass der Kunde lange warten muss!

Vermeiden Sie grundsätzlich, dass Kundinnen und Kunden, die Ihre Mailbox besprechen, lange auf Antwort warten müssen. Streben Sie eine Reaktionszeit binnen eines Arbeitstages an! Wenn Ihre Kundinnen und Kunden von Ihrem Anspruch wissen, vermeiden Sie Verunsicherungen und ersparen dem Kunden mehrmaliges Nachharken und Besprechen der Mailbox.

Reaktionszeit Kunden besprechen Mailbox
Nach dem besprechen eines Kunden auf der Mailbox sollte er von einer Reaktionszeit von 24 Stunden ausgehen können.

Tipp Nr. 2 für den Umgang mit der Mailbox: Leiten Sie Sprachnachrichten auf Ihr E-Mail Postfach weiter!

Was nützt es, wenn Kundinnen und Kunden Ihre Mailbox besprechen, während Sie einige Tage unterwegs sind? Nicht selten gehen so Aufträge verloren. Doch zum Glück lassen sich viele Router inzwischen so programmieren, dass die Nachrichten der Mailbox per E-Mail an Ihr Postfach weitergeleitet werden.

Sprachnachrichten von Router Mailbox besprechen
Mit vielen Routern lassen sich Sprachnachrichten an das E-Mail-Postfach weiterleiten.

Wenn Kunden Ihre Mailbox besprechen, erfahren Sie per E-Mail sofort davon. Wie das geht, haben wir in folgendem Download anhand einer Fritzbox erklärt:
Tipps für das Einrichten von Anrufbeantworter und Fax

Tipp Nr. 3 für den Umgang mit der Mailbox: Vermeiden Sie Urlaubsansagen!

Ich bin kein Freund von Urlaubsansagen. Mir scheint, das Risiko zu hoch, dass Kundinnen und Kunden die Mailbox besprechen und dann 14 Tage warten, bis sie eine Antwort erhalten. Ich denke, dann suchen sie sich wahrscheinlich einen anderen Auftragnehmer. Stattdessen empfehle ich, die Zuständigkeiten während eines Urlaubes so zu regeln, dass sowohl Telefonate als auch E-Mails an eine Vertretung weitergeleitet werden.

Sollten Sie als freiberuflich arbeiten, würde ich immer überlegen, ob ich nicht auch im Urlaub für potentielle Kundinnen und Kunden erreichbar bin. Sie können die Zahl der Anfragen reduzieren, indem Sie im Vorfeld eine Nachricht an die Unternehmen senden, von denen Sie in der Zeit Ihres Urlaubs Anfragen erwarten. Informieren Sie über Ihren Urlaub und sagen Sie, dass Sie in dringenden Angelegenheiten erreichbar bleiben, aber ansonsten erst wieder nach dem Urlaub zu sprechen sind. Alternativ besprechen Sie Ihre Mailbox mit der Information, dass Sie aufgrund des Urlaubes die Mailbox nur alle zwei Tage abfragen.

Tipp Nr. 4 für den Umgang mit der Mailbox: Besprechen Sie Ihre Mailbox mit einem einheitlichen Text!

Ein einheitlicher Text, mit der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ihre Mailbox besprechen, wirkt professionell und schafft Vertrauen.

Fimenuebergreifend gleicher Text Mailbox besprechen
Wählen Sie firmenübergreifend den gleichen Text beim Mailbox besprechen.

&bquo;Guten Tag, Sie sind verbunden der Tempus GmbH. Sie haben den Anschluss von Jürgen Kurz gewählt. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Sie können mir gerne eine Nachricht und Ihre Rückrufnummer hinterlassen. Ich melde mich innerhalb eines Tages bei Ihnen! Außerdem erreichen Sie unsere Zentrale unter der Telefonnummer 07322 950-0 !”

Darauf kommt es an

Nichts ist nerviger als die Warterei auf Rückrufe und langes mühsames Hinterhertelefonieren. Ersparen Sie Ihren Kundinnen und Kunden Frust, in dem Sie Ihre Mailbox mit einer klaren Ansage besprechen, bei der Sie der proaktive Part bleiben und der Kunde nicht erneut aktiv werden muss.

Extra-Tipp

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Und Sie?

Wie besprechen Sie Ihre Mailbox? Welche Fehlerquellen haben Sie erkannt? Gerne können wir Ihre Herausforderungen besprechen. Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Zuschriften!



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