Mail Ablage: Der Rettungsring für die Datenflut!



Was haben E-Mail-Versand und Menschen, die den ganzen Tag Eiscreme essen, gemeinsam? Richtig! Beide nehmen stetig zu! Zu Beginn des 21. Jahrhundert, im Jahre 2000, wurden in Deutschland beispielsweise gerade einmal 32,3 Milliarden E-Mails versendet. Und jetzt halten Sie sich am Bürostuhl fest! Im Jahre 2015 hingegen sind es schon sage und schreibe 537,1 Milliarden Mails, die versendet wurden. Wie kann man also in dieser E-Mail-Flut ohne Rettungsring noch über Wasser bleiben? Ich verrate Ihnen, wie Sie die Übersicht behalten.

Gute Mail Ablage ist einfach
Eine gute Mail Ablage kann einfach sein und schafft Übersicht.

Tipp 1: Alles fängt mit dem richtigen Mail Ablage an.

Betrachten Sie Ihren Posteingang als Um-schlagplatz und nicht als Archiv, in dem sämtliche Uralt-Mails gehortet werden, als seien Sie Schatzkisten. Eine Nachricht, die Sie gelesen, gesendet und bearbeitet haben, sollten Sie nicht mehr im Posteingang rumliegen haben. Der Posteingang ist kein Sammelordner! Die Mails, die in Ihrem Postfach stehen, sind wie eine To-Do-Liste zu betrachten.

Tipp 2: Erstellen Sie für solche Mails einen Ablageordner.

Kennzeichnen Sie diesen beispielsweise mit dem Begriff „Mail Ablage”. Legen Sie nach Möglichkeit Unterordner an. Unterteilen Sie Ihre Mails dabei, wie es Ihnen am ehesten zusagt, doch übertreiben Sie es nicht. Verschachtelte Ordnerpfade sind nicht übersichtlich!

Tipp 3: Löschen Sie auf Probe.

Sie können zusätzlich einen „voraussichtlichen Papierkorb” als Ordner anlegen, in dem Sie alle Mails einordnen, die Sie eigentlich löschen können oder möchten, sich aber unsicher sind. Klassisches Beispiel hierfür sind Bestellbestätigungen, welche Sie mindestens bis zum Eintreffen der Ware behalten sollten.

Tipp 4: Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Ihre E-Mails können manchmal so wichtig sein, dass Sie auch 10 Jahre später noch auffindbar sein müssen. Gesetzlich relevante E-Mails sollten generell gesondert archiviert werden. Eine Liste aller Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.

Tipp 5: Benutzen Sie einen Spamfilter

Damit werden unerwünschte Mails gar nicht erst an Sie ran getragen! Nein Sie sind nicht der Millionste Besucher, der dann einen Audi geschenkt bekommt.

Tipp 6: Verwenden Sie die Suchfunktion.

So sind alte E-Mails schnell zu finden. Dafür sollten Sie auch darauf achten, dass Sie bei ausgehenden Nachrichten einen Betreff schreiben, der Ihnen bei der Such hilfreich ist.

Tipp 7: Verwenden Sie wenige und gut ausgewählte Filter.

So können Sie effizient Mails beispielsweise löschen oder gruppieren. Doch seien Sie vorsichtig und testen Sie Filter an. Diese können nämlich auch das Gegenteil bewirken und Ihr strukturiertes Postfach in einen chaotischen Schweizer Käse verwandeln. Und wer mag schon Schweizer Käse außerhalb seines Esstisches?

Tipp 8: Probieren Sie das 7-Ordner System.

Es gibt der Übersicht halber 3 Ordnerebenen, in denen jeweils maximal 7 Ordner existieren. Diese haben wiederrum auch nur 7 Unterordner.

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Haben Sie noch Fragen zum Thema Mail Ablage? Dann schreiben Sie uns! Oder lesen Sie andere passende Beiträge dazu:
Seien Sie nicht länger Sklave Ihres Posteingangs!



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