So machen Sie es sich leicht: Routinearbeiten



Im Büro fallen immer wieder Routinearbeiten an; manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst – und unser Geist kann sich erholen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Routinearbeiten: Was tun wir da eigentlich?

Unser Gehirn ist ein wahrer Meister im Speichern von Abläufen. Nehmen wir nur mal das Autofahren: Fast jeder Fahrschüler sitzt in den ersten Fahrstunden respektvoll und aufgeregt am Steuer. Jetzt nur keinen Handgriff vergessen! Doch bald schon muss er nicht mehr darüber nachdenken, was als Nächstes kommt. Sein Gehirn hat auf einer inneren Checkliste jeden Schritt gespeichert. Die Abläufe beim Fahren werden immer mehr zur Routine und verbrauchen deshalb weniger bewusste Aufmerksamkeit. Jetzt kann der Fahrer sich leichter auf den Straßenverkehr konzentrieren.

Nicht jede Routinearbeit wird täglich durchgeführt. Auch wenn wir jemanden vertreten oder selbst vertreten werden, sind die immer gleichen Abläufe ungewohnt und es kann leicht etwas vergessen werden. Doch ganz im Sinne von Kaizen: „Jedes Ding an seinem Platz“, gibt es dafür bewährte Hilfsmittel.

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Routinearbeiten im Kaizen: So einfach wie möglich.

 

Routinearbeiten: Einfach abhaken

Wahrscheinlich fallen in Ihrer täglichen Arbeit mehr Routinearbeiten an, als Ihnen bewusst ist. Wie ist es zum Beispiel mit der Ordnung auf dem Schreibtisch, dem Umgang mit dem Computer, dem prüfenden Rundblick beim Verlassen des Büros? Jeder Schritt hat hier seinen Platz.

Vieles tun Sie also schon automatisch und können deshalb nachvollziehen, wie entspannend dieser Automatismus ist. Doch hier liegt auch ein Stolperstein: Ein Anruf auf dem Handy, eine spontane Idee im Kopf – und schon unterbrechen wir den Ablauf. Die Ablenkung bringt uns aus dem „Takt“ und wir wissen nicht mehr, was wir schon erledigt haben und was noch offen ist.

Machen Sie es doch so wie der Fahrschüler – erstellen wir eine Checkliste über die einzelnen Schritte. Nur, dass wir sie nicht im Kopf speichern, sondern auf Papier – oder in OneNote - festhalten.

 

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Checklisten für Routinearbeiten einfach mit OneNote erstellen und teilen.

 

Tipp: Checklisten in Papierform können Sie in Ihrem Foliensichtbuch ablegen. Wie Sie dieses praktische Hilfsmittel einrichten und nutzen, erfahren Sie in meinem Beitrag  Mit dem Foliensichtbuch bändigen Sie das Chaos.

Routinearbeiten: Entspannt abhaken

Wenn Sie – gemeinsam mit Ihren Kollegen – auf Spurensuche gehen, werden Sie immer mehr Routinearbeiten finden. Manche fallen regelmäßig an, manche nur in bestimmten Situationen. Beispiele sind:

  • Posteingang bearbeiten
  • Papiere und Dateien ablegen
  • Gäste bewirten
  • Meetings vorbereiten
  • Neue Kollegen einweisen
  • Ausscheidende Kollegen verabschieden

Download-Tipp: Lassen Sie sich von unseren Ideen anregen – in unserem Downloadcenter finden Sie Checklisten für verschiedene Bereiche. Sie können sie kostenfrei herunterladen und direkt verwenden oder nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Routinearbeiten: Die E-Mail-Flut bewältigen

Das Bearbeiten von E-Mails gehört zu den häufigsten Routinearbeiten im Büro – Tendenz steigend. Kein Wunder, ist doch ihre Anzahl in den letzten Jahren rasant gestiegen. Das zeigt anschaulich die folgende Grafik:

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Routinearbeiten: Das E-Mails-Aufkommen steigt.

Um hier Zeit zu sparen, hilft es enorm, für das Bearbeiten der E-Mails eine Routine zu entwickeln. Diese kann – kurz gefasst – so aussehen:

  • Deaktivieren Sie das Blinken und Klingeln Ihres E-Mail-Postfachs. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon?
  • Legen Sie Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails fest, zum Beispiel vor der Kaffeepause, vor der Mittagspause, vor dem Feierabend.
  • Bearbeiten Sie alle Mails sofort, die höchstens fünf Minuten beanspruchen.
  • Alle anderen behandeln Sie nach dem unten dargestellten Ablauf:

Routinearbeiten E-Mails: Ein festgelegter Ablauf spart Zeit.

 

Download-Tipp: Wie Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe oder einen Termin machen und andere einfach umsetzbare Praxis-Tipps finden Sie in unserem E-Book E-Mail-Stress ade. Laden Sie es sich hier kostenfrei herunter.

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Routinearbeiten: E-Mail-Stress ade – So bekommen Sie Ihre Posteingang in den Griff.

 

Fazit: Überprüfen Sie Ihre Abläufe und entwickeln Sie, wo immer es geht, eine Routine. Erstellen Sie jeweils Checklisten für die einzelnen Schritte. Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen darüber aus, ob die Beschreibungen verständlich sind. Speichern Sie die Checklisten in OneNote, als Papierausdruck in Ihrem Foliensichtbuch oder hängen Sie sie in dem jeweiligen Arbeitsbereich gut sichtbar aus.

Und Sie?

Wie gehen Sie mit Routinearbeiten um? Schreiben Sie uns!

Zum Weiterlesen:

Mehr Tipps zum Umgang mit Checklisten finden Sie in meinem Artikel: Routineaufgaben: Gar nicht langweilig.

Verschiedene Typen von Checklisten zeige ich Ihnen hier: Fehler & Co gleich abhakten.

 

 

 



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