Mach mal Platz da! – 5 Tipps bei mehr Platzbedarf



Wussten Sie, dass Deutschland jedes Jahr so viel Papier verbraucht wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen? Da es immer noch die Regel ist, Ausdrucke, Belege, Protokollnotizen in Archiven zu sammeln, werden jedes Jahr in der Bundesrepublik viele Kilometer Papier eingelagert. Das Bundesarchiv in Koblenz soll jährlich allein auf zehn neue Kilometer kommen. Das ist ein enormer Platzbedarf, oder? Doch bei weitem nicht jedes Papier ist es wert, es für die Nachwelt zu erhalten. Machen Sie Platz und lesen Sie folgende 5 Tipps, wenn auch Sie mehr Platzbedarf haben!

Was ist das Problem

Spätestens beim Betreten des Lagerraumes bzw. Archives eines Unternehmens weiß ich, ob ich mich in einem „Für immer aufgeräumt”- Unternehmen befinde oder nicht. Platzbedarf und Unordnung entstehen immer, wenn sich Unterlagen stauen und Unsicherheit darüber herrscht, was entsorgt werden kann und was nicht. Häufig ist das Archiv einer Firma der Ort, an dem aller Rückstau seinen Anfang nimmt. Herrscht bereits im Archiv akuter Platzbedarf, werden schnell auch andere Räume von Chaos und Unordnung „infiziert”. Einer nach dem Anderen.

Platzbedarf bringt viele Probleme mit
Herrscht bereits im Archiv akuter Platzbedarf, werden schnell auch andere Räume von Chaos und Unordnung „infiziert”.

So funktioniert es

Tipp Nr.1 bei mehr Platzbedarf: Werfen Sie weg, sobald die Aufbewahrungsfrist aufgelaufen ist!

Unterlagen müssen nicht zuletzt aus steuerrechtlichen Gründen mehrere Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie konsequent entsorgen, entsteht dennoch kein zusätzlicher Platzbedarf. Wir haben für Sie die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für den geschäftlichen Bereich unter diesem Link zusammengefasst. Die Fristen, die für den privaten Bereich gelten, finden Sie in diesem Dokument. Es hat sich bewährt, auf dem Ordner ein „Verfallsdatum” zu markieren. So lässt sich leicht nachvollziehen, wann der Ordner entsorgt werden kann.

Bei Platzbedarf Aufbewahrungsfristen beachten
Schaffen Sie Spielregeln bei Platzbedarf, um nicht benötigte Ordner zu identifizieren.

Werden Papiere nicht entsorgt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ist das Archiv rasch voll. Wege werden zugestellt und die Übersichtlichkeit geht verloren. Es herrscht Platzbedarf!

Wirklich aufgeräumte Unternehmen erkenne ich als Erstes an ihrem Archiv! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2 bei mehr Platzbedarf: Nutzen Sie die rollierende Archivierung!

Ordnen sie den Regalböden Jahre zu. Wenn dann die Archivierungsdauer abgelaufen ist, wissen Sie genau, welche Akten Sie entsorgen können. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die entsprechenden Ordner entsorgt und mit den neuen Akten bestückt. Durch diese rollierende Archivierung stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen unnötig aufbewahrt werden und Platzbedarf entsteht.

Rollierende Archivierung bei Platzbedarf
Eine rollierende Archivierung schafft Transparenz bei Platzbedarf.

Am besten funktioniert dieses Prinzip, wenn Sie komplette Regalböden einem Jahr zuordnen können. Ist das nicht möglich, können Sie einfach an der Stelle, an der z.B. eine Zehnjahresfrist abläuft, eine Karte mit dem Hinweis einstecken, dass für diese Unterlagen die Verjährungsfrist nach zehn Jahren abläuft und darum der nächste Ordner am Ende des Jahres entsorgt werden kann.

Tipp Nr. 3 bei mehr Platzbedarf: Lagern Sie diverse Akten platzsparend!

Es gibt immer Unterlagen, die aus rechtlichen Gründen nicht aufbewahrt werden müssten, die aber für den Fall des Falles dennoch aufgehoben werden sollten. In diesem Fall gibt es im Hinblick auf den Platzbedarf und auch auf die Kosten günstigere Varianten als die Lagerung in teuren Regalen. Der schlichte Rat lautet: Legen Sie diese Akten einfach in Kartons ab. Die Kartons können Sie nach Jahren übereinander gestapelt an eine Wand stellen. Selbst wenn der Fall eintritt, dass etwas benötigt wird, können die entsprechenden Unterlagen durch eine klare Beschriftung der Kartons in kurzer Zeit gefunden werden.

Bei Platzbedarf platzsparend lagern
Wenn Sie Platzbedarf haben, dann lagern Sie Ihre Unterlagen platzsparend. Sie können die Unterlagen noch beschriften, für weniger Suchzeiten.

Darauf kommt es an

Wichtig ist, dass Sie ein Archivierungsprotokoll anlegen. Falls Sie doch einmal auf bestimmte Papiere zugreifen müssen, finden Sie diese schneller. Das Archivierungsprotokoll kann am Karton angebracht oder an zentraler Stelle im Büro abgelegt werden. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Kartons entsorgt.

Bei Platzbedarf archivierungsprotokolle anlegen
Versehen Sie Kartons und Akten mit einem Archivierungsprotokoll. So schaffen Sie Platz bei Platzbedarf.

Was der Tipp bewirkt

Platzbedarf entsteht überall dort, wo sich Unterlagen stauen und Unsicherheit darüber herrscht, was entsorgt werden kann und was nicht. Häufig ist das Archiv einer Firma der Ort, an dem aller Rückstau seinen Anfang nimmt. Dadurch, dass unnötige Unterlagen konsequent aussortiert werden, wir vermieden, dass ein Rückstau auftritt, dass sich in den Büros Unterlagen stauen und Platzbedarf entsteht.

Extra-Tipp

Überlegen Sie, welche Form der Archivierung für Sie die richtige ist. Wichtige Tipps erhalten Sie in unserem Beitrag zum Thema Archivierung.

In unserem kostenlosen eBook "die 20 Buero-Kaizen-Tools" erhalten Sie neben Tips zum Platzsparen auch vielfältige weitere Tips für mehr Ordnung am Arbeitsplatz.

Und Sie?

Was ist Ihre Strategie bei mehr Platzbedarf? Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen! Ich bin gespannt auf Ihre Ideen!



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1 Kommentar
  • […] Extra-Tipp Nr. 1 Ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Sie die Unterlagen noch einmal benötigen, können Sie die Akten auch in Kartons ablegen. Wenn Sie die Kartons nicht nebeneinander lagern, sondern übereinander stapeln, sparen Sie zusätzlich Platz. Wichtig ist nur eine gut erkennbare Beschriftung des Kartons. Sie enthält das „Verfallsdatum” sowie einen Überblick über den Inhalt des Kartons. Falls Sie doch einmal auf bestimmte Papiere zugreifen müssen, finden Sie diese schneller. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Kartons entsorgt. Nähreres dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema „Platzbedarf” […]


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