Deadline verschwitzt? Mit dieser Lösung passiert Ihnen das nie wieder!



Sie kennen das sicher: Im Vorbeigehen sagt die Kollegin: „Schickst du mir nachher den Entwurf? Dann kann ich ihn der Kundin schicken“. Ihnen fährt der Schreck in die Glieder: Der war ja heute fällig! Und das, wo Ihr Tag schon total vollgepackt ist!

Passiert Ihnen das öfter? Dann habe ich die Lösung für Sie!

 

Wenn das nicht nur die ganz große Ausnahme ist, sondern Sie immer wieder mal Deadlines verschwitzen, dann ist es höchste Zeit für eine Lösung, mit der Sie gut und langfristig klarkommen. Ich möchte Ihnen dabei ein wenig Hilfestellung geben.

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Deadline verschwitzt, weil sie hier nicht draufstand? Ich habe die Lösung für Sie!

 

 

Warum verschwitzen Sie Deadlines?

Der erste Schritt zur passenden Lösung für Sie ist: Finden Sie heraus, warum Sie diese Deadlines eigentlich verschwitzen.

Manchmal häuft der Chef zu viel ungeplante Arbeit mit dem Hinweis „Ich brauche das hier asap !“ auf Ihren Tisch, sodass Sie alles andere nach hinten schieben müssen. Vielleicht kommen auch noch Kollegen und geben Ihnen Arbeit ab, und Sie haben nicht gelernt nein zu sagen. Oder es gibt in einer anderen Abteilung eine Verzögerung bei deren Teil der Arbeit an diesem Projekt? Oder Sie wissen nicht, was eigentlich bei Ihnen selbst ansteht, und nehmen deshalb immer zu viel Arbeit an?

Es muss nicht nur ein Grund sein – manchmal kommen auch mehrere Gründe zusammen. Machen Sie sich eine Liste mit diesen Gründen.

 

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Das Reagan-Formular für Ihre Problemlösungen – hier zum kostenlosen Download!

 

Sprechen Sie die Probleme an, um gemeinsam Lösungen zu finden

Haben Sie die Gründe herausgearbeitet und liegen sie nicht nur bei Ihnen, sprechen Sie mit der Chefin oder den Kollegen, um gemeinsam eine Lösung für das Problem zu finden.

Verzichten Sie dabei aber grundsätzlich auf Schuldzuweisungen. Mit denen sieht sich niemand gerne konfrontiert, und sie spornen auch selten jemanden dazu an, verlässlicher zu arbeiten. Bei der Suche nach der richtigen Lösung kann Ihnen mein Reagan-Formular helfen, das Sie sich hier kostenlos herunterladen können .

 

Tragen Sie Projektlaufzeiten und Deadlines in den Jahresplan und Wochenplan

Tragen Sie die Laufzeiten der Projekte immer in Ihren Jahresplan und den Wochenplan ein. So haben Sie frühzeitig die Übersicht, wann welches Projekt an der Reihe ist und wann Sie mit welcher Aufgabe fertig sein müssen.

 

Schreiben Sie sich täglich einen Tagesplan

Schreiben Sie sich jeden Tag vor dem Feierabend einen Tagesplan. Übertragen Sie dort die Daten aus dem Jahres- und Wochenplaner. Und tragen Sie neu hinzugekommene Arbeiten ebenso ein. So haben Sie am nächsten Morgen sofort eine klare Übersicht, welche Aufgaben anstehen. Und kommt dann jemand und bittet Sie außerplanmäßig um Hilfe, wissen Sie, ob Sie tatsächlich dafür Zeit haben oder nicht.

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Eine weitere Lösung ist das Personal-Kanban.

 

Planen Sie realistische Zeiträume ein

Manchmal entstehen Probleme nur, weil man die Arbeitszeit, die man benötigt, nicht realistisch einschätzt. Da plant man eine Stunde für eine Arbeit, die in der Vergangenheit drei Stunden gedauert hat – nur, damit es nach außen nicht so aussieht, als würden Sie sich zu viel Zeit lassen.

Sie müssen niemandem etwas beweisen. Sie müssen aber Ihre Arbeit schaffen. Die Lösung lautet deshalb: Bleiben Sie bei der Arbeitsplanung immer realistisch.

 

Priorisieren Sie die Aufgaben

Wenn Sie Ihren Tagesplan erstellen, priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Legen Sie sich das Schwierigste, Wichtigste oder Dringendste auf die Zeit, in der Sie noch frisch sind oder in der es weniger Störungen gibt. Mehr zur Priorisierung von Aufgaben finden Sie in diesem Blogartikel .

 

Arbeiten Sie mit Personal-Kanban

Wenn es bei Ihnen bei größeren Projekten oder im Team öfter zu Verzögerungen kommt, dann ist die Lösung das Personal-Kanban. Unterteilen Sie dafür ein Whiteboard oder ein Stück Pappe in drei Spalten. Die erste und dritte Spalte sind breit, die mittlere schmal.

In der ersten Spalte sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben. Entweder schreiben Sie sie dort auf oder – wie in unserer Abbildung – auf Haftnotizen. In der zweiten Spalte stehen die Aufgaben für den aktuellen Tag. In die dritte kommen alle erledigten Aufgaben. Die Aufgaben wandern also über das Brett von links nach rechts. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier .

 

Mit diesen sehr leicht umzusetzenden Lösungen werden Sie Ihr Terminproblem bald im Griff haben. Sie werden sehen, mit diesem neuen Workflow arbeitet es sich nicht nur im Team entspannter, Sie sparen dadurch auch so manche Überstunde ein und können umso entspannter in den Feierabend gehen .



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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