Outlook löschen: Befreien Sie sich von unnötigen E-Mails

25. September 2020

Zum Einstieg in diesen Blogartikel stellen wir Ihnen kurz drei Fragen, die Sie zuerst für sich beantworten können:

  • Wieviel E-Mails lagern aktuell in Ihrem Postfach? Weit über hundert?
  • Wissen Sie noch welche E-Mails wichtig sind und benötigt werden und welche nicht?

Mit der AKAD Hochschule in Leipzig haben wir eine Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro durchgeführt. Dabei sagten rund 63 Prozent der Befragten aus, dass sie öfters vergessen eine wichtige E-Mail zu beantworten, allein nur weil sie in der Masse untergegangen ist. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis solch eine E-Mail plötzlich zu einem ernsthaften Problem führt!

Ein konsequenter Umgang mit E-Mails ist daher unverzichtbar! Löschen heißt das Zauberwort um die tickenden „digitalen Briefe“ der Vergangenheit angehören zu lassen.

Mit diesem Blogartikel wollen wir Ihnen 3 einfache Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie ab sofort mehr Durchblick haben und vor allem auch den Blick für das Wesentliche schärfen! Legen wir los…

 

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Abbildung 1: Outlook löschen – Verarbeiten Sie Ihre E-Mails sinnvoll und löschen Sie erledigte oder unnötige

 

Outlook löschen Tipp Nr. 1: Das E-Mail-Postfach leer halten

Viele kennen das Sprichwort „Weniger ist mehr!“ In diesem Fall trifft dies sogar unmittelbar auf Ihr E-Mail-Postfach zu. Je weniger E-Mails Sie zeitglich in Ihrem Posteingang haben, desto besser ist die Übersichtlichkeit und man übersieht so schnell keine E-Mail. Doch wie kann ich mein Postfach „leeren“? Sie können in Ihrem Posteingang z.B. Projekte in Form von Ordnern anlegen. Diese Projektstruktur können Sie in Outlook dann so definieren, dass eingehende E-Mails automatisch in die entsprechende Projektbox geschoben werden. Viele Menschen lassen E-Mails nur aus einem einzigen Grund in ihrem Posteingang liegen -> sie verwenden die Such-Funktion mit der die E-Mails nach Stichworten durchforstet werden können. Übrigens funktioniert das auch dann, wenn die E-Mails in Projektordnern abgelegt sind.

Zu idealen Ablage bietet sich auch eine Struktur an, bei der man Tätigkeiten eindeutig erkennen kann. Es kann z.B. sinnvoll sein, dass Sie Ordner anlegen wie zum Beispiel:

  • Anrufen
  • Laufende Bestellungen
  • Lesen
  • Warten auf

In ”Laufende Bestellungen“ legen Sie alle Bestellbestätigungen und dergleichen ab. Ist die bestellte Ware eingetroffen, kann die Mail gelöscht bzw. ins
Archiv verschoben werden.

 

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Abbildung 2: Outlook löschen – E-Mails aus dem Posteingang verarbeiten, verschieben oder löschen

 

Outlook löschen Tipp Nr. 2: Struktur in die Verarbeitung bringen

Verarbeiten Sie Ihre E-Mails anstatt alle immer nur zu sichten. E-Mails die Sie nur sichten bleiben meist unbearbeitet im Postfach liegen und tragen zur Unübersichtlichkeit bei. Löschen Sie konsequent alle E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Aus unserer Erfahrung heraus haben sich folgende fünf Schritte in der Praxis bewährt:

 

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Löschen
Alles was für Sie nicht relevant ist oder werden wird, kommt sofort in den Papierkorb.

Weiterleiten
E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.

Archivieren
Sie müssen eine E-Mail nur zur Kenntnis nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie die Mail anschließend in einem „Erledigt“-Ordner ab.

Bearbeiten
Wenn sie die Aufgabe einer E-Mail innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort (5-Minuten-Regel).

Terminieren
Manche E-Mails können nicht sofort verarbeitet werden, oder es dauert länger als fünf Minuten. Handelt es sich um einen Termin, tragen Sie diesen in Ihren Kalender ein. Handelt es sich um eine Aufgabe, setzen Sie diese auf Ihre To-Do-Liste.

Behandeln Sie Ihren elektronischen Posteingang so wie Ihr Posteingangskörbchen: Am Abend sind die eingegangenen Nachrichten abgearbeitet bzw. in zugehörige Ordner verschoben und terminiert.

 

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Abbildung 3: Outlook löschen – E-Mails mit längeren Aufgaben können Sie sich terminieren, und erledigte oder unnötige direkt löschen

 

Outlook löschen Tipp Nr. 3: Nutzen Sie den Papierkorb als Übergangs-Station

Möchten Sie eine E-Mail nur für einige Zeit speichern, verschieben Sie sie sofort in den Papierkorb. Dann ist sie zwar nicht mehr in der normalen Übersicht gelistet, aber immer noch schnell greifbar. Von Zeit zu Zeit können Sie im Papierkorb dann alle E-Mails löschen, die beispielsweise älter als zwei Monate sind.

Übrigens: Sie können auch im Papierkorb Ordner anlegen und dort Ihre Projektstruktur übernehmen. Das erleichtert die Orientierung, wenn Sie auf eine E-Mail im Papierkorb zurückgreifen möchten.

 

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Abbildung 5: Outlook löschen – Papierkorb strukturieren

 

Outlook löschen Struktur schafft Vorteile

Jeden Tag eine unzählige Fülle an neuen E-Mails. Die alten E-Mails der Vortage noch nicht einmal vollständig bearbeitet bzw. gesichtet. Ein strukturierter Umgang mit E-Mails schafft viele Vorteile:

  • Sie löschen verarbeitete oder unwichtige E-Mails konsequent.
  • Sie verringern die Gefahr, wichtige E-Mails zu vergessen.
  • Sie verarbeiten neu eingetroffene E-Mails effizient.
  • Die Inbox ist leer – und das fühlt sich gut an

Extra-Tipp

Klare Spielregeln schaffen Effizienz im Umgang mit E-Mails. In unserem Download-Bereich finden Sie die E-Mail-Spielregeln der tempus. GmbH als Vorlage. Weitere Tipps zum Umgang mit E-Mails gibt es in meinem Blog-Beitrag Sie haben (zuviel) Post? Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut. Hilfreich ist außerdem ein E-Mail-Knigge. Wie dieser aussehen kann, verrate ich in meinem Blog-Beitrag Dank E-Mail-Knigge Kunden und Kollegen zu Fans machen.



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