Löschen heißt das Zauberwort



Wieviel E-Mails lagern aktuell in Ihrem Postfach? Wahrscheinlich weit über hundert. Wie viele davon benötigen Sie noch? Vermutlich nur einen Bruchteil. Mit der AKAD Hochschule in Leipzig habe ich eine Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro durchgeführt. Dabei sagten 63 Prozent der Befragten, sie vergessen öfter, eine wichtige E-Mail zu beantworten, weil sie in der Masse untergegangen ist. Ein konsequenter Umgang mit E-Mails ist unverzichtbar. Löschen heißt das Zauberwort.

Unwichtige E-Mails löschen
Verarbeiten Sie Ihre E-Mails sinnvoll und löschen Sie erledigte oder unnötige.

Tipp Nr. 1: Die Inbox leerhalten

Halten Sie Ihre Inbox leer, indem Sie im Posteingang Projekte anlegen. Viele Menschen lassen alles im Posteingang liegen. Schließlich gibt es die Such-Funktion, mit der die E-Mails bei Bedarf nach Stichworten durchforstet werden können. Eine strukturierte Ablage hilft aber auch im elektronischen Posteingang. Sie können beispielsweise eine Projektstruktur in Outlook so definieren, dass eingehende Mails automatisch in die entsprechende Projektbox geschoben werden. Ideal ist eine Struktur, bei der man Tätigkeiten eindeutig erkennen kann. Es kann auch sinnvoll sein, dass Sie Ordner anlegen wie zum Beispiel:

  • Anrufen
  • Laufende Bestellungen
  • Lesen
  • Warten auf

In ”Laufende Bestellungen„ legen Sie beispielsweise Bestellbestätigungen und dergleichen ab. Ist die bestellte Ware eingetroffen, kann die Mail gelöscht bzw. ins
Archiv verschoben werden.

E-Mails verarbeiten oder löschen
E-Mails aus dem Posteingang verarbeiten, verschieben oder löschen.

Tipp Nr. 2: Struktur in die Verarbeitung bringen

Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt diese nur zu sichten und löschen Sie konsequent alles, was Sie nicht benötigen. In der Praxis haben sich diese fünf Schritte bewährt.

    1. Löschen
    Alles was für Sie nicht relevant ist oder werden wird, kommt sofort in den Papierkorb.
    2. Weiterleiten
    E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.
    3. Archivieren
    Sie müssen eine E-Mail nur zur Kenntnis nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie die Mail anschließend in einem „Erledigt“-Ordner ab.
    4. Bearbeiten
    Wenn sie die Aufgabe einer E-Mail innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort (5-Minuten-Regel).
    5. Terminieren
    Manche E-Mails können nicht sofort verarbeitet werden, oder es dauert länger als fünf Minuten. Handelt es sich um einen Termin, tragen Sie diesen in Ihren Kalender ein. Handelt es sich um eine Aufgabe, setzen Sie diese auf Ihre To-Do-Liste.

Behandeln Sie Ihren elektronischen Posteingang so wie Ihr Posteingangskörbchen: Am Abend sind die eingegangenen Nachrichten abgearbeitet bzw. in zugehörige Ordner verschoben und terminiert.

E-Mails terminieren verarbeiten löschen
Mails mit längeren Aufgaben können Sie sich terminieren, und erledigte oder unnötige direkt löschen.

Tipp Nr. 3: Nutzen Sie den Papierkorb als Übergangs-Station

Möchten Sie eine E-Mail nur für einige Zeit speichern, verschieben Sie sie sofort in den Papierkorb. Dann ist sie zwar nicht mehr in der normalen Übersicht gelistet, aber immer noch greifbar. Von Zeit zu Zeit können Sie im Papierkorb dann alle E-Mails löschen, die beispielsweise älter als zwei Monate sind.
Übrigens: Sie können auch im Papierkorb Ordner anlegen und dort Ihre Projektstruktur übernehmen. Das erleichtert die Orientierung, wenn Sie auf eine E-Mail im Papierkorb zurückgreifen möchten.

Was der Tipp bewirkt

Ein strukturierter Umgang mit E-Mails schafft viele Vorteile:

  • Sie löschen verarbeitete oder unwichtige E-Mails konsequent.
  • Sie verringern die Gefahr, wichtige E-Mails zu vergessen.
  • Sie verarbeiten neu eingetroffene E-Mails effizient.
  • Die Inbox ist leer – und das fühlt sich gut an

Extra-Tipp

Klare Spielregeln schaffen Effizienz im Umgang mit E-Mails. In unserem Download-Bereich finden Sie die E-Mail-Spielregeln der tempus. GmbH als Vorlage. Weitere Tipps zum Umgang mit E-Mails gibt es in meinem Blog-Beitrag Sie haben (zuviel) Post? Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut. Hilfreich ist außerdem ein E-Mail-Knigge. Wie dieser aussehen kann, verrate ich in meinem Blog-Beitrag Dank E-Mail-Knigge Kunden und Kollegen zu Fans machen.



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