Life Balance für Büroarbeiter: Kaizen zeigt, wie das geht


Die berühmte Life Balance, auch als Work-Life-Balance bekannt, fängt nicht erst nach Feierabend an. Schließlich werden Ihre Mitarbeiter nicht nach Arbeitsschluss zu anderen Menschen, sondern wechseln lediglich den Bereich vom beruflichen Umfeld ins Private. Genau deshalb ist es auch enorm wichtig, bei der Life Balance von einem ganzheitlichen Konzept zu sprechen, das den ganzen Menschen umfasst und all seine Rollen, die er täglich erfüllt. Jeder in Ihrem Unternehmen ist Berufstätiger und Privatmann oder -frau und abhängig davon, dass die Life Balance gut funktioniert. Warum gerade der Job dabei oft eine unterschätzte Rolle spielt und wie Sie mit kleinen Veränderungen die Waage zwischen Beruf und Privatleben ausgleichen können, sage ich Ihnen.

Was ist das Problem

Haben Sie eine Uhr in Ihrer Nähe, am besten eine klassische mit Ziffernblatt? Dann stellen Sie sich dieses doch einfach einmal als Kuchen vor. Ein Drittel der Fläche verbringen wir im Schlaf – das ist nötig, damit der Körper sich erholen kann, keine Frage. Ein weiteres Drittel geht für die reine Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten drauf, nicht einbezogen sind hier die Pausenzeiten sowie Fahrtzeiten ins Büro und von diesem wieder nach Hause. Sie sehen klar und deutlich: die Life Balance schwankt schon jetzt gewaltig, denn das Bisschen, was an Zeit fürs Private verbleibt, teilen wir mühsam auf und geben kleine und größere Teile für Einkäufe und Hausarbeiten oder für die Kinderbetreuung und eigene Hobbys ab. Und wenn im Job dann auch noch ein größeres Projekt ansteht, schmälern zusätzliche Überstunden das ohnehin schmale, private Zeitbudget. Mehr Zeit als 24 Stunden stehen keinem von uns zur Verfügung. Umso wichtiger ist es, mit der wertvollen Ressource Zeit sorgsam umzugehen, gerade im Beruf. In einer großen Studie zur Arbeitseffizienz, die ich gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe, gab es ein alarmierendes Ergebnis: Wir alle arbeiten völlig uneffizient! Die Prioritäten sind falsch gesetzt, die Zuständigkeiten nicht richtig geklärt und die Suchzeiten für benötigte Unterlagen enorm lang. Lassen Sie uns diese Dinge gemeinsam verbessern!

Suchzeiten fressen Life Balance
Erhöhte Suchzeiten fressen unsere Life Balance!
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So funktioniert es

Um die Life Balance ausgeglichen zu halten, sollten Sie immer zuerst mit den Arbeitsbedingungen anfangen. Drei zentrale Punkte, die einmal optimiert ein riesiger Gewinn für die Life Balance sind, habe ich Ihnen zusammengestellt.

Tipp 1: Ordnung visualisieren

Allein die Zeit, die wir alle im Büro täglich mit Suchen verbringen, ist enorm. Allein 13 % unserer Arbeitszeit gehen für die Suche im Büro oder im Laufwerk drauf, weitere 7 % unserer Zeit warten wir auf Entscheidungen oder Antworten von Kollegen. 20 % verschenkte Zeit – machen Sie sich dies einmal ganz bewusst! Wesentlich schneller finden wir unsere Sachen, wenn es eine interne visualisierte Ordnung gibt. Und das in mehreren Ebenen. Verwenden Sie farbige Aktenordner für unterschiedliche Zwecke, verstauen Sie gerade nicht benötigte Kabel in transparenten Boxen und beschriften Sie diese und nutzen Sie klare One-Point-Lessons, um fragwürdige technische Geräte auf einen Blick zu erklären. Visualisierung schafft Ordnung und spart enorm viel Zeit.

Farbige Ordner schonen Life Balance
Farbige Ordner reduzieren Suchzeiten und schaffen eine angenemhere Life-Balance.

Tipp 2: Zuständigkeiten klar regeln

Störungen durch Kollegen sind ein weiterer Zeitfresser, der die Life Balance enorm beeinträchtigt und umso ärgerlicher, wenn Sie gar nicht der richtige Ansprechpartner für das bestehende Problem sind. Regeln Sie die Zuständigkeiten für alle Bereiche klar und nachvollziehbar, zum Beispiel in Form einer Tabelle. Notieren Sie hier Name, Aufgabengebiet, Erreichbarkeit und Vertretung des Zuständigen und stellen Sie diese Liste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung. Eine Vorlage für eine solche Zuständigkeitsliste können Sie hier downloaden.

Tipp 3: Arbeitsbedingungen flexibilisieren

Erinnern Sie sich an den Posten Fahrtzeit, den ich zu Beginn dieses Artikels ansprach? Verringern Sie diese Komponente im Sinne einer ausgeglichenen Life Balance und schaffen Sie flexible Arbeitszeitmodelle, wenn möglich. Dies kann die Arbeit im Home-Office sein, oder flexible Gleitzeitregelungen. Jedes Unternehmen tickt hier ein wenig anders, nahezu immer gibt es aber Spielraum für flexiblere Arbeitszeiten.

Heimarbeit verbessert Life Balance
Auch Heimarbeit verbessert die Life-Balance.

Was der Tipp bewirkt

Ihre Zeit ist kostbar und die Life Balance jedes einzelnen Mitarbeiters wichtig. Meine drei einfachen Tipps unterstützen Sie dabei, spürbar weniger Zeit zu verschwenden, schneller zu finden, wonach Sie suchen, sofort den richtigen Ansprechpartner zu kennen und die Arbeit an Ihre persönliche Life Balance anzupassen. Viele weitere Hilfen bekommen Sie in meinem Praktiker-Leitfaden, den Sie 14 Tage kostenlos als Demo-Version testen können.

Und Sie?

Haben Sie auch genug von Ineffizienz im Job? Dann teilen Sie meine Tipps doch mit ihren Kollegen oder auf Twitter. So profitieren bald möglichst viele Büroarbeiter von einer besseren Life Balance.

Gutes Team gute Life Balance
Mit einem guten Team muss man sich über die Life-Balance keine Sorgen machen.
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