Leitz, Classei, digital – geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat!



Leitz-Stehordner, Classei-Hängeregister oder doch ein digitales System? Es gibt viele Möglichkeiten, seine Unterlagen abzuheften. Die Vorteile der wichtigsten Systeme stelle ich Ihnen hier vor.

Was ist das Problem

Für nachhaltige Ordnung im Büro ist es wichtig, das Motto zu verinnerlichen: „Alles hat seinen Platz. Alles hat einen Platz!” Das vollkommene Ordnungssystem gibt es nicht. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Suchen Sie darum nach dem System, das für Sie am besten passt und setzen Sie es konsequent um!

So funktioniert es

Vor- und Nachteile von Leitz-Ordnern

Die am weitesten verbreitete Methode, Akten abzuheften, ist die Ablage in Stehordnern. Einer der bekanntesten Hersteller ist die Firma Leitz.

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Die Vorteile der Ordner aus dem Hause Leitz sind, dass diese Ordnerart fast in jedem Büro wenigsten einmal vorhanden ist. Das bedeutet Flexibilität und Teamfähigkeit über den eigenen Schreibtisch hinaus. Auch können einzelne Blätter einfach entnommen und wieder eingefügt werden.

Die Ordner der Firma Leitz sind seit dem Ende des 19. Jahrhundert bewährtes und geniales Ordnungstool. Der einzige Nachteil ist, dass es platzsparendere Systeme gibt, weil doch sehr viel „Luft” abgeordnet wird.

Vor- und Nachteile von der Mappei/Classei-Systeme

Eine Alternative zu Leitz ist ein weiteres inzwischen auch sehr bekanntes Ordnungssystem: das Classei- bzw. Mappeisystem. Die Hersteller werben damit, dass je nach Ausgangssituation bis zu 40% des Platzbedarfes eingespart werden könnte. Und tatsächlich ist die Ersparnis enorm. Die Akten aus den Stehordner der Firma Leitz von oben habe ich vor kurzem in das Mappensystem von Mappei eingeheftet. Mit folgendem Ergebnis:

Dieses Bild macht den Unterschied ebenfalls deutlich:

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Da die Ordnungssysteme von Classei und Mappei von Archivlösungen bis hin zu Wiedervorlagesystemen durchkonzipiert sind, lohnt sich die Überlegung eines Umstieges vom Leitz-System. Die einzelnen Ordnungsmappen können einfach entnommen werden. Gerade im Bereich Flexibilität macht das System gegenüber Leitz-Ordner Punkte, da nicht immer der ganze Stehordner transportiert werden muss!

Vor- und Nachteile der digitalen Ablage

Sie sollten eine weitere Alternative zu Leitz und zu Classei prüfen! Sobald sich eine Firma auf mehrere Gebäude verteilt, entstehen weite Wege. Muss eine Akte erst aus einem Nachbarhaus oder von einer entfernten Etage organisiert werden, spricht das eindeutig für eine digitale Ablage.

Wichtig bei der digitalen Ablage sind Ablagespielregeln und eine klare Kennzeichnung durch Stichwörter oder Tags. Ansonsten verschwinden eingescannte Dokumente sehr gerne im digitalen Nirwana.

Einige Hinweise zur EDV-Struktur habe ich Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst.
Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage

Entscheiden Sie sich für ein System, das Sie dann aber konsequent umsetzen! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Noch einmal: Das vollkommene System gibt es nicht. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Entscheiden Sie sich für ein System, das für Sie konsequent umsetzen. Kombinationen sind möglich. So wäre es z.B. denkbar, Classei für sämtliche lebendigen Akten (alle Akten offener Prozesse) zugreifen, während Sie für die Archivierung die digitale Ablage nutzen. Indikator für eine perfekte Ablage ist die Zugriffszeit. Meine Faustformel lautet: Jede Unterlage muss innerhalb 1 Minute greifbar sein.

Wichtig ist die Klärung des Prozesses. Die fünf W-Fragen helfen Ihnen dabei:

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wie lange soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen?

Nähere Informationen erhalten Sie in diesem Beitrag:
So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!

Was der Tipp bewirkt

Mit der richtigen Verwendung von Leitz, Classei und Co reduzieren Sie Suchzeiten und schaffen Platz!

Extra-Tipp

Achten Sie in jedem Fall auf eine einheitliche Beschriftung Ihrer Leitz- und Classei-Ordner. Arbeiten Sie mit Logos, Farben und standardisierten Aufdrucken. Weitere Informationen dazu finden Sie in meinem Blogbeitrag: Atemlos durchs Büro? So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten!

Und Sie?

Leitz, Classei oder Digital – welches Ordnungssystem nutzen Sie und welche Vor- und Nachteile sind Ihnen aufgefallen? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Erfahrungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

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