Leistungsdruck überwinden: Weg mit den Zeitfressern!



Der Druck ist groß, die Aufgaben auf der To-do-Liste noch größer und der Kopf brummt beim ersten Blick auf den Posteingang. Wenn es Ihnen so oder so ähnlich immer wieder geht, müssen Sie was ändern. Effektive Tipps, um Leistungsdruck abzubauen und gleichzeitig die Arbeitseffizienz zu erhöhen, gibt es viele. Die besten verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.

Was ist das Problem

Stellen Sie sich einen ganz normalen Montagmorgen vor. Wobei – was ist schon ein ganz normaler Montagmorgen? Gerade zu Wochenbeginn scheinen alle mit dem Eintreffen ins Büro die Jacke an die Garderobe zu hängen und die Überforderung im selben Atemzug überzustülpen. Der Leistungsdruck ist schon zu spüren, obwohl die Arbeit noch gar nicht richtig begonnen hat. 40 unbeantwortete Mails im Posteingang – und das seit Freitagnachmittag! Ein klingelndes Telefon und in der Tür die neue Kollegin, die wissen möchte, wie die Kaffeemaschine funktioniert. Und auf den Parkplatz fährt gerade der Kunde ein, mit dem gleich ein Meeting ansteht. Das Chaos ist perfekt, die Lust gleich wieder nach Hause zu gehen enorm groß. Höchste Zeit den Notausgang aus dem Chaos zu finden, Leistungsdruck zu minimieren und Arbeiten wieder angenehm zu machen.

Leistungsdruck heisst Zeit rennt
Leistungsdruck bedeutet: Die Zeit rennt und das Chaos wächst.

So funktioniert es

Sie haben die Wahl: Entweder Sie nehmen Woche für Woche genau dieses Chaos in Kauf und gehen irgendwann gar nicht mehr gerne zur Arbeit, oder Sie krempeln jetzt im ganzen Team die Ärmel hoch und schaffen eine ordentliche Struktur. Oberste Priorität hat es dabei, den Zeitfressern den Garaus zu machen, denn genau die sind es, die Ihnen jeden Montag vermiesen und auch den Rest der Woche leidlich mitgestalten. Zeitfresser reduzieren die verfügbare Arbeitszeit enorm und erhöhen gleichzeitig den Leistungsdruck. Raus aus dem Teufelskreis kommen Sie mit meinen bewährten Büro-Kaizen®-Tipps.

Weniger Zeitfresser = weniger Leistungsdruck. Es ist tatsächlich so einfach! Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Hören Sie auf zu suchen!

Als Leser meines Blogs werden Sie eines schon bemerkt haben: Die Suchzeiten in deutschen Büros sind viel zu lang. Wirklich, viel zu lang! In Zusammenarbeit mit der AKAD Hochschule Leipzig habe ich dies wissenschaftlich untersuchen lassen und bin nach wie vor erschüttert über das unmissverständliche Ergebnis der Studie. 13 % unserer Arbeitszeit verbringen wir mit suchen, nicht mit finden. Dabei würde ein schnelles Finden der gesuchten Unterlagen den Leistungsdruck bereits spürbar mindern. Die wichtigsten Veränderungen betreffen Ihre Dokumente. Geben Sie jedem Dokument eine Heimat, beschriften Sie Ordner eindeutig, nutzen Sie klare Wiedervorlagesysteme und räumen Sie Ihren Schreibtisch frei. Die wesentlichen Tipps, um Ihre Suchzeiten und damit auch den Leistungsdruck zu schmälern, können Sie hier nachlesen.

Geringe Suchzeiten sparen Leistungsdruck
Geringere Suchzeiten sparen enorm viel Zeit und reduzieren Leistungsdruck.

Tipp 2: Nicht ablenken lassen!

Lange Suchzeiten sind allein störend genug, wenn Sie dann aber zusätzlich noch abgelenkt werden, schmälert das Ihr Zeitbudget zusätzlich und bringt Sie am Ende völlig aus der Konzentration. Die Konsequenz? Wieder wächst der Leistungsdruck und das mit jeder verschwendeten Minute mehr. Reduzieren Sie daher Ablenkungen auf ein Minimum. Das können Sie zwar nicht alleine bewältigen, schaffen es im Team aber durchaus gut. Halten wir zunächst fest, warum es zu Ablenkungen kommt. Zum einen, weil auch Ihre Kollegen nicht finden, was Sie suchen und sich bei Ihnen den entscheidenden Tipp erhoffen – hier lösen Sie bereits mit geringeren Suchzeiten eine Verbesserung aus. Gerade neue Kollegen, die mit etablierten Systemen noch nicht so vertraut sind, stören die eigene Konzentration aber oftmals wegen Kleinigkeiten. „Wo finde ich neues Papier für den Drucker?” oder „Welcher Lichtschalter ist der für den hinteren Teil des Büros?” Beispiele gibt es etliche, Hilfen in diesen Alltagsfragen aber vor allem eine relevante: eine gute Beschriftung. Denn Visualisierung hilft Dinge schneller zu erfassen, möglichst so schnell, bevor die erste Nachfrage beim Kollegen kommt. Beschriften Sie Ihre Lichtschalter und geben Sie kurz und präzise an, welcher Schalter welches Licht bedient. Sortieren Sie Ihre Büromaterialien und beschriften Sie die einzelnen Fächer nachvollziehbar. Weitere Tipps zur sinnvollen Visualisierung, habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusam-mengestellt.

Reduziertes Nachfragen reduziert Leistungsdruck
Klare Beschriftungen reduzieren Nachfragen effektiv und damit auch den Leistungsdruck.

Tipp 3: Klären Sie Zuständigkeiten!

„Das sollte doch eigentlich der Kollege machen?!” oder „Wie, du bearbeitest gerade auch die Anfrage von Kunde Berger?” Sie glauben gar nicht, wie viel Zeit wir durch unklare Zuständigkeiten verlieren und wie groß der Leistungsdruck dadurch wird! Doppelte Kontrollen, doppelte Arbeit, oder manches Mal auch liegen gebliebene Aufgaben, weil sich keiner dafür zuständig fühlt – hören Sie auf damit! Setzen Sie sich einmal zusammen und klären Sie, wer für welche Aufgabe zuständig ist, wer im Krankheitsfall die Vertretung übernimmt und wie die einzelnen Mitarbeiter erreichbar sind. Das alles können Sie in einer Zuständigkeitsliste festhalten und für alle sichtbar im Büro aushängen. Ein Muster gibt es im Download-Center gratis für Sie.

Extra-Tipp: Trennen Sie sich von Dingen!

Manchmal lohnt es sich übrigens auch, Dinge wegzuwerfen, die nicht mehr benötigt werden. Denn mit der Zeit sammeln sich sonst enorme Papierberge an, die im Grunde nur Ihre Zeit fressen. Die aktuellen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Zwecke habe ich Ihnen hier übersichtlich aufgelistet. Klicken Sie doch einmal rein und entsorgen Sie alles, was die Frist längst überschritten hat. Auch diese Maßnahme mindert den Leistungsdruck merklich.

Darauf kommt es an

Sie sind nicht alleine im Hamsterrad und drohen manchmal unter der Last des Leistungsdrucks zusammenzubrechen: Nahezu jedes Unternehmen kennt diese Probleme, obgleich in jeder Firma die Schwerpunkte anders gelagert sind. Wichtig ist, dass Sie für Ihr Team einen Status quo ermitteln und gemeinsam eine neue Struktur herausarbeiten, die jeder einhalten kann.

Geminsam mit wenigier Leistungsdruck
Gemeinsame Struktur statt übergreifendem Frust! Leistungsdruck ade!

Was der Tipp bewirkt

Auch wenn es fast zu schön um wahr zu sein klingt, ist es doch so: Jedes Stückchen weniger Leistungsdruck macht sich direkt bemerkbar. Die Arbeitsmotivation steigt, weil jedem im Team bewusst ist, dass das geschaffene System funktioniert. Langfristig ist das die einzig gute Lösung!

Und Sie?

Brauchen Sie ein wenig Anleitung, um Ihren persönlichen Leistungsdruck nachhaltig zu reduzieren? Holen Sie sich Inspiration und laden Sie sich das aufschlussreiche Video eines typischen Be-triebsrundgangs während meiner Beratung runter und sehen Sie es im Team an. Und kontaktieren Sie mich per Mail an blog@büro-kaizen.de bei Fragen jederzeit gerne oder schreiben Sie mir hier in den Kommentaren, was Sie beim Thema Leistungsdruck bewegt. Ich freue mich auf Ihre Kommentare!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

1 Kommentar
  • […] Ein Beispiel aus der Praxis: Sie haben vor, innerhalb der nächsten Stunde das Angebot für den Kunden Heinzmann zu erarbeiten und rauszuschicken. Nach einer Stunde wundern Sie sich, dass sie nicht einmal die Hälfte der Positionen notiert haben. War hier ein Zeitfresser unterwegs, oder spielt Ihre Zeitwahrnehmung grundlos verrückt? Ersteres ist der Fall, auch wenn Sie diesen nicht bemerkt hatten. Wenn Sie einmal genau überlegen, fällt es Ihnen aber sicher ein. Wie oft hat in dieser Stunde ein Kollege eine Frage gestellt? Wie lange haben Sie damit verbracht, die Unterlagen, die Sie für das Angebot brauchen, zu finden? Und hatten Sie nicht auch dem neuen Mitarbeiter kurz erklärt, wie das Fax funktioniert? Wenn Sie all diese Faktoren addieren, zeigen sich ein fetter Zeitfresser oder mehrere kleine, die sich summieren. Schluss damit! In diesem separaten Artikel habe ich für Sie zusammengestellt, wie Sie die Zeitfresser endgültig aus Ihrem A… […]


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