Echt eine reife Leistung! Arbeiten Sie intelligenter nicht härter!



Grandios gestartet, total gepowert und schließlich komplett ausgebrannt! So lautet die traurige Geschichte vieler engagierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ständig kommt noch etwas oben drauf, muss zusätzlich erarbeitet und geleistet werden. Wir versuchen, noch fleißiger zu sein und noch härter zu arbeiten. Doch Leistung und Erfolg sind nicht immer das Resultat knallharter Arbeit. Leistung ist das Resultat von Konzentration und Effizienz. Es ist unser Anspruch, Sie durch unsere Büro-Kaizen®- Ideen darin zu unterstützen, Wege zu finden, intelligenter statt mehr und härter zu arbeiten. Lesen Sie, was genau ich damit meine.

Was ist das Problem

Die Anforderungen an die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigen, doch die Ressourcen bleiben häufig gleich. Der Tag hat weiter 24 Stunden und die Woche sieben Tage. Wie soll das gehen, immer mehr Leistung bringen bei gleicher Zeit und gleicher Kraft? Vielleicht sind Sie es bislang gewohnt, den wachsenden Herausforderungen dadurch zu begegnen, dass Sie mehr, schneller und länger arbeiten? Ich bin der Überzeugung, dass es auch anders geht: Nicht durch mehr Arbeit sondern durch das Weglassen unnützer Arbeit wird eine gute Leistung möglich!

Das Geniale ist einfach. Entweder es geht einfach, oder es geht einfach nicht. Klick um zu Tweeten

Mehr Leistung mit mehr Effizienz
Zu mehr Leistung nicht durch mehr Arbeit sondern durch mehr Effizienz.

So funktioniert es

Dieser Gedanke – nicht mehr, sondern cleverer – ist die Grundlage für unser Büro-Kaizen® Model. Wir stellen es am liebsten in einer Pyramide da.

Buero-Kaizen-Pyramide zeigt Leistung
Die Büro-Kaizen-Pyramide zeigt in welchen Bereichen das Potential für mehr Leistung liegt.

Stufe Nr. 1: Mehr Leistung durch einen für immer aufgeräumten Arbeitsplatz

Im Laufe meines Berufslebens habe ich zahlreiche Männer und Frauen dabei begleitet, Ordnung zu schaffen. Ich kann mich an keinen einzigen Menschen erinnern, der es bereut hätte, sich auf diesen Weg zu begeben. Immer gab es einen deutlichen Zugewinn an Übersicht, ersparter Zeit und flüssigeren Abläufen und die Leistung konnte gesteigert werden.

Aufgeraeumtes Buero erhoeht Leistung
Ein aufgeräumtes Büro erhöht die Leistung der Mitarbeiter.

Sie runzeln die Stirn, weil Sie für das Aufräumen keine Zeit haben? Genau dann sollten Sie aus den bedrängenden Strukturen Ihres Büroalltags ausbrechen und mit diesem ersten Schritt beginnen. Das Geniale beim Büro-Kaizen ist, dass die Zeitspareffekte und die positive Wirkung auf die eigene Leistung sofort einsetzen. Durch das Aufräumen werden Sie innerhalb weniger Tage die eingesetzte Zeit zurückbekommen.

Einsatz von Zeit mehr Leistung
Der Einsatz der Zeit macht sich sehr schnell mit mehr Leistung bezahlt.

Probieren Sie es aus und starten Sie in kleinen Schritten mit dem Aufräumen. Wie das geht, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: Füllen Sie Ihre Ablage P und nicht Ihr Büro – wie Sie mit Strategie entrümpeln!

Extra-Tipp

Testen Sie Ihr Aufräumpotential mit unserem Selbsttest aus dem Buch „Für immer aufgeräumt”.

Stufe Nr. 2: Mehr Leistung durch Spielregeln für die Abteilung

Der Sinn von Spielregeln besteht darin, Ihnen das gemeinsame Arbeitsleben zu erleichtern und nicht darin, Sie einzuengen. Spielregeln verschaffen Ihnen die Freiräume, die Sie brauchen, um die erforderte Leistung zu erbringen und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Durch Spielregeln lässt sich die erforderte Leistung einfacher erbringen. Sie haben folgende Funktionen:

  • Sie dienen dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern.
  • Erreichte Standards bilden den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen der Leistung.
  • Wenn Spielregeln objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach gestaltet sind, dann verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten.

Mehr Leistung mit gemeinsamen Spielregeln
Gemeinsame Spielregeln vereinfachen die Zusammenarbeit udn erhöhen die Leistung aller.

Ein gutes Beispiel für Spielregeln haben Sie in Ihrem privaten Umfeld. Dort gibt es die Besteckschublade. Ich wette, sie ist bei Ihnen aufgeräumt. Das Negativbeispiel ist in der Regel die Schublade, in der Sie Schneebesen, Suppenkelle, Kartoffelstampfer & Co. aufbewahren? In den meisten Haushalten herrscht hier ein gewisses Durcheinander. Nun meine Frage: Wenn Sie Ihre Spülmaschine ausräumen: Dauert es dann länger, Messer, Gabel und Löffel in die organisierte Schublade zu legen, als den Rührlöffel in die ungeordnete? Ich benötige für beides gleich viel Zeit. Wenn ich jedoch etwas aus meiner ungeordneten Schublade benötige, muss ich darin herumkramen, wogegen der Griff nach Messer oder Gabel „vollautomatisch” und ohne lästiges Suchen abläuft und keine große Leistung darstellt. Der Grund: Die Besteckschublade wurde durchdacht gestaltet und intelligent standardisiert.

Besteckschubleda gutes Beispiel Leistung
Die Besteckschublade ist ein gutes Beispiel für die Effizienz von Spielregeln und die gewonnene Leistung.

Auf Ihr Büroumfeld übersetzt ist dies die Einladung, dass Sie sich Gedanken darüber machen, wo der ideale Platz für Notizzettel, Locher, Tacker, Eingangspost, Unterlagen temporärer Projekte und dergleichen ist. Die festen Plätze reduzieren dabei nicht nur Suchzeiten. Aufräumzeiten werden ebenfalls kürzer, da Sie bei standardisierten Plätzen Büroutensilien schnell und zielsicher zurückstellen können. Wenn Sie dann noch einzelne dieser Spielregeln in Absprache mit Ihren Kollegen für die gesamte Abteilung einführen, wird sich die Leistung der gesamten Abteilung verbessern.

Entdecken Sie das Potential Ihrer Abteilung und laden Sie sich unsere Checkliste Büro-Kaizen®: Abteilung herunter oder lesen Sie meinen Blogbeitrag Gemeinsam statt einsam – so verbessern Sie das Zusammenspiel Ihrer Abteilung!

Stufe Nr. 3: Mehr Leistung durch permanent perfektionierte Prozesse

All unsere Spielregeln, Ideen und Tipps würde ich sofort über den Haufen werfen, wenn uns eine bessere Idee über den Weg läuft. Das Wenigste ist so gut, dass es nicht noch irgendwie verbessert und die Leistung erhöht werden könnte. Also suche ich nach Optimierungen, Verbesserungen und neuen Inspirationen, um die Leistung zu steigern! Werden auch Sie ein Effizienzforscher. Auch beim Optimieren können Sie wieder mit den Herausforderungen beginnen, die Ihren eigenen Arbeitsplatz und Ihre eigenen Arbeitsabläufe betreffen. Das ist der erste Schritt, doch die Leistung Ihrer Abteilung und sogar die Leistung Ihres ganzen Unternehmens lässt sich deutlich steigern, wenn jeder und jede im Unternehmen beginnt, Verbesserungen zu lieben und Prozesse optimieren zu wollen.

Leistungen durch Verbesserungen
Auf der Suche nach Verbesserungen und Potential für mehr Leistung.

Beginnen Sie, gemeinsam zu fragen, wie die Leistung erhöht werden kann und Prozesse schneller und reibungsloser gestaltet werden können. Dabei hilft es, besonders auf jene Abläufe zu schauen, für deren Leistung der Kunde nicht zahlt, die also nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen! Ein Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen oder hinzugefügt werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Mit anderen Worten: Das Geniale ist einfach. Wir bringen es in unserem Hause gern auf den Punkt, indem wir sagen: „Entweder es geht einfach, oder es geht einfach nicht.”

Gemeinsam zu mehr Leistung
Mit den Mitarbeitern gemeinsam auf der Suche nach Verbasserungen und Leistungspotential.

Die meisten Ihrer Prozesse werden sehr speziell sein. In diesem Fall kann es helfen, eine externe Beraterin oder einen externen Berater hinzuziehen. Sollten Sie den Eindruck haben, dass dies hilfreich für Sie sein könnte, prüfen Sie doch, ob es nicht lohnenswert wäre, mich einmal in Ihr Unternehmen einzuladen. Ich komme sehr gerne zu Ihnen. Schreiben Sie mich an und wir sprechen darüber, was möglich ist.

Stufe Nr. 4: Mehr Leistung durch Eigeninitiative

Mein Ziel ist es, dass möglichst alle im Unternehmen mitwirken und die vereinbarten sowie optimierten Spielregeln einhalten und vor allen Dingen verbessern. Ich möchte nicht nur „Mit-Arbeiter”, ich wünsche mir „Mit-Unternehmer”. Denn „Mit-Unternehmer” sind proaktiv und übernehmen Verantwortung. Hier geht es darum, im Unternehmen eine Kultur zu schaffen, die es zur Normalität werden lässt, über Schwierigkeiten nachzudenken, Zusammenhänge zu hinterfragen und gemeinsam die Leistung stetig zu verbessern.

Mehr Leistung mit Eigeninitiative
Mit-Unternehmer bringen mehr Leistunng als Mit-Arbeiter.

Seien wir ehrlich: In vielen Unternehmen sieht das Mitdenken der Mitarbeiter meistens so aus, dass sie zu ihrem Chef gehen und sagen: „Chef, hier habe ich eine Idee, was Sie noch tun können, um die Dinge zu verbessern.” Der Chef freut sich zwar über seinen Mitarbeiter, der die Initiative ergreift. Im Stillen denkt er jedoch: „Na toll, ich habe hier schon zwei Schränke voller Ideen, die ich angehen müsste, wenn ich Zeit hätte.” Da die Chefs aber bereits ausgelastet und sie ihre Leistung nicht weiter steigern können, bleiben diese Dinge entweder ganz liegen oder sie werden zumindest mit großer Verzögerung bearbeitet.

Das Ideal, für das ich kämpfe, ist eine Firmenkultur,

  • in der ein angstfreier Umgang mit Fehlern gelingt,
  • das Mitdenken gefördert und durch ein Verbesserungsvorschlagswesen möglich gemacht
  • und in der das Mitlernen ermöglicht wird.

Damit das gelingen kann, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in erster Linie mit dem notwendigen Wissen versorgt und der Informationsfluss zur Unternehmensleitung muss gewährleistet werden. Aus diesem Grund bemühen wir uns um größtmögliche Transparenz, z.B. durch Aushänge ...

Erwartete Leistung visualisieren
Visualisieren Sie Ziele und die erwartete Leistung.

... durch ein funktionierendes Vorschlagswesen ...

Mitdenken foerdert Leistung
Mitdenken fördert mehr Leistung und motiviert.

... aber auch durch hilfreiche interne und externe Fortbildungsangebote.

Mitarbeiterabende erhoehen Motivation zu Leistung
Mitarbeiterabenden erhöhen die Motivation zur Leistungsbereitschaft.

Nach meiner Erfahrung muss das gar nicht teuer sein. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu investieren und die Leistung zu steigern, die bezahlbar und einfach umsetzbar sind. Mehr erfahren Sie in dem Beitrag Ich weiß was! – So nutzen Sie die Ressourcen ihrer Mitarbeiter!

Stufe Nr. 5: Mehr Leistung durch Ziele und Kennzahlen

Oft erlebe ich in Unternehmen, dass jeder für sich versucht, Dinge zu optimieren. Da aber die gemeinsame Richtung fehlt, entstehen Reibungsverluste und die tatsächliche Leistung kann sich nicht entfalten. In Produktionsunternehmen gibt es zum Beispiel sehr häufig unterschiedliche Zielsetzungen beim Vertrieb und der Produktion: Während der Vertrieb alles schnell gefertigt haben möchte, um den Kunden kürzere Lieferzeiten anbieten zu können, wäre es der Produktion lieber, etwas längere Lieferzeiten zu haben, um besser planen und kostengünstiger fertigen zu können. Wichtig ist, dass man gemeinsam die Lösungen findet, die dem Unternehmen am meisten dienen und durch die sich die Leistung steigern lässt. Dies erreicht man idealerweise dadurch, dass man sich im Vorfeld zusammensetzt und gemeinsam entscheidet, welche Ziele verfolgt werden. Ich bin überzeugt: Eine Steigerung der Leistung folgt aus klaren Zielen und aus der Bündelung der Kräfte.

Mit Zielen und Kennzahlen Leistung
Gemeinsam zur Leistungsspitze mit Zielen und Kennzahlen.

Es kommt also darauf an, die Leistung eines Mitarbeiters messbar zu machen – und dies geschieht in Gestalt von Kennzahlen. Kennzahlen, die an die Ziele des Unternehmens gekoppelt sind, zeigen die Wirksamkeit von Maßnahmen auf und deren Abweichungen. Es gibt viele mögliche Kennzahlen. Eine Idee finden Sie z.B in diesem Artikel

Wer hat an der Uhr gedreht? Messen Sie die Durchlaufzeit und sparen Sie Zeit und Geld!

In dem Artikel geht es um die Bearbeitungs- und die Durchlaufzeit. Aber auch die Reklamationsquote oder die Anzahl an Verbesserungsvorschlägen, die pro Mitarbeiter im Jahr eingereicht werden, sind konkrete, messbare und für jede Verwaltung nutzbare Kennzahlen.

Leistung auf einen Blick sichtbar
Mit einem jBlcik wird die erbrachte Leistung sichtbar.

Machen Sie sich auf die Suche nach eigenen Kennzahlen, durch die sich die Leistung des Unternehmens darstellen lässt. In jeder Organisation, in jedem Unternehmen sind – abhängig von den jeweiligen Strategien und den daraus abgeleiteten Zielen – andere Zahlen entscheidend. Bei dem einen Zeitschriftenverlag sind es beispielsweise eher die Werbeeinnahmen, bei einem anderen ist es eher die Zahl der Abonnenten, bei einem dritten sind beide Kennzahlen von Belang. Wichtig ist, dass Sie vor allem die Kennzahlen für Ihre Leistung herausfinden und visualisieren, die den Erfolg des Unternehmens zeigen und dass Sie die Kennzahlen im Alltag auch nutzen, indem Sie sie mit Ihren Kollegen gemeinsam im Auge behalten und ihre Entwicklung diskutieren.

Darauf kommt es an

Fangen Sie klein an. Suchen Sie Bereiche, auf die Sie mit Ihrer Leistung Einfluss haben - Ihren Schreibtisch, Ihre Abteilung, Ihr Team. Ich bin mir sicher, man wird auf Sie aufmerksam werden. So erweitern Sie nach und nach Ihren Einflussbereich. Auch wenn Sie nicht Chef des Unternehmens sind, lässt sich durch kleine Veränderungen bereits ein großer Nutzen und eine Erhöhung der Leistung erzielen!

Was der Tipp bewirkt

Sie arbeiten smarter, cleverer und erzielen mehr Leistung und das ganz ohne zusätzliche Überstunden oder mehr und härteren Einsatz.

Und Sie?

Welche einfachen Hilfsmittel und Ideen haben Ihnen geholfen, die Leistung in Ihrem Unternehmen zu steigern? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Anregungen aber auch Fragen!



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