„Entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht!”, heißt ein wichtiger Slogan in unserem Haus. Immer wieder suchen wir nach neuen Wegen, wie sich Dinge weiter vereinfachen lassen. Ein Beispiel dafür, wie das schlanke Büro – das „Lean Office” – konkret wird, stelle ich Ihnen in diesem Artikel vor.
Was ist das Problem
Zu viele Köche verderben den Brei. Unklare Strukturen, unnötige Arbeitsschritte, lange Wege und Wartezeiten verderben den Erfolg. Darum sind wir permanent auf der Suche nach Verbesserung unserer Prozesse und Abläufe. Unser Büro soll so einfach und schlank wie möglich sein: ein Lean Office. Früher haben wir z.B. erledigte Kundenaufträge gesammelt und alphabetisch abgelegt. So füllten sich erst Ordner und dann Regale. Das Büro war nicht schlank sondern voll. Nach Absprache mit dem Steuerberater haben wir vor einiger Zeit bei der Auftragsbearbeitung folgende Vereinfachung vorgenommen.
So funktioniert es
Lean Office konkret Schritt Nr. 1: Mitarbeiter geben die schriftlichen Bestellungen in den Computer ein
Die meisten Aufträge kommen per Online-Shop, E-Mail oder Telefon bei uns ein. Sie werden direkt in unser Auftragsbearbeitungsprogramm eingetragen.
Lean Office konkret Schritt Nr. 2: Die erledigten Bestellformulare werden in Kartons gesammelt
Alle Bestellungen, die schriftlich eingegangen sind werden nicht weggeworfen, sondern in einem Karton gesammelt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat zwei solcher ca. 10 cm hohen Kartons. Wenn der erste Karton voll ist, wird dieser mit einem Deckel verschlossen und der zweite Karton wird gefüllt.
Lean Office konkret Schritt Nr. 3: Bei Rückfragen besteht die Möglichkeit, den Auftrag schnell wieder zu finden
tempus® liefert die bestellten Produkte in der Regel innerhalb von 24 Stunden aus. Sollte es Rückfragen geben, kommen diese relativ zeitnah. Sie beziehen sich fast immer auf eine Bestellung, die entweder im aktuellen Karton liegt oder im gefüllten Karton mit dem Deckel lagert. Im Einzelfall sind die Suchzeiten zwar ein wenig länger, insgesamt kann aber viel Zeit gespart werden, da aufwendiges Ablegen wegfällt. Weil Rückfragen bei tempus® sehr selten sind, wie die ersparte Zeit bei der Ablage schwerer als die seltenen Suchzeiten.
Lean Office konkret Schritt Nr. 4: Entsorgen!
Wenn die zweite Box voll ist, wird der Inhalt der ersten Box entsorgt. Dies ist möglich, weil zu diesem Zeitpunkt in der Regel keine Rückfragen mehr kommen.
Lean Office konkret Schritt Nr. 5: Kulant sein!
Für den Fall, dass es Änderungswünsche des Kunden gibt, wird diesen auch dann noch entsprochen, wenn der Bestellbeleg nicht mehr vorhanden ist. Unsere Kunden haben ohnehin ein Rückgaberecht. Außerdem reagieren sie sehr positiv darauf, wenn wir ihre Wünsche respektieren.
Ein Prozess ist perfekt, wenn man nichts mehr weglassen kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Klick um zu Tweeten
Darauf kommt es an
Alle Anregungen und Tipps müssen Ihnen gefallen und für Sie praktikabel sein. Dabei geht es im Lean Office nicht darum, dass die Dinge perfekt und toll aussehen, sondern dass sie einfach und schnell umsetzbar sind. Ein Prozess, ein Arbeitsschritt ist im Sinne des Lean Office erst dann perfekt, wenn es nichts mehr gibt, dass sich wegnehmen und reduzieren lässt. Bei unserer Auftragsbearbeitung bedeutete das, dass wir uns von einer zu komplizierten und aufwendigen Methode verabschieden konnten.
Extra-Tipp
Bei der Verschlankung unserer Ablage und auf unserem Weg zu einem Lean Office helfen uns die W-Fragen. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Link.
Was der Tipp bewirkt
Verschlankung dient dazu, dass Arbeitsschritte einfacher und schneller zu erledigen sind. Durch die verschlankte Auftragsbearbeitung haben wir Platz und Zeit gewonnen. Der Kunde erhält im Fall von Rückfragen weiterhin schnell und unkompliziert Antwort. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, wo Sie den aktuellen Vorgang finden, um auf die Kundenanfrage zeitnah zu reagieren.
Und Sie?
Wie wird das Lean Office bei Ihnen konkret? Ich freue mich über Ihre Ideen und Erfahrungen!
