Ablage-Falle „laufende Projekte”: so halten Sie Ihren Schreibtisch frei



Leertischler arbeiten produktiver als Volltischler – so lautet eine der gesicherten Erkenntnisse aus dem Büroalltag. Aber was ist mit den laufenden Projekten? Die gehören doch auf den Schreibtisch – am besten mit all ihren zugehörigen Unterlagen? Richtig. Aber ...

Richtige Ablagemethode für laufende Projekte
Schaffen sie Platz auf Ihrem Schreibtisch: Mit der richtigen Ablagemethode für laufende Projekte.

In den meisten Fällen haben wir alle mehr als ein Projekt gleichzeitig in Arbeit. Und dann wird auch ein vormals leerer Schreibtisch schnell wieder voller Papierstapel, Kästen, Mappen, ja sogar Ordner - die hin- und hergeschoben werden müssen und Ihrem arbeitenden Geist seinen Platz rauben. Da helfen nur handfeste Praxis-Tipps für die oft unbedachte Zwischenablage.

Der wichtigste Tipp gleich zuerst

Ihre Zwischenablage gehört einfach nicht auf Ihren Schreibtisch. Punkt. Je nachdem, wie viele Unterlagen Sie normalerweise für ein Projekt benötigen, nutzen Sie am besten unterschiedliche Systeme für deren Aufnahme.

Tipp Nr. 1 für laufende Projekte: Posteingangsschale einführen

Alles, was auf Ihrem Schreibtisch liegt, packen Sie erst einmal in Ihre Posteingangsschale. Von dort sortieren, bearbeiten oder sogar entsorgen Sie alles systematisch weg. Neue Post findet dann täglich auch ihren Platz. Mehr zum Thema „Intelligenter Einsatz einer Posteingangsschale“ finden Sie hier.

Tipp Nr. 2 für laufende Projekte: Eigenes Ablage-System entwickeln – Standards für Standard-Unterlagen

Finden Sie Plätze oder Ordner für bestimmte Materialien, Postsendungen oder To-do’s. Zum Beispiel für Magazine, die Sie nach bestimmter Zeit auch kategorisch komplett oder von unten weg entsorgen. Oder Kunden- sowie Lieferantenbestellungen, die stets griffbereit sein müssen. Für solche Unterlagen gibt es je nach Umfang verschiedene Möglichkeiten, die wir Ihnen in den folgenden Tipps Nr. 3 bis 6 vorstellen.

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Tipp Nr. 3 für laufende Projekte: Pultordner für eine geringe Anzahl an Unterlagen

Wenige Unterlagen finden in einem Pultordner Platz. Vergessen Sie nicht, den Pultordner mit einem Inhaltsverzeichnis zu versehen – entweder in einer außen angebrachten Folie oder im ersten Fach des Ordners selbst. Der Ordner verschwindet dann während des Projektes entweder in einer Schreibtisch-Schublade oder in Ihrem Rollcontainer, sofern Sie ihn gerade nicht benötigen.

Tipp Nr. 4 für laufende Projekte: Projektmappen in der Wiedervorlagebox

Zweckentfremden Sie eine Wiedervorlagebox, indem Sie aus den Tagesmappen Projektmappen machen und alle Unterlagen eines laufenden Projektes in einer Mappe verstauen. Ein Inhaltsverzeichnis kommt vorne in die Box – für den nötigen Überblick. Projektmappen verwenden Sie, wenn Sie nicht mehr als 31 Projekte gleichzeitig bearbeiten und je Projekt nicht allzu viel Papier einsortieren müssen. Wenn doch – lesen Sie den nächsten Tipp: und nutzen Sie Aktenordner.

Unterlagen für laufende Projekte unterbringen
Benötigen Sie ständig große Mengen an Unterlagen für Ihre laufenden Projekte, dann nutzen Sie ganz einfach Aktenordner.

Tipp Nr. 5 für laufende Projekte: Aktenordner für große Volumina

Benötigen Sie ständig große Mengen an Unterlagen, nutzen Sie Aktenordner, aber achten Sie darauf, dass diese in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes stehen – z. B. auf einem entsprechenden Regalaufsatz für Ihren Schreibtisch – aber nicht direkt auf Ihrem Schreibtisch.

Tipp Nr. 6 für laufende Projekte: Hängeregister & Classei-System für noch Umfangreicheres

Classei-Systeme nutzen Sie wie oben angedeutet mit der Wiedervorlagebox – allerdings haben Sie für eine anschließende Archivierung, z. B. wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, gleich die richtigen Boxen inklusive Mappen parat.

Was Ihnen diese Tipps bringen

Egal für welches System Sie sich entscheiden – Sie profitieren von Ihrem aufgeräumten Schreibtisch während laufender Projekte und haben

  • Platz für das, was Sie wirklich gerade tun.
  • den Kopf frei, weil die schiere Fülle des Unerledigten Ihnen weniger auf „Seele drückt” – das wirkt sich positiv auf Ihre Produktivität aus.

Und Sie?

Fällt es Ihnen schwer, Ihren Schreibtisch aufgeräumt zu halten? Zum Beispiel, weil Sie viele Projekte bearbeiten müssen? Probieren Sie doch einmal die oben genannten Tipps aus – und schreiben Sie mir, was sich in Ihrem Büro seitdem verändert hat. An blog@büro-kaizen.de.

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