Vorbeugendes Krisenmanagement: 3 effektive Tipps gegen die nächste Krise



Wohl jede Abteilung durchläuft hin und wieder die eine oder andere Krise. Dabei sind die meisten Probleme hausgemacht. Meine Erfahrung zeigt mir: Es ist möglich, eine Vielzahl aller Bürokrisen zu verhindern. Dieser Beitrag gibt Ihnen drei effektive Tipps, mit denen Sie die nächste Krise gekonnt umschiffen können. Schauen Sie doch mal!

Was ist das Problem

Wussten Sie, dass psychische Belastungen der dritthäufigste Grund für Krankmeldungen sind? Überlastung, Burnout, Stress – all diese Dinge machen uns krank. Aber sie schaden nicht nur der Gesundheit des Einzelnen, sondern auch dem Unternehmen. Oder können Sie es sich leisten, dauerhaft auf einen Teil der Belegschaft zu verzichten? Wohl kaum, denn häufige Fehlzeiten belasten das Team, sorgen für sinkende Umsätze und die eine oder andere Krise im Büro. Vorsorgen lautet hier die Devise, die ich Ihnen ans Herz legen möchte. Mit dem richtigen Krisenmanagement im Voraus sind Sie bestens gewappnet und müssen es gar nicht darauf ankommen lassen, dass Ihnen die Hälfte der Leute ausfällt. Seien Sie proaktiv und beugen Sie vor!

Krisenmanagement ist proaktiv
Vorbeugendes Krisenmanagement ist proaktives Handeln.

So funktioniert es

Krisenmanagement klingt ein wenig nach letzter Maßnahme. Nach „Eigentlich ist es zu spät, aber wir versuchen es, noch zu drehen”. Und im Normalfall ist es das auch. Ist die Krise erst einmal da, kann das beste Krisenmanagement nur noch flicken, aber nicht mehr retten. Genau deshalb empfehle ich Ihnen, die Krisengefahr bereits jetzt deutlich zu minimieren. Ja, auch dann, wenn gerade keinerlei Krise in Sicht ist. Die folgenden drei Tipps können Sie jederzeit umsetzen und sich zum vorausschauenden Krisenmanager machen. Es ist wirklich kein Hexenwerk, sehen Sie selbst!

Tipp 1: Ordnung und klare Strukturen

Wirklich aussagekräftige Daten brachte die Arbeitseffizienz-Studie hervor, die ich vor einiger Zeit durchführen ließ. Die Zahlen zur Studie sind alarmierend. Im Schnitt vergeuden Büroarbeiter rund 6,5 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Weitere 9 % gehen für Wartezeiten drauf. Und warum suchen so viele Menschen so lange? Weil an ihrem Arbeitsplatz keine feste Ordnung etabliert ist. Genau die ist aber enorm wichtig und beinahe die Grundvoraussetzung für alle weiteren Schritte. Sicher kennen Sie die Situation, etwas in Ihrem Papierstapel auf dem Schreibtisch zu suchen und ein Problem nach dem anderen herauszuziehen. Dokumente, die längst hätten bearbeitet werden sollen, aber schlichtweg vergessen wurden. Wer auf seinem vollen Schreibtisch nichts findet, sucht eben länger oder versäumt Dinge. Und wer nicht weiß, wo die Kollegen die Projektdaten abspeichern, braucht mehrere Nachfragen, um dies herauszufinden. Da ist das bald nötige Krisenmanagement schon vorprogrammiert. Mein erster und wichtigster Tipp ist es daher, eine Grundordnung herzustellen, die für alle gilt. Ich habe Ihnen die wichtigsten Schritte hierzu in einem separaten Dokument zusammengestellt, das Sie kostenlos im Download-Center herunterladen können. Lesen Sie hier die 5 A für Ordnung und Sauberkeit und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt voran. Ganz im Sinne des vorbeugenden Krisenmanagements.

Ordnung ist vorbeugen Krisenmanagement
Ordnung am Arbeitsplatz ist vorbeugendes Krisenmanagement.

Tipp 2: Besprechungen optimieren

Die offiziellen Studienergebnisse betreffen aber auch andere Bereiche unseres Arbeitslebens. Besprechungen zum Beispiel sind ein absolut wichtiges Einsatzgebiet für ein vorbeugendes Krisenmanagement. Mehr als 40 % der Aufgaben aus Besprechungen werden nicht umgesetzt. Dabei verbringen wir rund 1,4 Stunden täglich bei Besprechungen, wie unsere Newsletter-Umfragehervorbrachte. Viel Zeit, die aber nicht richtig genutzt wird, denn die Aufgaben bleiben zum großen Teil unerledigt. Es wird nicht verstanden, was gesagt wurde, vergessen, was festgehalten wurde oder schlichtweg nicht das angesprochen, was wichtig ist. Und das führt am Ende ... na? Natürlich zur nächsten Krise. Bevor sich Ihre Mitarbeiter aber in gegenseitigen Vorwürfen verlieren, können Sie im Sinne des prophylaktischen Krisenmanagements an Ihren Besprechungen arbeiten. Die können nämlich sehr effizient sein, wenn sie richtig organisiert werden. Schon diese einfachen Tipps für bessere Besprechungen sind hilfreich. Und auch mein Artikel zur effizienten Tagesordnung ist hier relevant und lesenswert. Natürlich sind alle diese Inhalte für Ihr Besprechungs-Krisenmanagement kostenfrei!

Optimierte Besprechungen vorbeugen Krisenmanagement
Vorbeugendes Krisenmanagement dank optimierter Besprechungen.

Tipp 3: Kommunikation verbessern

Nicht nur im Besprechungsraum kommunizieren wir miteinander. Ich rate Ihnen dazu, regelmäßige Team-Meetings einzuführen, sofern Sie dies noch nicht getan haben. Denn Kommunikation ist eines der wirkungsvollsten Instrumente im Krisenmanagement. Wenn wir nicht miteinander sprechen, entstehen Missverständnisse. Daraus resultieren unklare Situationen und oftmals auch falsch oder doppelt ausgeführte Aufgaben. Unklare Zuständigkeiten sind auch eine mögliche Folge und bester Weg in die nächste Krise. Helfen kann Folgendes: Vereinbaren Sie wöchentlich einen festen Termin und setzen Sie sich zum Jour fixe zusammen. Es lohnt sich definitiv und beugt Unklarheiten aufgrund mangelnder Kommunikation vor. Auch gemeinsame Werte und Leitlinien können Sie festhalten. Ein kostenloses Muster für solche Wertekärtchen steht Ihnen im Download-Center zur Verfügung. Gemeinsame Werte schaffen ein stärkendes Wir-Gefühl und erhöhen die Motivation im Team.

Krisen Fehlanzeige! Beugen Sie mit dem richtigen Krisenmanagement vor! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Krisenmanagement von oben herab funktioniert nur bedingt. Nutzen Sie doch einfach meinen letzten Tipp, um ein neues Verständnis des Krisenmanagements im Team zu wecken. Thematisieren Sie die aktuellen Zahlen und ziehen Sie gemeinsam an einem Strang. Wirken Sie Überlastung gemeinsam entgegen und sehen Sie meine Tipps zum vorbeugenden Krisenmanagement als gemeinsames Projekt.

Im Team funktioniert Krisenmanagement
Im Team funktioniert Krisenmanagement am besten.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie zusammen ein Ziel definieren, ist dieses Ziel im Grunde schon fast erreicht. Vorbeugendes Krisenmanagement wird sie in Zukunft vor so mancher stressiger Situation bewahren können.

Und Sie?

Ist es in Ihrem Büro stressig und anstrengend? Dann gehen Sie jetzt den nächsten Schritt und steuern Sie gegen. Gemeinsam im Team schaffen Sie das! Und sollten Sie weitere wichtige Tipps für ein vorbeugendes Krisenmanagement haben, schreiben Sie mir gerne. Ich freue mich auf Ihren Kommentar und davon zu erfahren, was Ihre beste Vorbeugung gegen Stress und Team-Krisen ist.



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