Konzentration steigern – 4 effiziente Strategien gegen Ablenkungen

3. Juni 2020

Es ist ein erstaunlicher Fakt: Durchschnittlich alle 12 Minuten wird ein Mitarbeiter in deutschen Büros gestört– sei es durch Telefon, Emails oder Kollegen. Und 15 Minuten braucht es, bis er sich mit der gleichen Konzentration seiner ursprünglichen Aufgabe wieder widmen kann.

Wenn er Pech hat, kommt dann gleich die nächste Unterbrechung…
Wie soll man bei einem solchen Störfeuer eine längere Aufgabe bewältigen, ein Konzept entwerfen oder eine Präsentation vorbereiten? Ohne Überstunden, Feierabendarbeit oder Schicht am Wochenende machen zu müssen?

1. Was ist das Problem?

Mal ab und an die Arbeit am Schreibtisch unterbrechen, um ein wichtiges Kundentelefonat entgegenzunehmen, ist nicht weiter schlimm. Doch wenn es den lieben langen Tag so geht, wird es für den Einzelnen und die Firma zum Problem. Denn die Menge macht’s.
Vor einigen Jahren gab es an der Michigan State-Universität eine Untersuchung an 300 Probanden, wie sich schon kleine Störungen der Konzentration auf die Leistungen auswirken. Das Fazit: katastrophal.
Störungen unter drei Sekunden wie etwa:

  • das Ping einer eingehenden E-Mail
  • das Summen der Vibration am Handy
  • das Ring beim Eintrudeln einer SMS

führten dazu, dass die davon abgelenkten Versuchspersonen genau doppelt so viele Fehler bei den anschließenden Aufgaben am PC machten wie eine Kontrollgruppe, die nicht gestört wurde. Können und wollen Sie sich das in Ihrem Unternehmen leisten? Ich glaube nicht.
Um eine solche Fehlerquelle künftig auszuschließen, können Sie eine Gegenmaßnahme ergreifen: mit einer bewusst eingesetzten Strategie lässt sich Konzentration steigern. Ich verrate Ihnen, wie.

Konzentration steigern bedeutet: Zu lernen, mit der ganzen Aufmerksamkeit nur bei einer Sache zu sein.

Strategie 1: Konzentration steigern: Jetzt!

Nichts auf morgen verschieben, stattdessen die „Aufschieberitis“ bekämpfen. Denn so lenken Sie sich immer wieder mit weniger Wichtigem ab, statt sich ganz einer anstehenden Aufgabe zu widmen. Richten Sie Ihren Fokus auf die wichtigen Tätigkeiten, indem Sie jetzt beginnen:

  • die Aufgaben auf kleine Einheiten herunterzubrechen: Teilen Sie eine größere Aufgabe in mehrere kleine auf und machen Sie eine Liste. Haken Sie jeden Punkt der Liste nach Erledigung ab. Das gibt ihnen ein motivierendes Gefühl.
  • mit Wiedervorlagen zu arbeiten: Terminieren Sie diese konkret im Kalender. Delegieren Sie Aufgaben mit einem gezielten Nachhak-Termin. Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook dafür – es erleichtert Ihnen enorm die Möglichkeiten, sowohl Wiedervorlagen als auch delegierte Aufgaben nachzuhalten.
  • sich nicht mehr selber im Weg zu stehen: Häufig ist es das eigene Ego, das die Dinge vor sich herschiebt. Und man weiß nicht, wie man es anpacken soll, um sich selbst zu überlisten. –
    • Hemmschuh Nr. 1: Der Drang nach Perfektion. Wie mehr Gelassenheit zum Erfolg führt, lesen Sie hier.
    • Hemmschuh Nr. 2: Die falsche Einstellung zu Ihrer Aufgabe. Fokussieren Sie sich stattdessen auf die positiven Aspekte – und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Etwa, wie Sie als Erster durchs Ziel laufen, gelobt oder befördert werden.

Strategie 2: Konzentration steigern: nur das Wesentliche!

Die Ablenkung beginnt auf dem Schreibtisch: Alles, was dort nicht hingehört, sollte schnell verschwinden. Locker, Tacker, Bleistiftspitzer und Co. kommen in eine Schublade oder einen Rollcontainer. Für die Unterlagen eines laufenden Projektes nutzen Sie Pult- oder Wiedervorlage-Ordner. Wenn Sie sehr viele Aktenordner haben, richten Sie dafür einen eigenen Platz in Reichweite ein – aber parken Sie diese auf gar keinen Fall auf Ihrem Schreibtisch!

Und ganz wichtig: Nutzen Sie auf Ihrem Schreibtisch ausschließlich ein und nur ein Posteingangskörbchen für Ihre täglich eintrudelnden Unterlagen – und arbeiten Sie diese bis zum Abend stets bei der ersten Sichtung ab. Und zwar nach dem Motto: Erledigen Sie alles, was Sie in unter 5 Minuten erledigen können, sofort.

Strategie 3: Konzentration steigern – mit der richtigen Email-Taktik!

Sie können ganz viel für Ihre Konzentration tun, wenn Sie:

  • feste E-Mail-Zeiten einrichten: Schalten Sie alle Benachrichtigungen neu eintrudelnder E-Mails ab – und wählen Sie pro Tag ein günstiges Zeitfenster, innerhalb dessen Sie E-Mails im Block bearbeiten.
  • missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-Do-Liste: Denn oft ist es ein zusätzlicher Stressor, nicht das Gefühl von Überblick und Kontrolle zu haben. Ein überquellender Posteingang trägt dazu bei – ein leerer vermittelt ein positives Gefühl.
  • Verteilerlisten erstellen: Sie müssen regelmäßig Nachrichten an eine bestimmte Personengruppe versenden? Mein Tipp: Erstellen Sie in Microsoft Outlook Verteiler und versenden Sie diese E-Mails ab sofort mit nur 1 Empfänger für alle – das spart viel Zeit bei der Eingabe der Adressen in das Empfänger-Feld. Hier finden sie Informationen zur kostenfreien Nutzung von Outlook.
  • fassen Sie eine E-Mail nur 1 mal an: Erledigen Sie alle kurzen Anfragen sofort – machen Sie aus schwierigeren E-Mails terminierte Aufgaben und delegieren Sie alle Anfragen, die Sie nicht selbst erledigen wollen oder können an die zuständigen Fachleute – hier lesen Sie, wie das mit Outlook geht.
Konzentration steigern geht auch mittels Checklisten, wo alles genau notiert und festgehalten wird.

Strategie 4: Konzentration steigern – per Checklisten!

Es erhöht nicht direkt die Konzentration, aber mit Checklisten lässt sich viel Zeit sparen, wenn Sie nach einer Unterbrechung wieder dort anfangen, wo Sie in Ihrem Thema zuletzt aufgehört haben – und zwar sofort.

Mein Tipp: Sammeln Sie Checklisten, die für viele Mitarbeiter wichtig sind, am besten in einem Sichtbuch, das Sie für alle gut zugänglich auslegen. Dann verwenden Sie die einmal erstellte Ressource gleich mehrfach gewinnbringend.
Falls Sie mit fertigen Checklisten arbeiten wollen – hier stelle ich Ihnen einige meiner Checklisten kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Noch mehr Informationen zum Umgang mit Checklisten finden Sie in diesem Video:

Und Sie?

Konzentration steigern ist für jeden möglich. Mit den richtigen Tricks fürs Drumherum.
Wie erhöhen Sie im Büro Ihre Konzentration für wichtige Aufgaben? Erzählen Sie davon – per Kommentar!



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