Konzentration steigern, Teil 1: so meistern Sie E-Mails und halten Ihren Schreibtisch frei…



12 Minuten im Durchschnitt dauert es im deutschen Büro, bis ein Mitarbeiter gestört wird – durchs Telefon, E-Mail, Kollegen. Und 15 Minuten braucht es, bis er sich der ursprünglichen Aufgabe so wieder gewidmet hat, wie er es vor der Störung tun konnte – mit der gleichen Konzentration. Wenn er Pech hat, kommt gleich die nächste Störung. Wie bitte soll man dabei eine längere Aufgabe bewältigen, ohne Überstunden, Feierabendarbeit oder Schicht am Wochenende? Eine Präsentation vorbereiten, eine lange, komplizierte E-Mail-Anfrage bearbeiten oder ein Konzept entwerfen? Das geht nur mit ganz bewusst eingesetzen Strategien, die Ihnen helfen beim Konzentration steigern.

Ich verrate Ihnen die für mich besten Strategien, die ich dafür im täglichen Büro-Kampf kenne.

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Eingesetzte Strategien helfen Ihnen die Konzentration zusteigern.

Tipp Nr. 1: Arbeiten Sie an Ihrer E-Mail-Strategie – das hilft beim Konzentration steigern …

… und legen Sie für sich eine effiziente Strategie fest wie folgt:

  • feste E-Mail-Zeiten einrichten: Schalten Sie alle Benachrichtigungen neu eintrudelnder E-Mails ab – und setzen Sie sich ein günstiges Zeitfenster, innerhalb dessen Sie E-Mails im Block bearbeiten.
  • fassen Sie eine E-Mail nur 1 mal an: Erledigen Sie alle kurzen Anfragen sofort – machen Sie aus schwierigeren E-Mails terminierte Aufgaben und delegieren Sie alle Anfragen, die Sie nicht selbst erledigen wollen oder können an die zuständigen Fachleute – hier lesen Sie, wie das geht.
  • missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-Do-Liste: Denn oft ist es ein zusätzlicher Stressor, nicht das Gefühl von Überblick und Kontrolle zu haben. Ein überquellender Posteingang trägt dazu bei – ein leerer ist motivierend.
  • nutzen Sie Ihren Papierkorb als Kurzzeit-Archiv: Verschieben Sie also E-Mails, die Sie für kurze Zeit speichern wollen, in den Papierkorb. Dort können Sie sie ohne weiteres wieder hervorholen, wenn Sie sie benötigen. Sie ist jedoch aus den „Füßen“ – Ihr Posteingang bleibt sauber. Alle 2 Monate können Sie den Papierkorb dann endgültig löschen, d. h. alle E-Mails, die Sie bis dahin nicht mehr benötigt haben. Die, die Sie noch benötigen, sortieren Sie in einen entsprechenden Projekt-Ordner ein.
  • Verteilerlisten erstellen: Sie müssen regelmäßig Nachrichten an eine bestimmte Personengruppe versenden – wie alle Mitarbeiter der Abteilung Vertrieb oder alle Nutzer der Kaffeeküche auf der 2. Etage? Erstellen Sie in MS Outlook Verteiler und versenden Sie diese E-Mails ab sofort mit nur 1 Empfänger für alle – das spart viel Zeit bei der Eingabe der Adressen in das Empfänger-Feld.
  • evtl. eine weitere E-Mail-Adresse zulegen: Wenn Sie viele Newsletter empfangen oder sich in Fachforen tummeln, lassen Sie diese Nachrichten an Ihre zweite E-Mail-Adresse senden; Google bietet z. B. kostenfreie E-Mail-Adressen an. So bleibt Ihr Posteingang im Büro von schwer zu „bearbeitenden“ Informationen von vornherein verschont.

Konzentration steigern ist möglich für jeden. Mit den richtigen Kniffen fürs Drumherum! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2: Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber – Konzentration steigern funktioniert hier durch weniger Ablenkung…

…sowie den kleinen, aber feinen psychologischen Kniff, die Motivation gezielt zu verbessern, indem man sich von den Papierstapeln auf dem Schreibtisch nicht buchstäblich erdrücken lässt.

    • Dinge des täglichen Gebrauchs gehören nicht auf den Schreibtisch: sondern in einen eigenen Behälter, wie eine Schublade oder einen Rollcontainer. Wie z. B. Locker, Tacker, Bleistiftspitzer und Co.
    • Zwischenablagen gehören auch nicht auf den Schreibtisch: Sie haben ein laufendes Projekt – und dazu jede Menge Unterlagen, die Sie benötigen? Packen Sie diese trotzdem nicht auf Ihren Schreibtisch. Sondern nutzen Sie dafür Pultordner oder Wiedervorlage-Ordner. Wenn Sie sehr viele Aktenordner haben, richten Sie dafür einen eigenen Platz in Reichweite ein und parken Sie diese auf gar keinen Fall auf Ihrem Schreibtisch.
    • nur ein Posteingangskörbchen: Nutzen Sie auf Ihrem Schreibtisch ausschließlich ein und nur ein Körbchen für Ihre täglich eintrudelnden Unterlagen – und arbeiten Sie diese bis zum Abend stets bei der ersten Sichtung ab. Und zwar nach dem Motto: Erledigen Sie alles, was Sie in unter 5 Minuten erledigen können, sofort. Delegieren Sie Aufgaben, die Sie nicht selbst erledigen können – und nutzen Sie eine Wiedervorlage mit exaktem Termin für alles andere. Am wohlverdienten Feierabend sollte Ihr Posteingangskörbchen blitzblank gearbeitet sein.

    Lesen Sie hier den zweiten Teil zum Thema Konzentration steigern – über Aufschieberitis und Checklisten.

    Konzentration steigern – Zufriedenheit steigern, Effizienz steigern: ein perfekter Dreiklang, finde ich. Wie steigern Sie im Büro Ihre Konzentration für wichtige Aufgaben? Erzählen Sie davon – per Kommentar!





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