Konzentration steigern, Teil 2: Prokrastination bekämpfen – mit Checklisten punkten



Erik Altmann, Psychologe an der Michigan State-Universität hat 2013 untersucht, wie sich kleine Störungen der Konzentration auf die Leistungen von 300 Probanden, also Studienteilnehmern auswirkt. Das Fazit: katastrophal.

Bei Störungen unter drei Sekunden wie:

  • das Ping einer eingehenden E-Mail
  • das Summen der Vibration am Handy
  • das Ring beim Eintrudeln einer SMS

führte dazu, dass die davon abgelenkten Versuchspersonen genau doppelt so viele Fehler bei den anschließenden Aufgaben am PC machten wie die Kontrollgruppe, die nicht gestört wurde. Können und wollen Sie sich das im Unternehmen leisten? Ich glaube nicht.

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Kleine Störungen können die Konzentration erheblich stören!

Deshalb folgt hier im 2. Teil weitere Tipps, wie Sie Ihre Konzentration steigern – statt sie zu torpedieren.

Tipp Nr. 1: Aufschieberitis bekämpfen – Konzentration steigern …

… in psychologischen Fachkreisen auch als Prokrastination bekannt. Aufschieberitis hat vielerlei Ursachen, kann aber fast immer durch bewusste Strategien im Büroalltag aufgelöst werden. Wenn Sie aufschieben, lenken Sie sich immer wieder mit weniger Wichtigem ab, statt sich einer anstehenden Aufgabe zu widmen. Steigern Sie also Ihre Konzentration für die wichtigen Tätigkeiten, indem Sie Aufschieberitis bekämpfen. Und zwar, indem Sie:

  • Aufgaben auf kleine Einheiten herunterbrechen: Teilen Sie eine größere Aufgabe in kleinere Aufgaben und machen Sie eine Liste. Haken Sie jeden Punkt der Liste nach Erledigung ab. Das gibt ihnen ein motivierendes Gefühl.
  • mit Wiedervorlagen arbeiten: Terminieren Sie diese konkret im Kalender. Delegieren Sie Aufgaben mit einem gezielten Nachhak-Termin. Arbeiten Sie mit MS Outlook dafür – es erleichtert Ihnen enorm die Möglichkeiten, sowohl Wiedervorlagen als auch delegierte Aufgaben nachzuhalten.
  • stehen Sie sich nicht selbst im Weg: Denn für gewöhnlich sehen Menschen zwar sehr gut, dass sie selbst das Problem sind, Dinge unangenehm aufzuschieben – sie wissen nur nicht, wo sie anpacken sollen, um sich selbst zu überlisten. Die Punkte sind nämlich: Versuchen Sie nicht, perfekt zu sein. Das ist Hemmschuh Nr. 1. Hemmschuh Nr. 2 lautet: Nehmen Sie die richtige Einstellung zu Ihrer Aufgabe ein – und visualisieren Sie Ihren Erfolg, nämlich wie Sie gelobt werden, befördert werden, als Erster durchs Ziel laufen.
  • E-Mails nach der Drei-Schritt-Regel verarbeiten: Nutzen Sie nicht Ihren Posteingang von Outlook als Ablageplatz für Unerledigtes. Arbeiten Sie stattdessen gleich beim Lesen die E-Mails ab, nach dem Motto: alles, was in 5 Minuten oder weniger zu erledigen ist, wird sofort erledigt. Alles, was Zeit braucht mit einer Aufgabe im Kalender eingetragen und terminiert. Alles, was an andere zu delegieren ist, wird als Aufgabe erfasst und an den zuständigen Mitarbeiter per Outlook versendet

Mehr zum Thema Aufgaben delegieren mit MS Outlook lesen Sie hier.

Konzentration steigern kann allen Mitarbeitern gelingen. Kleinigkeiten machen dabei den Braten fett! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2: mit Checklisten arbeiten - Konzentration steigern und beschleunigen nach der Unterbrechung …

… das steigert zwar nicht die Konzentration, lässt Sie aber viel Zeit sparen, wenn Sie nach einer Unterbrechung wieder dort anfangen, wo Sie in Ihrem Thema zuletzt aufgehört haben – sofort.

Checklisten lohnen sich bei:

  • Routine-Aufgaben
  • Aufgaben, bei denen sich das Fehlen eines einzelnen Punktes spürbar auf das Gesamtergebnis auswirkt, z. B. für die „Pflege“ des Besprechungsraumes; fehlende aufgefüllte Getränke dürften bei längerem Zusammensein unangenehm auffallen
  • herausfordernde Aufgaben, die im Büroalltag mit schöner Regelmäßigkeit wiederkehren, z. B. die Einstellung neuer Mitarbeiter

Extra-Tipp: Sammeln Sie Checklisten, die für viele Mitarbeiter wichtig sind, am besten in einem Sichtbuch, das Sie für alle gut zugänglich auslegen. Dann verwenden Sie die einmal erstellte Ressource gleich mehrfach gewinnbringend.

Konzentration steigern heißt, die Effizienz zu steigern. Und das Wohlbefinden. Was hilft Ihnen dabei, die allfälligen Störungen im Büro in den Griff zu bekommen? Gerne lese ich von Ihren Erfahrungen – per Kommentar!





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