Kontoauszüge aufbewahren : Das sollten Sie wissen




Hand aufs Herz: Interessiert es Sie, wie Ihr Kontostand vor einem Jahr war? Vielleicht denken Sie: „Nichts ist so alt wie der Kontoauszug von gestern”, doch Ihr der Gesetzgeber sieht das anders. Wie lange Sie die Kontoauszüge aufbewahren müssen, ist klar geregelt.

Privat oder geschäftlich: Das sind die Unterschiede

Das Thema Kontoauszüge aufbewahren wird oft gegensätzlich diskutiert. Das liegt daran, dass je nach Personengruppe verschiedene Aufbewahrungsfristen gelten:

Private Kontoauszüge aufbewahren: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für private Kontoauszüge gibt es nicht. Die Fristen für den Nachweis von Zahlungen bietet eine nützliche Orientierung für die Aufbewahrung:

  • 2 Jahre lang überprüft das Finanzamt, ob Dienstleister und Händler ihre Rechnungen korrekt ausgestellt haben. Zu diesem Zweck kann das Finanzamt sich an Sie wenden und Zahlungsnachweise fordern.
  • Zahlungsfristen verjähren erst nach 3 Jahren. Stellt ein Unternehmen Ihnen kurz vor Ablauf dieser Zeit irrtümlich eine Mahnung zu, beweist der Kontoauszug, dass Sie den Betrag bereits gezahlt haben.
  • Der Nachweis für regelmäßig geleistete Zahlungen, wie zum Beispiel Miete, kann für bis zu 4 Jahre gefordert werden.
  • Falls ein Handwerksbetrieb aus der Baubranche für Sie tätig war, beträgt die gesetzliche Gewährleistungsfrist 5 Jahre. Müssen Sie einen Teil der Leistung reklamieren, könnte die Firma einen Zahlungsnachweis von Ihnen fordern.
  • Steuerschulden können 5 Jahre lang eingefordert werden. Im Falle einer Nachforderung geht aus dem Kontoauszug hervor, wie viel Sie bereits gezahlt haben.

Tipp: Wenn Sie privat 5 Jahre lang Ihre Kontoauszüge aufbewahren, sind Sie auf der sicheren Seite.

Besserverdiener:
Privatpersonen mit Einkommen über 500.000 Euro jährlich müssen 6 Jahre lang ihre Kontoauszüge aufbewahren.

System beim Kontoauszuege aufbewahren
Kontoauszüge aufbewahren: Pro Jahr eine Farbe, das ist übersichlich und spart Suchzeiten.

Fehlen Ihnen einzelne Kontoauszüge oder sogar ein ganzer Jahrgang, kann Ihnen die Bank gegen Entgelt Kopien herstellen.

Kontoauszüge aufbewahren: Pflicht für Geschäftsleute, sinnvoll für Privatpersonen. Klick um zu Tweeten

Welche Aufbewahrungsfristen Sie noch beachten müssen, habe ich hier für Sie zusammengefasst: Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick

Ihre Bank stellt Kontoauszüge entweder in Papierform zur Verfügung oder versendet sie auf dem elektronischen Weg.

Papier oder nicht Papier – Eine Frage der Technik

Wie Ihre Kontoauszüge aussehen, hängt von Ihrer Bank ab. Oft wird das C6-Format verwendet, immer häufiger aber auch das praktische A4-Format. Wenn Sie Wochen- oder Monatsübersichten wählen, sparen Sie Platz beim Kontoauszüge aufbewahren, weil viele Angaben auf einem Blatt aufgeführt sind. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach, welche Möglichkeiten sie Ihnen für die Kontoauszüge in Papierform bietet.

Immer beliebter werden elektronische Kontoauszüge. Die Bank übermittelt sie als E-Mail oder stellt sie in Ihrem elektronischen Bank-Postfach bereit. Wie lange die Banken die elektronischen Kontoauszüge aufbewahren, ist in den Geschäftsbedingungen geregelt. Doch spätestens mit dem Auflösen des Kontos endet dieser Service.
Die elektronischen Kontoauszüge können Sie als PDF-Datei auf Ihren Computer herunterladen.
Tipp: Richten Sie einen regelmäßigen Termin in Outlook ein, um die Kontoauszüge auf Ihren Computer herunterzuladen.

Digitale Kontoauszüge aufbewahren: Das müssen Sie beachten

Falls Sie jetzt denken: „Prima, dann kann ich auf dem Stick oder Computer die Kontoauszüge aufbewahren und spare Platz im Archiv”, ist das nachvollziehbar. Doch die &bdquoSorglos-Version” haben Sie damit nicht gewählt. Grund: Wenn Sie auf dem Computer Kontoauszüge aufbewahren, sollten Sie regelmäßig Kopien davon ziehen, zum Beispiel auf einen USB-Stick.

Kontoauszuege aufbewahren am Computer
Kontoauszüge aufbewahren auf dem PC? Dabei ist einiges zu beachten.

Und das ist noch nicht alles. Damit digitale Kontoauszüge als Nachweis anerkannt werden, dürfen sie nicht unerkannt veränderbar sein. Die Vorgaben dafür, in welcher Form Sie digitale Kontoauszüge aufbewahren dürfen, verändern sich immer wieder; genauso wie die technischen Möglichkeiten. Fragen Sie sicherheitshalber bei ihrer Bank oder beim Finanzamt nach, welche Auflagen aktuell gelten.

Wenn Sie „auf Nummer sicher” gehen wollen, drucken Sie Ihre digitalen Kontoauszüge aus. Denn: „Was man Schwarz auf Weiß besitzt, kann man sinnvoll und platzsparend archivieren.” Und in jedem Fall mit ruhigem Gewissen zur Hand nehmen.

Und Sie?

Welche Methode bevorzugen Sie, um Ihre Kontoauszüge aufzubewahren? Haben Sie Erfahrungen mit digitalen Kontoauszügen? Schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie eine Nachricht im Kommentarfeld unter diesem Beitrag – ich freue mich darauf, von Ihnen zu lesen!



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