Optimales Kontaktmanagement zur Kundenbindung – so geht’s!



Kontaktmanagement ist eins der meist unterschätzten Werkzeuge in der täglichen Unternehmensarbeit. Doch wie können Sie es so gestalten, dass Sie Ihre Bestandskundschaft an sich binden und neue Kundschaft gewinnen? Wie können Sie sicherstellen, dass bei jedem einzelnen externen Kontakt  ein positiver Moment entsteht?

Warum funktioniert Ihr Kontaktmanagement nicht optimal?

Der erste Schritt zum optimalen Kontaktmanagement ist, sich anzuschauen, wieso das bisherige nicht optimal funktioniert. Prüfen Sie z. B. einmal nach:

  • Wie lange müssen Ihre Kunden in der Warteschleife (mit womöglich nerviger Musik) warten?
  • Ist die Mitarbeiterin, die sich schließlich meldet, überhaupt zuständig?
  • Ist sie vorab für diese Art der Kommunikation geschult worden?
  • Haben Sie insgesamt ausreichend Zeit, sich um Ihre Kontakte zu kümmern?

Mit solchen und weiteren Fragen können Sie genau herausfinden, wo die Kommunikation mit Geschäftspartnerinnen, Lieferanten oder der Kundschaft in Ihrem Unternehmen hakt.

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Optimales Kontaktmanagement führt immer zum Erfolg.

 

Die Tricks des optimalen Kontaktmanagements

Neue Kontakte zu gewinnen ist eine wichtige Aufgabe, denn neue Kontakte sind nicht nur neue Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnerinnen, sondern im besten Fall auch Multiplikatoren. Deshalb dürfen Sie sich bei Ihrem Kontaktmanagement keine Nachlässigkeiten erlauben.
Legen Sie darum für alle Abläufe mit externen Anfragen und Kontakten klare Standards fest. Versetzen Sie sich dafür in die Rolle Ihres Gegenübers und seien Sie proaktiv: Was möchte es wissen, was benötigt es? Welche kleinen Aufmerksamkeiten können die Bindung ans Unternehmen verbessern? Machen Sie sich hierzu auch eine Ideenliste.

Regeln Sie, wer für Anfragen verantwortlich ist

Zuständigkeiten sind ein Problem im Kontaktmanagement vieler Unternehmen. Denn es gibt sie entweder nicht oder sie sind unklar verteilt. Überlegen Sie also zunächst, wer welche Aufgaben übernimmt. Am besten legen Sie eine Tabelle an, in der die Zuständigkeiten klar geregelt sind. Dabei kann Ihnen unsere Vorlage für die Zuständigkeiten und Vertretungen helfen, die Sie sich hier herunterladen können. Lesen Sie auch meine Tipps, wie geklärte Zuständigkeiten zu mehr Effizienz führen.

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Laden Sie sich unsere Vorlage für Zuständigkeiten und Vertretungen kostenlos herunter

 

Haben Sie alle nötigen Informationen jederzeit parat

Sie sparen viel Zeit, wenn Sie sich im Vorfeld über die Fragen der Anrufenden Gedanken machen. Suchen Sie sich deshalb alle grundlegenden Informationen heraus, die Geschäftspartnerinnen, Lieferanten oder die Kundschaft interessieren könnten. Bewahren Sie diese Daten wie auch all Ihre Kontaktdaten übersichtlich in einem Sichtbuch auf und haben Sie dieses immer griffbereit auf Ihrem Schreibtisch oder obenauf in immer derselben Schublade.

Pflegen Sie Ihre Kontakte proaktiv

Anstatt darauf zu warten, dass eine Kundin eine Anfrage schickt, senden Sie ihr rechtzeitig die neuen Preislisten oder den Überblick über neue Angebote. Anstatt auf die Nachfrage der Geschäftspartnerin zu warten, informieren Sie sie sofort bei für sie relevanten Änderungen im Unternehmen. Haben sich Ansprechpartner und Lieferort verändert, informieren Sie proaktiv Ihre Lieferanten.

Erstellen Sie eine Akquise-Strategie für neue Kontakte

Erarbeiten Sie klare Standards, welche Informationen bei einem ersten Kontakt ausgegeben werden sollen. Nutzen Sie Checklisten und Vorlagen dafür, die Ihnen viel Zeit sparen können.

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Mit dem Sichtbuch haben Sie jederzeit alle wichtigen Kontakte sofort parat.

 

Kommunizieren Sie immer respektvoll und wertschätzend

Respekt gehört neben dem Kontaktmanagement zu den meist unterschätzten Faktoren im Geschäftsleben. In E-Mails fehlen oft Anrede und Gruß, oder man wird am Telefon bissig oder respektlos. In Zeiten starker Konkurrenz können Sie sich das nicht erlauben. Kommunizieren Sie deshalb immer respektvoll und wertschätzend. Erstellen Sie allen Mitarbeitern vielleicht auch einen Knigge (LINK zu meinem Artikel zum Keyword Knigge am Arbeitsplatz – noch nicht online) für die Kommunikation mit Kontakten und lassen Sie sie eine Fortbildung dazu machen.

Sagen Sie auch einfach mal danke

Wann haben Sie sich zuletzt bei Ihren Kolleginnen, Kunden, Geschäftspartnerinnen und Lieferanten bedankt? Greifen Sie doch einfach mal zum Telefon oder schicken Sie eine E-Mail oder auch eine kleine Aufmerksamkeit, um sich für die langjährige Treue, schnelles Handeln oder Nachsicht bei einem Fehler zu bedanken.
Vielleicht entdecken Sie im Prospekt Ihres Lieferanten ein tolles neues Angebot, dass Sie lobend erwähnen können. Oder Sie entdecken im Internet einen interessanten Beitrag, den Sie einer Geschäftspartnerin weiterempfehlen. Im Lauf des Jahres finden Sie garantiert auch so manche Möglichkeit, Positives hervorzuheben.

Fragen Sie nach

Befragen Sie Ihre Kundschaft nach deren Zufriedenheit. Nehmen Sie auch Kritik dankbar an und schreiben Sie sich die Besserung der Kritikpunkte in Ihren Jahresplan.

Wer sich um Kunden und Geschäftspartnerinnen bemüht, schafft Vertrauen und Sympathie. Ein gelungenes oder gar optimales Kontaktmanagement ist eine Investition in die Zukunft. Denn, wenn alle zufrieden sind, ist der Umgang miteinander doch viel angenehmer, finden Sie nicht auch? Die Arbeit macht dann doch viel mehr Spaß und lässt sich effizienter erledigen.





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