Gewusst wie – Überzeugen Sie mit gelungenem Kontaktmanagement



Wer hasst es nicht, wenn er bei einer Firma anruft und dann endlos in der Warteschleife mit nerviger Musik beschallt wird. Ist endlich ein Mitarbeiter in der Leitung, ist er nicht zuständig oder gibt schlicht falsche Informationen. Was meinen Sie, wird sich der verärgerte Anrufer noch einmal an diese Firma wenden? Heutzutage kann es sich kein Unternehmen leisten, Kunden oder Geschäftspartner zu vergraulen. Mit dem richtigen Kontaktmanagement stellen Sie sicher, dass bei jedem externen Kontakt ein positiver Moment entsteht.

Funktioniert mit Kontaktmanagement
Mit gutem Kontaktmanagement geht alles leicht von der Hand.

Was ist das Problem

Zeitmangel und fehlende Zuständigkeiten sind die Hauptgründe, warum Geschäftspartner, Lieferanden oder Kunden immer weniger zuvorkommend behandelt werden. Wer bei Anfragen lange auf eine Antwort warten muss, reagiert verärgert und stellt die geschäftliche Beziehung in Frage. Es kostet viel mehr Zeit, immer wieder neue Kontakte zu gewinnen statt bestehende Bindungen zu pflegen. Nachlässigkeiten lassen sich ganz leicht abschalten, wenn Sie für alle Abläufe mit externen Anfragen und Kontakten klare Standards festlegen.

Wir sind für Sie da – 7 Tipps für ein überzeugendes Kontaktmanagement Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Beim Kontaktmanagement geht es darum, das der Kunde oder Geschäftspartner bei jenem Kontakt mindestens ein positives Erlebnis hat. Dafür versetzen Sie und Ihre Mitarbeiter und Kollegen sich in die Rolle des anderen. Welche Fragen können auftreten, welche Informationen sind gewünscht? Und welche kleinen Aufmerksamkeiten können die Geschäftsbindungen weiter verbessern? Ich habe Ihnen meine erprobten Erfolgstipps zusammengestellt.

Tipp Nr. 1 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Regeln Sie, wer für Anfragen verantwortlich ist

Wenn jemand sich die Mühe macht, Ihr Unternehmen telefonisch, schriftlich oder per E-Mail zu kontaktieren, ist es ein Gebot der Höflichkeit, schnell und kompetent zu antworten. Meistens liegt es an unklaren Strukturen, wenn sich niemand verantwortlich fühlt. Überlegen Sie zunächst, wer welche Aufgaben übernimmt. Am besten legen Sie eine Tabelle an, in der die Zuständigkeiten klar geregelt sind. Denken Sie auch daran, die Vertretungen aufzulisten. Lesen Sie auch meine Tipps, wie geklärte Zuständigkeiten zu mehr Effizienz führen.

Zustaendigkeiten regeln fuer Kontaktmanagement
Zuständigkeiten sollten klar geregelt sein bei einem funktionierenden Kontaktmanagement.

Tipp Nr. 2 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Alle Informationen auf einen Griff

Es wirkt wenig professionell, wenn Sie bei Anfragen erst umständlich die entsprechenden Unterlagen heraussuchen müssen. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie sich im Vorfeld mögliche Fragen überlegen. Alle Informationen, die Geschäftspartner, Lieferanten oder Kunden interessieren könnten, suchen Sie heraus. Bewahren Sie diese Daten übersichtlich in einem Foliensichtbuch auf. Auch Adresslisten zu den Kontakten gehören in die Sammlung. Das hat den Vorteil, dass sich auch die Vertretung ganz leicht zurechtfindet. So legen Sie ein Foliensichtbuch an.

Foliensichtbuch hilft bei kontaktmanagement
Ein Foliensichtbuch ist hilfreich für das Kontaktmanagement.

Tipp Nr. 3 für ein gelungenes Kontaktmanagement: So bleiben Sie am Ball

Treue Kunden sind Gold wert und ersparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern und Kollegen viele Zeit und nervenaufreibende Akquise. Deshalb lohnt es sich, diese mit kundenorientierten Maßnahmen stärker an sich zu binden. Auch hier ist vorausschauendes Denken der Schlüssel zum Erfolg. Statt darauf zu warten, dass der Kunde eine Anfrage schickt, senden Sie Ihm rechtzeitig die benötigten neuen Preislisten oder den Überblick über neue Angebote.

Tipp Nr. 4 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Erstellen Sie Vorlagen für neue Kontakte

Selbst in einem kundenorientierten Unternehmen ist es erforderlich, auch neue Kunden zu akquirieren. Auch hier empfiehlt sich eine einheitliche Strategie. Erarbeiten Sie klare Standards, wie und welche Informationen bei einem ersten Kontakt ausgegeben werden sollen. Bewährt haben sich eine Vorlage für das Anschreiben sowie eine Liste mit den entsprechenden Beilagen wie Prospektmaterial und Angebot- und Preislisten. In diesem Beitrag finden Sie viele Beispiele, wie Sie den Arbeitsalltag mit Vorlagen effizient gestalten.

Tipp Nr. 5 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Sagen Sie einfach Danke

Sie schätzen Ihre Kunden und Geschäftspartner. Aber haben Sie sich schon einmal bei jedem einzelnen bedankt? In der Geschäftswelt bleibt das Zwischenmenschliche leider sehr oft auf der Strecke. Da reicht die Zeit oft nur für einen unpersönlichen Weihnachtsgruß. Wenn Sie Ihre Kontakte als selbstverständlich betrachten, verschenken Sie viel Potential. Greifen Sie doch einfach zum Telefon oder schicken Sie ein E-Mail, um sich für die langjährige Treue oder ein schnelles Handeln zu bedanken. Vielleicht entdecken Sie in den Prospekten Ihres Lieferanten ein tolles neues Angebot, dass Sie lobend erwähnen können. Oder Sie entdecken im Internet einen interessanten Beitrag, den Sie weiterempfehlen. Im Lauf des Jahres finden Sie garantiert viele Möglichkeiten, Positives hervorzuheben. Einzige Voraussetzung: Übertreiben Sie es nicht und bleiben Sie ehrlich.

Hoeflichkeit fuer gutes Kontaktmanagement
Höflichkeit ist wichtig für das Kontaktmanagement.

Tipp Nr. 6 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Fragen Sie nach

Eine der schlimmsten Killerphrasen ist der Satz: „Das haben wir immer schon so gemacht, damit sind alle zufrieden”. Wer nie nachfragt, weiß nicht, ob sich die Kunden oder Geschäftspartner nicht in Wirklichkeit jedes Mal ärgern, weil etwas in seinen Augen viel besser auf einem anderen Weg erledigt werden kann. Deshalb ist es ratsam, die Kundenzufriedenheit zum Beispiel mit einem Fragebogen festzustellen. Auf Kritik sollte dann aber unbedingt auch eine Änderung erfolgen.

Tipp Nr. 7 für ein gelungenes Kontaktmanagement: Stellen Sie sich auf Besucher ein

Auch wenn Sie keinen Publikumsverkehr haben, suchen regelmäßig Außenstehende wie der Postbote oder Lieferanten Ihr Unternehmen auf. Sehen diese einen Eingangsbereich, der durch Professionalität überzeugt? Denken Sie daran, der erste Eindruck zählt! Jeder Besucher ist ein Multiplikator, der seine Meinung von Ihrem Unternehmen in die Welt hinausträgt. Ein ordentlicher Eingangsbereich ist genauso wichtig wie ein Regal mit Prospekten oder eine Wand mit Auszeichnungen. Ich habe Ihnen 5 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Qualität Ihrer Arbeit durch die Einrichtung in den Räumen Ihrer Firma wiederspiegeln.

Auf Besucher vorbereiten fuer Kontaktmanagement
Mit gutem Kontaktmanagement ist man auf Besucher stets vorbereitet.

Darauf kommt es an

Bleiben Sie bei allen vorgeschlagenen Maßnahmen unbedingt ehrlich und authentisch. Sie brauchen keinen kühl gestylten Eingangsbereich, wenn Sie eher Gemütlichkeit schätzen. Und nicht ernst gemeinte Schmeicheleien durchschaut Ihr Kunde sofort. Wenn Sie Ihren individuellen Stil entwickeln, überzeugen Sie und kommen bei Ihren Geschäftskunden gut an.

Was der Tipp bewirkt

Wer sich um seine Kunden und Geschäftspartner bemüht, schafft Vertrauen und Sympathie. Ein gelungenes Kontaktmanagement ist eine Investition in die Zukunft. Wenn alle zufrieden sind, ist der Umgang miteinander viel angenehmer. Die Arbeit macht Spaß und erledigt sich fast von alleine.

Und Sie?

Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr Tipps, um Ihr Unternehmen zu optimieren? Dann lade ich Sie ein, mich auf meinem Betriebsrundgang zu begleiten.





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