5 Quicktips gegen tägliche Konflikte im Büro



Es gibt Situationen im Berufsleben, die jeder kennt, scheut und hasst. Dabei ist es wichtig, den Konflikt nicht zu umschiffen, sondern ihn zu lösen. Wie Sie das in 5 klassischen Situationen schnell und einfach hinbekommen, verraten Ihnen meine 5 Büro-Kaizen®-Quicktipps gegen den täglichen Bürokonflikt.

Was ist das Problem

Tritt ein Konflikt auf, sinkt die Laune rapide. Denn kein Mensch hat Lust auf Schwierigkeiten, schlechte Laune im Büro oder die Miesepeter-Karte. Da wird dann lieber ausgesessen, wenn ein Ablauf völlig ineffizient läuft oder ein Stapel Mehrarbeit auf dem eigenen Schreibtisch landet. Aus Angst davor das Betriebsklima zu verschlechtern, scheuen viele Menschen den Konflikt im Büro. Dabei bietet er so viele Chancen, die Sie sich selbst zuliebe nutzen sollten.

Jeder Konflikt birgt die Chance auf effizientere Wege. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Ersetzen wir das Wort Konflikt einfach einmal durch ein gefälligeres. Verbesserungsoption zum Beispiel oder schlichtweg Chance. Denn genau das ist jeder Konflikt am Ende: die Möglichkeit sich selbst, interne Abläufe und die Kommunikation mit den Kollegen zu verbessern.

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Der Konflikt ist kein Kampf, sondern die Möglichkeit, gemeinsam besser zu werden.

Tipp 1: Fragen oder schweigen?

Erinnern Sie sich an das Titellied der Sesamstraße? Da heißt es so schön, dass dumm bleibt, wer nicht fragt. Trotzdem sorgen unklare Situationen täglich für innere Konflikte. Sie kennen das sicher:

  • Sie stehen vor dem Drucker und wissen nicht, wie Sie eine Kopie von A3 auf A4 machen können.
  • Sie möchten ein mehrseitiges Fax verschicken und habe keine Ahnung, wie das geht.
  • Sie sollen eine Mail an einen bestimmten Verteiler senden, wissen aber nicht genau, wo Sie diesen finden.

Nun stehen Sie vorm Konflikt: Den Kollegen fragen oder lieber ausprobieren, bis Sie selbst die Lösung gefunden haben? Weg 1 sorgt für lästige Unterbrechungen beim Kollegen, Weg 2 für Verzögerungen bei Ihnen selbst. Mein Quicktipp für diesen Konflikt ist daher ein dritter Weg. Für Drucker, Fax, Kaffeemaschine und viele weitere Geräte lohnen sich übersichtliche Kurzanleitungen, die auf einen Blick beantworten, was Sie sich gerade fragen, ohne jemanden hinzuzuziehen und ohne lange Verzögerungen, Mehr zu diesen Kurzerklärungen können Sie auch hier im Blog nachlesen.

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One-Minute-Lessons beseitigen den Konflikt und erleichtern Ihnen den Alltag.

Tipp 2: Lesen oder nicht lesen?

Konflikt 2 hat in den letzten 15 Jahren ordentlich an Fahrt aufgenommen. Auch diesen werden Sie selbst aus Ihrem Alltag kennen:

  • Sie telefonieren mit einem Kunden, öffnen nebenbei die gerade eingehende Mail und verlieren völlig den Faden.
  • Sie checken Ihre To-do-Liste und werden vom „Pling“ des Posteingangs aus Ihrer Konzentration gerissen.

Neue E-Mails wecken unsere Neugier und sorgen fast immer für unnötige Ablenkungen. Wir stehen in einem Konflikt: Sollen wir die Mail schnell ansehen und beantworten oder erst die andere Aufgabe beenden? Um diesen Konflikt gar nicht erst aufkommen zu lassen, lautet mein Quicktipp Nr. 2: Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen ab und sehen Sie stattdessen zu festen Zeiten nach, ob Sie neue Nachrichten haben. Das ist unglaublich entspannend und stärkt Ihre Konzentration um Welten.

Wie Sie die Benachrichtigung in einer Minute deaktivieren, zeige ich Ihnen in diesem Video:

Tipp 3: Machen oder nicht machen?

Dieser Konflikt ist besonders wichtig, weil er über lange Zeit für zu viel Druck und Frustration beim Einzelnen sorgen kann. Denn wenn Sie dazu neigen, sämtliche Aufgaben, die an Sie herangetragen werden, zu übernehmen, übernehmen Sie sich auf Dauer wortwörtlich selbst. Der Konflikt ist hier, dass niemand Streit mit den Kollegen möchte oder als faul gelten will. Machen Sie sich aber bewusst, dass beides nicht der Fall ist, und haben Sie Mut dazu, nicht alles zu übernehmen. Mein Quicktipp lautet hier: Vereinbaren Sie klare Zuständigkeiten für alle Aufgaben im Büro. So muss niemand fürchten eine Aufgabe weiterzugeben, wenn sie eben nicht in seinen eigenen Zuständigkeitsbereich fällt. Ich habe Ihnen eine kostenlose Vorlage gegen diesen Konflikt erstellt, die Sie sich hier im Download-Center kostenlos herunterladen können.

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Konflikt, weil keiner weiß, wer was macht? Zuständigkeitenregelungen lösen diesen auf.

Tipp 4: Ablegen oder wegwerfen?

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, Unterlagen umzusortieren und darüber nachzudenken, ob Sie dieses oder jenes wirklich noch brauchen? Riesige Lesestapel, endlose Aktenberge und Unmengen an unerledigten To-dos sind die Folge. Ja, wegwerfen braucht Mut, tut aber manchmal not. Mein Quicktipp tut aber gar nicht weh, sondern erleichtert Ihnen den Übergang vom Horten zum sinnvollen Ablegen. Probieren Sie doch einmal das Wegwerfen auf Probe aus. Wie das geht und welche Fragen den Konflikt zwischen Archiv und Aktenschredder klar beantworten, steht hier; eine kostenlose Vorlage fürs Wegwerfen auf Probe finden Sie zusätzlich hier im Download-Center.

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Wegwerfen oder behalten? Verabschieden Sie sich von diesem täglichen Konflikt!

Tipp 5 Fehler auf- oder verdecken?

Niemand macht gerne Fehler und niemand weist andere gerne auf deren Fehler hin. Trotzdem ist beides sinnvoll – erinnern Sie sich kurz an die neue Definition des Bürokonflikts, die ich eingangs erwähnte. Konflikte sind Chancen. Wenn Sie also bemerken, dass die Projekte im Team völlig konfus geplant werden und sämtliche Zeitpläne durcheinanderwirbeln, dann regen Sie eine Verbesserung an. Damit diese auch als wertschätzend, und nicht als persönliche Kritik verstanden wird, lohnt sich eine gemeinsame Fehlerkultur. Fehler sind immer Chancen – dessen müssen sich alle im Team bewusst sein. Wie Sie selbst zu einer angstfreien Fehlerkultur im Unternehmen kommen, habe ich Ihnen hier ausführlich aufgeschrieben.

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Fehler aufdecken ist ein Konflikt – aber immer auch eine Chance!

Darauf kommt es an

Ich erwähnte es bereits, aber der Umgang mit Konflikten ist tatsächlich entscheidend. Meiden Sie Konflikte nicht, sondern lösen Sie sie auf. Das lohnt sich am Ende für die eigene Motivation, für den Teamzusammenhalt und die Effizienz Ihrer Abläufe.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie dem Konflikt den Schrecken nehmen, wird aus einem unguten Bauchgefühl ein selbstsicheres Lächeln. Denn wenn jeder im Team weiß, dass Konflikte Chancen bergen, genießen Sie das Gefühl, gemeinsam immer besser zu werden.

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Gemeinsam gegen den Konflikt!

Und Sie?

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Weiterführende Informationen:

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