Konferenzraum buchen, Catering bestellen, Beamer klar machen: So bereiten Sie Ihre Konferenz perfekt vor



Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie einen Konferenzraum buchen wollten, aber alle nur denkbaren Räume belegt waren? Was haben Sie dann getan? Haben Sie die Konferenz verschoben oder einen teuren Raum in der Stadt gemietet?

Überhaupt: Konferenzen abzuhalten ist jedesmal wieder eine Herkulesaufgabe, die manchmal eher einer Sisyphusaufgabe ähnelt. Kaum glaubt man, man hat alles im Griff, stellt man fest, man hat die Hälfte vergessen und das, was man im Griff zu haben glaubte, klappt überhaupt nicht.

Wie Sie Ihre Konferenz perfekt planen können, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem

Da möchte der Chef den Konferenzraum buchen, weil er kurzfristig ein wichtiges Meeting mit den neuen Investoren anberaumt hat, aber ausgerechnet der Betriebsrat will da schon eine Betriebsversammlung abhalten. Was tun?

Und wie stemmt man eine Konferenz oder Besprechung, mit und ohne langen Vorlauf? Und so, dass nichts vergessen wird, was dann ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen oder auch nur peinlich sein könnte?

So funktioniert es

Das Geheimnis liegt, wie Sie sicher schon ahnen, in der Planung und darin, wie gut Sie auf diese Planung vorbereitet sind. Denn mit nur drei Schritten können Sie jede Konferenz perfekt vorbereiten.

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Die Konferenz steht an, aber der Konferenzraum ist ausgebucht. Was nun?

1. Tipp:

Es geschieht immer wieder, dass Räume doppelt gebucht sind oder dass keine Räume für wichtige Besprechungen mehr frei sind. Manchmal tragen sich tatsächlich nur die, die den Raum nutzen wollen, den Termin ein. Und vergessen, andere darüber zu informieren.

Um für die, die einen Konferenzraum buchen müssen, immer einen aktuellen Überblick über alle dort stattfindenden Termine zu haben, ist ein Buchungsplan für alle Räume nötig. Machen Sie diesen Buchungsplan für alle leicht zugänglich, z. B. im Intranet, damit sie schon bei der Terminabsprache mit den aushäusigen Gästen einen Überblick darüber haben, wann welche Räume frei sind.

Geben Sie den Räumen eindeutige Namen oder Bezeichnungen, denn es geschieht sehr schnell, dass man Raum 12 und Raum 13 verwechselt. Heißen sie aber „Konferenzraum blau 20–50“ und „Konferenzraum gelb 50–100“, dann wissen alle: der blaue Raum ist der, in dem man – je nach Anordnung von Stühlen und Tischen – 20 bis 50 Personen unterbringen kann, der gelbe fasst 50 bis 100 Personen.

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Halten Sie diesen Plan immer aktuell, damit es keine Überschneidungen gibt. Und geben Sie nur einigen wenigen Angestellten administrativen Zugriff auf den Plan: es sollten besser nicht alle im Unternehmen darin herumwurschteln können. Es ist schon vorgekommen, dass jemand, der noch eine Rechnung mit einem Kollegen offen hatte, dessen Konferenztermine löschte. Oder jemand die Buchung der Chefin einfach um eine Stunde verkürzte, weil anschließend seine eigene Besprechung dort stattfinden sollte.

Bestimmen Sie deshalb immer ein paar wenige Personen, die als einzige den Plan ändern können. Das verhindert allzu viele Fehler im Buchungsplan. Und es sollten mehrere Personen sein, damit im Krankheits- und Urlaubsfall trotzdem noch jemand in der Lage ist, neue Buchungen einzutragen.

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Planen Sie, was Sie für die Konferenz benötigen, vom Beamer-Adapter über die Tischordnung bis zu Catering und Süßigkeiten.

2. Tipp:

Konferenzraum buchen: Check! Was kommt nun? Es passiert so leicht, dass man irgendetwas vergisst, insbesondere, wenn es eine ganz wichtige Konferenz ist oder die Zeit drängt.

Bauen Sie deshalb vor und erstellen Sie eine Checkliste für alle weiteren anstehenden Aufgaben. Darauf sollten alle Dinge vermerkt sein, die für jene, die die Konferenz planen, wichtig sind. Da wären z. B. die benötigten technischen Geräte: Sind sie noch vorhanden? Wenn ja, sind sie intakt? Ist an Ihnen eine Kurzanleitung angebracht, die Ungeübten den Umgang leicht verständlich erklärt?

Da wäre die Anzahl der Tische und Stühle sowie ihrer benötigten Anordnung: Sollen es nur Stühle sein oder Stühle und Tische? Sollen sie in einem großen U stehen oder in kleinen Grüppchen, weil Arbeitsgruppen gebildet werden?

  • Welche Materialien benötigen die Teilnehmenden: Schreibblöcke, Kugelschreiber, Konferenzmappen, Informationsbroschüren?
  • Welches Catering soll es sein? Wie viele Getränke sollten vorhanden sein, wie viele Gläser und Tassen? Servietten? Besteck? Belegte Brötchen? Suppe? Obst und süße Snacks, Kuchen?
  • Haben Sie Give-aways, die Sie den Teilnehmenden gerne zur Begrüßung auf den Tisch legen möchten?

Laden Sie sich gerne unsere Checkliste Besucherbewirtung und unsere Checkliste Besucherbewirtung mit Technik-Checkliste herunter und passen Sie sie für Ihre Zwecke an.

3. Tipp:

Konferenzraum buchen: Check! Raum, Technik, Catering: Check! Nun fehlt nur noch, die Konferenz inhaltlich vorzubereiten und alle Teilnehmenden einzuladen. Tun Sie beides unbedingt frühzeitig, nicht nur, damit Sie sicherstellen können, dass die wichtigsten Teilnehmerinnen und Teilnehmer dabei sein werden. Sondern auch, um die Konferenz inhaltlich strukturieren zu können.

Lassen Sie sich deshalb frühzeitig alle Vortragsthemen sowie einen Hinweis auf die dafür benötigten Geräte schicken. So können Sie die Reihenfolge inhaltlich sinnvoll anlegen und wissen außerdem frühzeitig, ob Sie ein Mikrofon für jemanden mit schwacher Stimme benötigen oder einen Mac-Adapter für den Beamer, der sonst nur an Windows-Laptops angeschlossen wird.

Wenn Sie selbst einen Vortrag halten oder eine Präsentation geben werden, fangen auch Sie frühzeitig damit an, die fertigzustellen. Denn wer dies auf die letzte Minute macht, vergisst in der Regel ein paar wichtige Punkte. Achten Sie darauf, Ihre Präsentation nicht mit Text zu überladen, sondern sie eingängig und übersichtlich zu gestalten.

Darauf kommt es an

Je mehr Teilnehmende eine Konferenz hat, desto aufwändiger ist die Vorbereitung. Und desto wichtiger ist es, damit frühzeitig zu beginnen. Die Konferenz soll ja nicht schon daran scheitern, dass Sie einen Konferenzraum buchen wollen, aber keinen mehr für einen der geplanten Termine bekommen, weil Sie zu spät dran sind.

Was der Tipp bewirkt

Konferenzen können viele Nerven kosten – insbesondere dann, wenn sie für Ihr Unternehmen und Ihre Karriere sehr wichtig sind oder in der Branche bereits ein hohes Renommee genießen. Wenn Sie sie aber frühzeitig und mit Hilfe feststehender Checklisten vorbereiten, ist das nicht nur wesentlich effizienter als ohne Checklisten. Sie können auch wesentlich entspannter an Ihre eigene Präsentation und schließlich in die Konferenz gehen.

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Ob kleine Besprechungen oder große Konferenzen: ermüdende Vorträge sollten Sie direkt vor die Pause legen.

Extra-Tipp

Setzen Sie Ihre Angestellten und alle aushäusigen Teilnehmenden an der Konferenz frühzeitig von diesem Termin in Kenntnis. Dadurch haben alle Zeit, sich möglichst gut auf die Konferenz vorzubereiten. Das sorgt für Entspannung bei ihnen, und es kommt auch den anderen Teilnehmenden zugute, weil so der überwiegende Teil der Vorträge sehr zielgerichtet vorbereitet und geübt werden konnte.

Sollten mehrere Teilnehmer dabei sein, die für langes Reden bekannt sind, lassen Sie die Konferenz unbedingt moderieren. Eine Moderatorin oder ein Moderator kann den Langredner dazu bringen, seine Redezeit einzuhalten.

Und noch etwas. Sie kennen das: bei jeder Besprechung, jeder Konferenz gibt es jemanden, der planlos ist, viel zu viel Information in seinen Vortrag gepackt hat und ihn dann auch noch mit monotoner Stimme herunterleiert. Wenn Sie das vorher schon wissen, setzen Sie dessen Vortrag als letzten vor der Mittagspause an, wenn es irgendwie möglich ist. Das gibt den Teilnehmenden die Gelegenheit, sich gleich im Anschluss bei Brötchen und frischer Luft wieder zu stärken, und – fast noch wichtiger – sie gehen nicht mit dem Eindruck dieses Vortrags als letztem Eindruck nach Hause.

Und Sie?

Bei Konferenzen ist Planung und Effizienz das A&O, genau wie im Büro.





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