Mit verbesserter Kommunikation Effizienz und Kundenzufriedenheit steigern – so geht’s!



Viele halten eine gute Kommunikation für einen echten Zeitfresser. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall. Mit einer guten Kommunikation steigern Sie sowohl Ihre Effizienz als auch gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft!

Doch wie können Sie Ihre Kommunikation verbessern?

Kommunikation als Synonym für Schnelligkeit und Verlässlichkeit

Es genügt heute nicht, qualitativ gute Ware und Dienstleistungen anzubieten – ein Unternehmen muss auch schnell und verlässlich sein. Doch wenn es an der Kommunikation hapert, sowohl im Unternehmen als auch im Umgang mit der Kundschaft, dann leiden Tempo und Zuverlässigkeit.

Wenn Sie nun die Kommunikation verbessern, dann werden Sie und Ihre Firma automatisch zum Synonym für Schnelligkeit und Verlässlichkeit.

 

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Schnell und verlässlich wird ein Unternehmen durch sehr gute Kommunikation.#

 

Verbessern Sie die interne Kommunikation

Jeder überflüssige Kommunikationsweg, jedes unnötige CC in den E-Mails, jedes zu viel verteilte Memo kostet Zeit. Aber genauso zeitfressend sind fehlende Kommunikationsstrukturen. Jede nicht weitergegebene Information kann Verzögerungen an vielen anderen Stellen nach sich ziehen. Prozesse werden auf diese Weise verlangsamt, Deadlines werden nicht eingehalten, an manchen Stellen entsteht Leerlauf, an manchen Stellen Überlastung, und es passieren mehr Fehler als nötig.

Machen Sie sich deshalb ein Bild dessen, welche Kommunikationswege nötig sind. Befragen Sie dazu Ihre Angestellten in den Abteilungen – aber nicht nur die Vorgesetzten, sondern alle. Denn nur die Betroffenen wissen wirklich, was sie benötigen und was überflüssig ist. Sie sollten immer so viel wie möglich, aber nur so viel wie nötig kommunizieren.

Verbessern Sie die externe Kommunikation

Schlechte interne Kommunikation kann sich direkt auf Ihre Kunden auswirken, denn die erhalten Ihre Angebote, Waren oder Dienstleistungen dann nur verspätet und womöglich sogar ohne benachrichtigt worden zu sein. Das gibt heute schlechte Rezensionen im Internet – wenn nicht gar die Kunden gleich zu einem anderen Unternehmen wechseln, ohne dass Sie die Gründe erfahren.

Legen Sie deshalb auch für die externe Kommunikation Leitlinien fest. Wie soll mit der Kundschaft gesprochen werden? Welchen Zeitrahmen wollen Sie vorgeben für Antworten auf E-Mails, auf Briefe und Anrufe? Was bieten Sie Ihren Kunden als Ausgleich für zu lange Wartezeiten? Wappnen Sie sich auch dafür.

 

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Was bieten Sie Ihren Kunden als Ausgleich für lange Wartezeiten?

Perfektionieren Sie Ihre Kommunikationsmittel

Arbeiten Sie mit einer Adress-Datenbank im Intranet, die immer auf dem neusten Stand ist und die problemlos in Ihre Schreibprogramme integriert werden kann. So lassen sich Adressen bspw. mit nur zwei, drei Klicks in das Adressfeld eingeben, ohne dass Sie sie aus einem Adressbuch am lokalen Rechner abschreiben müssen, in dem womöglich noch veraltete Daten stehen.

Bereiten Sie auch Kurzmitteilungskarten vor. Gut designte Karten, die als Ersatz für langatmige Begleitschreiben einsetzbar sind, sparen ebenfalls Zeit. Die Karte sollte Platz für Ihr Firmenlogo und Ihre Adress- und Kontaktdaten haben, aber natürlich ausreichend Platz für Ihre Kurznachricht und Unterschrift lassen.

 

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Kommunikation im Stehen ist automatisch effizienter – denn alle möchten sich schnell wieder setzen können.

Optimieren Sie Besprechungen

Selbst in Besprechungen können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie die Kommunikation verbessern. Dies kann z. B. durch eine Moderation geschehen oder durch ein Sofort-Protokoll.

Mein Geheimtipp aber ist die Besprechung im Stehen: denn da fassen sich automatisch alle kurz, weil sie keine Lust haben, so furchtbar lange stehen zu müssen! Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel: „Effizienz-Wunder gegen Trägheit: Besprechungen im Stehen“.

Vielleicht finden Sie noch weitere Punkte, an denen Sie Ihre interne und externe Kommunikation verbessern können. Und wenn Sie herausfinden möchten, wo Sie sonst noch Zeit einsparen und effizienter werden können, dann laden Sie sich zum Test gerne unsere „Checkliste Arbeitsplatz“  herunter. Mit ihr finden Sie heraus, welche zeitfressenden Effizienzlücken es bei Ihnen noch so gibt.

 



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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