Kategorisierung von Aufgaben: Gut geplant ist halb gewonnen



Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist die eine Säule für effizientes Arbeiten. Die optimale Kategorisierung von Aufgaben in wichtig und unwichtig die zweite. Erfüllen Sie beide, steht Ihr beruflicher Alltag auf einem stabilen Fundament und bricht nicht bei der kleinsten Änderung zusammen. Denn diese vermeintlich kleinen Dinge lauern wirklich überall – der PC fällt aus, es ist kein Strom mehr da, mehrere Kollegen sind auf einmal erkrankt zu Hause oder ein wichtiger Kunde kommt mit einem eiligen Termin und wirft Ihre gesamte Zeitplanung durcheinander. Genau solche Dinge brachten Ihre Pläne bisher immer ins Wanken? Dann sollten Sie jetzt unbedingt weiterlesen und die wichtigsten Tipps zur Kategorisierung von Aufgaben für sich herausziehen.

Entspannt in Tag mit Kategorisierung
Entspannt in den Tag starten dank Kategorisierung.

Was ist das Problem

Das Problem ist unser ganz normaler Alltag. Sicher kennen Sie folgende Situation: Beim Betreten des Büros wirft Ihnen die Kollegin noch vor dem Gruß eine echte Hiobsbotschaft entgegen: „Du musst heute die Kollegin vom Empfang vertreten und der Chef braucht die Ausarbeitung für Kunde Michels bis spätestens 11:00 Uhr auf seinem Schreibtisch!” Puh, noch vor dem ersten richtigen Kontakt mit Ihrem Arbeitsplatz wollen Sie gleich wieder die Heimreise antreten, weil das Chaos jetzt schon unbezwingbar erscheint. Bleiben Sie in Zukunft einfach ganz ruhig. Wenn Sie diesen Text bis zu Ende gelesen und meine praxiserprobten Tipps in der Hinterhand haben, bringt Sie ein solcher Start in den Tag künftig nicht mehr aus der Ruhe – der richtigen Kategorisierung von Aufgaben sei Dank.

So funktioniert es

Sehen Sie Ihre Zeit als kostbares Gut, das Sie nicht verschwenden dürfen. Unstrukturierte Prozesse ohne jegliche Kategorisierung gibt es leider zuhauf und genau die sind die schlimmsten Zeiträuber, wenn es einmal Schlag auf Schlag kommt. Ich kenne einige Tipps zur optimalen Kategorisierung in wichtig und unwichtig, die Ihnen mehr Ruhe und Gelassenheit geben können und ein effizientes Arbeiten auch in Stresssituationen ermöglichen.

Tipp 1: Planen Sie Ihre Aufgaben!

Es geht nichts über eine gute Planung. Gerade die Kategorisierung von Aufgaben ist wichtig, weil Sie sonst schnell den Überblick verlieren können und einfach irgendwo starten. Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages fünf Minuten Zeit. Diese fünf Minuten machen sich im Lauf der Woche wirklich mehrfach bezahlt. Schauen Sie sich alle anstehenden Termine und Aufgaben an, solche, die Sie aus E-Mails heraus erstellt haben, solche, die Sie anhand von Papierdokumenten einplanten und auch wiederkehrende Aufgaben. Priorisieren Sie und fragen Sie sich: Welche Aufgabe ist die wichtigste? Wenn Sie nur eine einzige Aufgabe am Tag schaffen würden, welche wäre das? Genau diese kategorisieren Sie nun als Priorität Nummer eins ein. Auch unvorhersehbare Zwischenfälle können dieser Priorität den Rang nicht ablaufen, weil Sie diese klar als wichtigste Aufgabe kategorisiert haben. Die wichtigsten Regeln zur sogenannten „25.000-$-Methode” können Sie hier ergänzend nachlesen.

Gute Kategorisierung mit Wochenplaenen
Gute Kategorisierung: Wochen- und Tagespläne sparen gleich mehrfach Zeit!

Tipp 2: Kategorisierung nach Aufwand

Sie kennen nun alle Ihre Aufgaben und Termine. Versehen Sie sie nun in Ihrer Planung mit einem Zeitaufwand. Wie lange wird die Aufgabe ungefähr dauern? Notieren Sie sich diese Zahl und multiplizieren Sie sie mit 1,5. So bringt Sie ein unvorhergesehener Mehraufwand nicht mehr aus dem Konzept und eine etwas zeitintensivere Aufgabe berührt die restliche Planung nicht. Auch die zuvor erwähnte eilige und am Anfang der Woche noch nicht bekannte Aufgabe findet so zügig einen Platz.

Tipp 3: Lassen Sie Puffer!

Kategorisierung ohne Puffer ist zum Scheitern verurteilt. Bedenken Sie, dass solche Situationen wie zu Beginn geschildert keine Ausnahme sind, sondern ganz normaler Alltag, wie er auch bei Ihnen sicher schon mehrfach in diesem Jahr vorgekommen ist. Planen Sie daher realistisch, aber unbedingt immer mit einem Puffer von etwa 40 bis 50 Prozent Aufgabenzeit. Und keine Sorge: Diese vermeintlichen Leerzeiten füllen sich im Lauf der Woche ganz von allein, haben aber den Vorteil, dass Sie genau dem ganz entspannt entgegensehen können.

Luft im Tagesplan mit Kategorisierung
Lassen Sie bei der Kategorisierung genug Luft im Tagesplan!

Darauf kommt es an

Kategorisieren heißt immer auch fokussieren. Fokussieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe, eben jene, die Priorität genießt. Nutzen Sie eine Aufgabenliste zusätzlich zu Ihrem Kalender und nicht den Kalender für beide Bereiche gemeinsam. So behalten Sie den Überblick, erleichtern sich die Planung Ihres Arbeitstages und werden zum echten Profi in der Kategorisierung von Aufgaben.

Kategorisierung von Aufgaben und Ordnung am Arbeitsplatz sind die zwei Säulen der Effizienz. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Egal, ob ein Termin verschoben, eine neue Aufgabe hinzukommt, oder Sie aufgrund von Krankheit Aufgaben mit in den nächsten Arbeitstag nehmen müssen: Sie behalten dank Ihrer klaren Tagesplanung immer den Überblick und können solchen verbalen Überfällen, wie ich sie zu Beginn des Textes geschildert hatte, gelassen entgegenblicken.

Kategorisierung bringt Gelassenheit
Kategorisierung bringt vor allem Gelassenheit für den Arbeitstag!

Und Sie?

Wie steht es um Ihr Zeitmanagement? Kategorisieren Sie bereits sinnvoll, oder brauchen Sie noch etwas Schützenhilfe? Neben diesem Text empfehle ich Ihnen meinen kostenlosen Download mit den besten Tipps fürs Zeitmanagement, den Sie hier kostenlos runterladen und gerne mit den Kollegen teilen können. Natürlich stehe ich Ihnen auch bei Fragen gerne zur Verfügung, oder berate Sie persönlich vor Ort. Kontaktieren Sie mich einfach unverbindlich.



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