Kalender teilen: Sharing is caring



Man muss nicht zwingend alles mit allen teilen: Auch wenn wir uns nach der Auffassung vieler Wirtschaftswissenschaftler auf dem Weg in eine Sharing Economy befinden gibt es dennoch Dinge, die wir gerne für uns behalten wollen - und auch sollten. Ihr Kalender gehört, jedenfalls wenn Sie in einem Team mit hohem Auftragsaufkommen und viel Abstimmungsbedarf arbeiten, allerdings eher nicht dazu.

Denn es kann mitunter sehr sinnvoll sein, den eigenen Kalender zu teilen. Nur ein Beispiel: Wir verlassen uns zwar mittlerweile sehr auf unser Smartphone und sind auch als Führungskräfte äußerst clever im Selbstmanagement – doch was passiert, wenn wir wieder einmal einen Termin in der tiefsten Provinz haben und kein Datenempfang auf dem Smartphone möglich ist? Nur wenn Sie Kalender teilen können Sie einen Ihrer Mitarbeiter anrufen, ob er oder sie einmal kurz für Sie ins System hineinschauen und die aktuellen Termine durchgeben kann.

Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen zu mehr Teamplay, Transparenz und reibungsloseren Abläufen am Arbeitsplatz verhelfen: Wenn Sie sich zum Kalender teilen entscheiden, haben Sie schon einen ersten großen Schritt in diese Richtung getan.

Kalender teilen macht das Team effizienter

Wissen, wo der Chef oder ein Mitarbeiter gerade sind, wie lange sich jemand noch im Termin befindet oder wie es um die zeitliche Auslastung des Teams oder einzelner Mitarbeiter in den nächsten Wochen bestellt ist kann für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheidend sein. Denn nur wenn der Einzelne gut und kontinuierlich über die Aktivitäten seines Teams informiert ist, kann das Team als schlagkräftiges Ganzes agieren.

Ich ermutige Sie daher ausdrücklich zum Kalender teilen mit Ihrem Team und legen Sie dies auch Ihren Mitarbeitern nahe. In welcher Detailstufe Sie Ihren Kalender teilen möchten entscheiden Sie dabei übrigens selbst – zumindest, wenn Sie Microsoft Outlook verwenden. Doch auch in anderen Systemen wie Google Calendar lassen sich unterschiedliche Freigabestufen für unterschiedliche Personen einstellen.

Kalender teilen in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist die weltweit meistgenutzte E-Mail- und Kalenderverwaltungssoftware und kommt in fast allen Büros zum Einsatz. Mit einigen, wenigen Handgriffen, die ich Ihnen bereits in einem anderen Artikel vorgestellt habe, können Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook teilen und so Ihre Kollegen an Ihren Terminen und Verabredungen teilhaben lassen.

Hier erkläre ich Ihnen, wie Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook einfach und sicher teilen können: Outlook-Kalender teilen und Berechtigungen erteilen. Natürlich halten wir noch viel mehr Tipps in unserem Blog zu Outlook und Kalenderdaten bereit, die Sie hier ganz einfach aufrufen können.

Kalender teilen mit Google Calendar

Auch wenn Sie beruflich Google Calendar nutzen, können Sie Ihren Kalender ganz einfach mit Kollegen teilen. Öffnen Sie dazu zunächst Google Calendar mit dem Browser an Ihrem PC oder Mac. Klicken Sie anschließend im Bereich “Meine Kalender” auf den Kalender, den Sie bearbeiten möchten. Normalerweise ist dies der Standardkalender, den Sie auch an Ihrer Google-Email-Adresse erkennen können.

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Klicken Sie anschließend auf “Diesen Kalender freigeben” und fügen Sie unter “Für bestimmte Personen freigeben” die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinzu, für die Sie den Kalender freigeben möchten. Hier können Sie beliebig viele Personen nacheinander mit ihren E-Mail-Adressen eintragen.

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Weisen Sie anschließend unter den “Berechtigungseinstellungen” aus dem Dropdown-Menü zu, welche Rechte an Ihrem Kalender Sie für wen freigeben möchten.

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Ähnlich wie bei Outlook können Sie nun festlegen, wer Änderungen vornehmen und die Freigabe verwalten darf, wer nur Termine ändern darf, wer Termindetails zu sehen bekommt aber nichts verändern darf und wer nur die Verfügbarkeit zu sehen bekommt, aber dann nicht weiß, in welchem Termin Sie sich gerade befinden.

Kalender teilen in anderen Systemen

In nahezu allen modernen EDV-Systemen, die Kalenderdaten verwalten, lassen sich Kalenderdaten austauschen. Hierzu wurden in der Informatik verschiedene Protokolle des Austauschs von Kalenderdaten entwickelt (z.B. CalDAV, WebDAV, vCalender, iCalendar usw.) deren Beschreibung hier allerdings den Rahmen sprengen würde.

Gemeinsam haben diese Protokolle, dass mit ihnen Kalenderdaten zu Verfügbarkeiten, Örtlichkeiten, Zeiten und Teilnehmern systemübergreifend ausgetauscht werden können. Standardmäßig werden solche Formate vor allem in der Wirtschafts-IT, an Börsen und in der Logistik verwendet. Mit gewissen Anpassungen, die in diesem Fall natürlich von IT-Experten oder unter Zuhilfenahme spezieller Online- oder Softwareclients erfolgen müssen, lassen sich nahezu alle Kalendersysteme miteinander verbinden. Natürlich ist dies vor allem für große Unternehmen und Konzerne interessant, aber auch ein mittelständisches Unternehmen, das einen Logistikpartner sucht, kann von solchen Lösungen profitieren.

Sharing is caring – vor allem mit den Kollegen. Boosten Sie Ihre Termin-Effizienz und teilen Sie Ihre Kalender. Klick um zu Tweeten

Den Kalender teilen macht Ihr Arbeitsleben einfacher

Wir bei tempus teilen unsere Kalender, natürlich mit den im Alltag erforderlichen Berechtigungen und Einschränkungen, im Team miteinander. So sind wir jederzeit darüber informiert, ob ein Kollege verfügbar ist oder sich gerade in einem Termin befindet. Wir wissen so, wie viele Termine er oder sie noch den Tag über haben wird und wie seine/ihre vorläufige Auslastung in der nächsten Woche sein wird.

Mich interessieren, wie immer am Ende eines Artikels, Ihre persönlichen Erfahrungen mit dem Thema Kalender teilen. Hat es Ihnen etwas gebracht, mehr Transparenz und Effizienz in Ihrem Alltag geschaffen? Oder hat es Sie oder Ihre Mitarbeiter gestört, dass andere über Ihre Termine Bescheid wussten? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar, eine Mail oder rufen Sie mich an und erfreuen Sie sich meiner ungeteilten Aufmerksamkeit.





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