Volle Kalender-Kontrolle



Die meisten haben sie, die wenigsten nutzen sie: Die Rede ist von der Outlook-Kalenderfunktion. Dabei könnte man sich die Büroarbeit in so vielerlei Hinsicht vereinfachen, wüsste man, welche Möglichkeiten Outlook überhaupt bietet. In meinem neuen kostenlosen E-Book habe ich Ihnen die 10 wichtigsten Tipps und Tricks zusammengefasst, wie Sie mithilfe des Outlook-Kalenders Ihren Büroalltag um ein Erhebliches effizienter gestalten können. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Termine und Besprechungen schneller und einfacher planen, organisieren und kommunizieren. Und das Beste: Auch Ihre Kollegen profitieren von diesem Wissen. Mit dem Resultat, dass mehr Gelassenheit ins Büro einkehrt.

Kalender-Kontrolle Schnelltest für Effizienz
Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz

Überblick behalten mit der überlagerten Kalenderansicht

Schon die eigenen Termine unter einen Hut zu bekommen, fällt oft nicht leicht. Noch komplizierter wird es allerdings, wenn man Überschneidungen mit privaten Terminen vermeiden will oder wenn man seinen Kalender mit den freigegebenen Kalendern der Kollegen oder des Chefs abgleichen möchte. Standardmäßig zeigt Outlook mehrere Kalender nebeneinander an – was ziemlich unübersichtlich ist. Hier habe ich einen super Tipp: Wählen Sie die überlagerte Ansicht aus, so zeigt Outlook die gewünschten Kalender und etwaige Termin-Überschneidungen sofort an. Im E-Book erkläre ich die einzelnen Schritte ganz genau. Mit nur wenigen Klicks und dem Setzen von nur einem Häkchen kann man sich die Wochenplanung extrem vereinfachen.

Kalender-Kontrolle Terminkalender Abbildung
Kalender-Kontrolle

Lassen Sie sich von Outlook erinnern!

Im täglichen Termin-Dschungel kann es durchaus passieren, dass man den einen oder anderen Termin auch einmal vergisst, selbst wenn man ihn sich im Kalender eingetragen hatte. Sehr unangenehm! Um so etwas zu vermeiden, gibt es bei Outlook eine Erinnerungsfunktion, die man bei jedem Termin individuell aktivieren kann. Ob eine Woche, einen Tag oder 10 Minuten – die Vorlaufzeit, wann Outlook Sie erinnern soll, können Sie dabei ganz nach Belieben selbst festlegen. Ich empfehle Ihnen jedoch, die Erinnerungsfunktion nur ganz gezielt einzusetzen. Denn nichts ist störender, als jede Viertelstunde durch den Alarm aus der Arbeit herausgerissen zu werden.

Legen Sie wiederkehrende Termine als Serien an!

Sei es der wöchentliche Jour fixe mit der Abteilung, die Führungskräfte-Versammlung einmal im Monat oder die jährliche Strategietagung – es gibt Termine, die regelmäßig wiederkehren. Mühsam ist es, diese immer wieder einzeln von Hand in den Kalender einzutragen. Outlook bietet hierfür eine geniale Lösung: Termine, die in regelmäßigen Abständen stattfinden, können als Terminserie angelegt werden. Und hierfür gibt es eine ganze Reihe an Möglichkeiten. So ist es zum Beispiel kein Problem, einen Termin für jeden Donnerstag, jeden 2. Dienstag alle drei Monate oder einmal im Jahr am ersten Montag im März festzulegen. Wer jetzt noch die Erinnerungsfunktion aktiviert, wird seine Termine nun garantiert nie wieder vergessen.

Kalender-Kontrolle durch Terminserien steuern
Volle Kalender-Kontrolle mit Terminserien

Mein neues E-Book „Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz“ steht Ihnen kostenlos zum Download bereit. Probieren Sie die 10 Tipps sofort aus. Sie werden sehen, wie viel Zeit Sie und Ihre Kollegen damit sparen. Weitere Tipps & Tricks gibt es auf meinem Blog www.buero-kaizen.de/blog.




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