Kalender für mehrere Personen einrichten – Was muss man beachten und wie geht man vor?

1. April 2020

1. Möglichkeit 1: Privaten Kalender freigeben
2. Privaten Kalender freigeben – Schritt für Schritt
3. Möglichkeit 2: Öffentlicher Kalender-Ordner
4. Öffentlicher Kalender-Ordner – Schritt für Schritt
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Heutzutage steht Teamwork in den meisten Unternehmen an erster Stelle. So können viele verschiedene Sicht- und Vorgehensweisen in ein Projekt eingebracht und die Stärken des Einzelnen besser eingesetzt werden. Ein gut eingespieltes Team arbeitet effizienter und zielorientierter als eine Einzelperson. Gegenseitige Absprachen und Meetings sind dabei natürlich unerlässlich.

Allerdings ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Vor allem wenn in einem Treffen neue Termine vereinbart wurden und jeder diese einzeln in seinen privaten oder beruflichen Kalender einträgt: Da sind Fehler vorprogrammiert. Um dem entgegenzuwirken, empfehlen wir die Verwendung eines einzigen Kalenders für das ganze Team. In diesem Text dreht sich alles um den Kalender, der in Outlook enthalten ist. Es gibt zwei verschiedene Arten, diesen für mehrere Personen zugänglich zu machen. Wir stellen Ihnen diese vor, damit auch Sie gleich mit Ihrem Team durchstarten können.

Möglichkeit 1: Privaten Kalender freigeben

Die erste Möglichkeit, die sich Ihnen bietet, um einen Kalender für mehrere Personen zugänglich zu machen liegt auf der Hand: einen privaten Kalender freigeben. Logischerweise muss hierbei im Vorhinein bereits ein Kalender bestehen. Im günstigsten Fall existiert eine E-Mail-Adresse in Outlook, die mit dem Projekt verbunden ist. Deren Outlook-Kalender kann dann für alle Teamtermine genutzt werden und für jedes Teammitglied freigegeben werden. Sie können aber auch einfach einen weiteren Kalender-Ordner in einem beliebigen Konto anlegen und diesen statt Ihres Standard-Kalenders freigeben. Wie Sie dabei genau vorgehen, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Privaten Kalender freigeben – Schritt für Schritt

Grundvoraussetzung für das Freigeben eines Kalenders ist, dass Sie über ein Exchange-, Office 365- oder Outlook.com-Konto verfügen. Ist diese erfüllt, befolgen Sie einfach diese Schritte:

Step 1: Gehen Sie zu Ihrem Kalender-Ordner und wählen Sie im Menü Start die Option Kalender freigeben aus.

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Klicken Sie hier auf Freigeben, um Ihren ausgewählten Kalender mit anderen Nutzern zu teilen.

Step 2: Über das Dropdownmenü wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten.
Step 3: Klicken Sie nun im geöffneten Dialogfeld auf Kalendereigenschaften und anschließend auf Hinzufügen.
Step 4: Jetzt können Sie entweder Kontakte aus Ihrem Adressbuch auswählen oder manuell E-Mailadressen eingeben, mit denen Sie den Kalender teilen möchten. Diesen Vorgang schließen Sie ab, indem Sie Benutzer hinzufügen und dann OK anklicken.
Step 5: Sie können nun noch spezielle Berechtigungen auswählen: Sie bestimmen, welcher Nutzer welche Berechtigungen in Bezug auf den Kalender besitzt. Dazu wählen Sie im Dialogfeld Kalendereigenschaften unter dem Reiter Berechtigungen den Namen oder die E-Mailadresse der jeweiligen Person aus und teilen ihr dann eine Detailebene zu. Anschließend bestätigen Sie das Ganze mit OK. Sie können wählen zwischen:

  • Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin
  • Kann Titel und Speicherorte anzeigen
  • Kann alle Details anzeigen
  • Kann bearbeiten
  • Delegieren
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Im Dialogfeld Kalendereigenschaften unter dem Reiter Berechtigungen können Sie auswählen, welche Befugnisse die einzelnen Personen haben.

Diese Berechtigungen sind nach Umfang der Befugnisse aufsteigend sortiert. So sieht jemand, der lediglich die erste Berechtigung besitzt nur, ob an diesem Tag ein Termin ansteht oder nicht. In der zweiten Stufe ist dann schon zu erkennen, um welchen Termin es sich genau handelt. Die dritte Stufe sieht alle Details des Termins, zum Beispiel in welchem Konferenzraum der Termin stattfindet und welche Punkte besprochen werden. Um den Termin bearbeiten zu können, benötigt man Stufe vier. Hier können dann zum Beispiel Terminverschiebungen oder Raumänderungen vorgenommen werden. Die letzte Stufe ermächtigt zum Delegieren von Terminen, sprich diese Person kann ihren Termin auch einer anderen Person zuordnen, damit sie für andere Dinge frei ist. Häufig nutzen diese Funktion Teamleiter, um den Arbeitsfluss optimal zu gestalten.

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Hier besitzt der Nutzer die Berechtigung Stufe zwei: Er kann Titel der Termine und den dazugehörigen Speicherort lesen, aber keine Änderungen vornehmen.

Jetzt haben Sie erfolgreich den Kalender für mehrere Personen freigegeben und die entsprechenden Berechtigungen verteilt. Die genannten Personen erhalten eine Freigabeeinladung per E-Mail. Sobald sie auf akzeptieren klicken, wird der freigegebene Kalender in der Kalenderliste angezeigt.

Natürlich können Sie auch jederzeit die einzelnen Berechtigungen verändern oder komplett entziehen. Dazu gehen Sie wieder auf Kalender, klicken auf Start und gelangen so zu dem Dialogfeld Kalendereigenschaften. In der Registerkarte Berechtigungen klicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und verändern dann entweder dessen Befugnisse oder Sie wählen Entfernen aus und bestätigen anschließend mit OK.

Hinweis: Wird Ihnen die Fehlermeldung „Dieser Kalender kann nicht freigegeben werden“ angezeigt, liegt das an einem der folgenden Gründe:

  • E-Mailadresse ist ungültig
  • E-Mailadresse ist eine Office 365 Gruppe
  • E-Mailadresse gehört externem Benutzer, der nicht zu Ihrer Organisation gehört

Möglichkeit 2: Öffentlicher Kalender-Ordner

Die zweite Möglichkeit, einen Kalender für mehrere Personen zugänglich zu machen, ist das Erstellen eines öffentlichen Kalender-Ordners. Dazu sollten Sie sich etwas mit öffentlichen Ordnern im Allgemeinen auskennen. Zudem sollten Sie zu Beginn folgendes beachten: Um öffentliche Ordner mit Outlook verwenden zu können, benötigen Sie einen Microsoft Exchange-Server und ein Exchange-E-Mailkonto. Haben Sie diese Bedingungen überprüft, sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Exchange-Administrator halten. Es kann vorkommen, dass öffentliche Ordner in Ihrer Organisation nicht zulässig sind oder spezielle Richtlinien für deren Verwendung vorliegen. Ist Ihnen die Verwendung gestattet aber noch kein öffentlicher Ordner auf oberster Ebene vorhanden, so muss der Administrator diesen erst erstellen. Danach können Sie mit den folgenden Schritten loslegen.

Öffentlicher Kalender-Ordner – Schritt für Schritt

Step 1: Wenn Sie sehen, dass der Ordner auf oberster Ebene verfügbar ist, so drücken Sie STRG + 6, um Öffentliche Ordner im Ordnerbereich anzuzeigen.
Step 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffentliche Ordner und dann auf Neuer Ordner.
Step 3: Im geöffneten Dialogfenster können Sie nun Ihren Ordner benennen und auswählen, welche Elemente dieser enthalten soll. Da es hier um eine Kalenderfreigabe geht, wählen Sie Kalender aus und bestätigen anschließend mit OK.

Sie können nun mit einem Rechtsklick auf den öffentlichen Ordner Eigenschaften auswählen. Unter dem Reiter Berechtigungen können Sie bestimmte Befugnisse bestimmten Nutzern zuteilen. Gehen Sie dazu genauso vor, wie es in der oberen Anleitung „Private Kalender freigeben“ unter Step 5 beschrieben ist.

Sie haben erfolgreich einen Kalender für mehrere Personen freigegeben und die entsprechenden Berechtigungen verteilt. Einer optimalen Teamarbeit steht nun aus Kalendersicht nichts mehr im Weg.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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