Alles ganz einfach: Die Kaizen Definition



„Kaizen, das kommt doch aus der Autoindustrie?“ Ja, das stimmt. „So eine japanische Methode?“ Ja, stimmt auch.

Die wörtliche Übersetzung bedeutet: Kai – Wandel. Zen – zum Besseren. Kaizen bedeutet also, Veränderung zum Besseren. Kaizen ist ursprünglich eine japanische Philosophie. Als Managementkonzept wurde Kaizen nach dem 2. Weltkrieg von dem japanischen Autohersteller Toyota entwickelt. Kern des Konzepts ist die Einbeziehung der Mitarbeiter in den ständigen Wandel, die Entwicklung ihrer Kompetenzen sowie verschiedene systematische Methoden. Das Unternehmen erzielte seitdem beträchtliches Wachstum und arbeitet noch heute damit.

Der Gedanke dahinter: Nichts ist perfekt, das Leben befindet sich ständig im schrittweisen Wandel und deshalb ist das Potential zur Verbesserung unendlich. Ich habe diese Methode in der Industrie kennengelernt und für die Anwendung im Büro etabliert. Die Kaizen Definition beinhaltet fünf praktikable Werkzeuge, im Japanischen die 5S-Methode, die ich Ihnen hier kurz vorstellen möchte, weil ich von der einfachen Anwendung und der nachhaltigen Wirkung immer wieder begeistert bin.

Weg damit

„Das kann man noch gebrauchen“, denken wir manchmal und bewahren Dinge auf, die halb kaputt sind oder als Zubehör zu keinem Gerät mehr passen. Auch Kataloge, Prospekte und uralte Zeitschriften sammeln sich in manch einem Büro. Mit der Zeit geraten all diese Dinge in Vergessenheit: Aus den Augen, aus dem Sinn. Nur manchmal blitzt der Gedanke auf: „Ich müsste mal ausräumen, Platz schaffen…“ Doch das Tagesgeschäft ruft und nichts passiert.

Dinge, die wir nicht mehr benötigen oder gebrauchen können, beanspruchen Platz und erschweren die Übersicht. Wir benötigen mehr Zeit, um etwas zu finden; das hemmt den Arbeitsfluss und macht uns unzufrieden.

In der Kaizen Definition heißt der erste Schritt: „Seiri“ – Ordnung schaffen. Also heißt es: Ausräumen, wegwerfen, weitergeben:

  • Sortieren Sie alte Zeitschriften, Prospekte und sonstige Papierunterlagen aus, die nicht mehr benötigt werden.
  • Geben Sie Bürogeräte, die Sie doppelt haben, an Kollegen weiter.
  • Entsorgen Sie defekte Bürowerkzeuge.
  • Wenn Sie sich nicht entscheiden können: Legen Sie einen Karton an, der Dinge aufnimmt, die Sie „vielleicht“ entsorgen wollen. Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an und platzieren es in einer Mappe. Beschriften Sie den Karton mit einer Nummer und einem „Verfallsdatum“.

Tipp: Die Vorlage für ein entsprechendes Etikett finden Sie in unserem Downloadcenter.

  • Platzieren Sie den Karton im Archiv oder im Keller.

Das Ausräumen und Aussortieren kann eine Teamaufgabe sein. Schauen Sie mal in meinem

Kurz-Film-Tipp: In diesem Video sehen Sie, wie ich bei meinen Kunden an das Ausräumen herangehe.

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Die Kaizen Definition: Der 1. Schritt ist das Ausräumen.

 

Der Heimathafen

Wenn Sie nun alles Überflüssige aus dem Büro entfernt haben, geht es an die Neuorganisation. Die Kaizen Definition besagt: Jedes Ding hat seinen Platz. Dann nämlich wandert es fast wie von Zauberhand immer wieder dorthin. Dieser Schritt heißt im Japanischen „Seiton“ – Ordnungsliebe. Mit folgenden Überlegungen finden Sie für jedes Ding seine Heimat:

  • Alles, was Sie täglich benötigen, findet seinen Platz im Schreibtisch.
  • Was Sie öfter benötigen, bringen Sie im Büroschrank oder im Regal unter.
  • Was Sie selten benötigen oder gemeinsam mit anderen Kollegen nutzen, lagert in einem anderen Raum.

Praxis-Tipp für gemeinsam genutzte Dinge: Wie die Neuorganisation Ihres Büros gelingt und welche Mittel die Orientierung erleichtern, lesen Sie in meinem Artikel Lust auf was Neues.

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Ordnungsliebe: Die Kaizen Definition beinhaltet, dass jedes Ding seine Heimat hat.

Sauberkeit ist eine Zier

Wenn alles im Wandel ist, wie es die Kaizen-Philosophie sagt, dann ist auch die nun geschaffene Ordnung nicht starr. Das bedeutet einerseits, dass sie ständig verbessert werden kann. Was sich bewährt, wird beibehalten, anders wird schrittweise weiter verändert.

Doch der Wandel der Ordnung heißt auch: Sie muss gepflegt werden. In der Kaizen Definition heißt diese Pflege „Seiso“ – Sauberkeit am Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass jedes Ding nach Gebrauch wieder auf seinen Platz kommt. Dabei helfen zum Beispiel Beschriftungen und farbliche Akzente.

Ein einfaches Mittel, um Ordner mit einem Griff wieder an ihren Platz zu stellen, ist das Klebeband. Einmal diagonal über alle Ordnerrücken geklebt, zwischen den Ordnern durchgetrennt – fertig. Und so sieht es dann aus:

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Halte deinen Arbeitsplatz ordentlich, sagt die Kaizen Definition. Einfache Mittel helfen dabei.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier

Gewohnheiten sind automatisierte Handlungen. Oft sprechen wir von „schlechten Gewohnheiten“, wenn es zum Beispiel um den Gebrauch von Genussmitteln geht. Doch es gibt auch gute Gewohnheiten; solche, die uns das Leben erleichtern. Die einmal geschaffene Ordnung beizubehalten, ist so eine gute Gewohnheit. Im Japanischen heißt dieser Schritt „Seiketsu“ – persönlicher Ordnungssinn durch Festlegen von Standards.

Aha, denken Sie jetzt vielleicht – also hier ist der Haken: Einheitsbrei, starre Vorschriften und unflexible Regelungen. Doch das ist mit diesem Teil der Kaizen Definition nicht gemeint. Hinter der Idee, Standards einzuführen, steckt der Gedanke, dass sich Abläufe damit vereinfachen lassen. Nicht nur im eigenen Büro, sondern auch innerhalb der Abteilung. Wenn zum Beispiel die Ablageregeln auf allen Arbeitsplätzen gleich sind, gibt es keine Schwierigkeiten, wenn jemand vertretungsweise am anderen Arbeitsplatz einspringt.

Die Kaizen Definition beinhaltet, dass die Mitarbeiter in den Prozess mit einbezogen werden. Denn ohne deren Mitwirken kann kein noch so ausgeklügeltes System funktionieren. Deshalb sind Regeln im Kaizen nicht starr und dogmatisch, sondern werden als Spielregeln vereinbart. Stellt sich heraus, dass für einige diese Regeln nicht funktionieren, wird nach dem Grund gesucht und eine Verbesserung vorgenommen.

In unserem Downloadcenter finden Sie viele Beispiele für Spielregeln am Arbeitsplatz und in der Teeküche. Um sich mit dem Entwickeln und Einsatz von Spielregeln noch mehr vertraut zu machen, empfehle ich Ihnen

Lese-Tipp: Wie Sie Ihren Büroalltag mit fairen Spielregeln aus dem Abseits holen, zeige ich Ihnen in diesem Artikel. Sie erfahren, warum Spielregeln Teamwork sind, lernen praktische Beispiele kennen und erfahren, was passiert, wenn alle an einem Strang ziehen.

Ziel und Zweck von Kaizen ist es, dass wir mit entspannter Arbeit erfolgreich sind, anstatt mit härterer Arbeit. Deshalb habe ich den Büro Kaizen Workflow entwickelt. Mit diesem Tool haben Sie einen Masterplan für Ihren Büroalltag zur Verfügung, der sofortige Wirkung zeigt. Hier geht’s zur kostenlosen Anforderung des Büroalltag-Masterplans.

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Ganz im Sinne der Kaizen Definition: Der Büro Kaizen Workflow.

Dabei bleiben

Menschen sind keine Maschinen und ohne Motivation und Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter hält keine Ordnung lange an. Deshalb richtet sich die letzte Regel der Kaizen Definition direkt an die Einstellung der Mitarbeiter: Shitsuke – Disziplin.

Disziplin ist ein umstrittener Begriff. Er klingt in manchen Ohren nach nichts als Zwang und Drill. Doch im positiven Sinne ist sie als Selbstdisziplin im Alltag hilfreich. Wie beim Autofahren braucht das Aneignen neuer Strategien zunächst Motivation, Einsicht und Selbstdisziplin. Nach einiger Zeit der Praxis ist das Erlernte „in Fleisch und Blut übergegangen“ und wird automatisiert ausgeführt.

Die dafür nötige Motivation speist sich im Arbeitsleben aus verschiedenen Quellen. Zieht das Team an einem Strang? Werden Verbesserungsvorschläge ernstgenommen und wenn möglich ausgeführt? Wie steht es um die Anerkennung für die gebrachte Leistung? Im Kaizen werden Mitarbeiter als Mitunternehmer gesehen – woran können sie das erkennen? Auf diese und andere Fragen finde ich Antworten in meinem

Lese-Tipp: In meinem Artikel Einer für alle, alle für einen zeige ich Ihnen, wie die Identifikation im Büro funktioniert und neue Mitarbeiter vom ersten Tag mit ins Boot geholt werden können.

Die Kaizen Definition ist nah am Arbeitsleben, deshalb gefällt sie mir so gut. Ich habe im Laufe der Jahre immer wieder erlebt, wie Unternehmen und ihre Mitarbeiter regelrecht aufblühen, sobald Prozesse nach Kaizen gestaltet werden. Dabei findet jedes Unternehmen seinen eigenen Weg und geht ihn – ganz im Sinne von Kaizen – in kleinen Schritten.

Und Sie?

Wie ist Ihre Erfahrung mit den Inhalten der Kaizen Definition? Was hat sich bewährt, wo sehen Sie noch Potential? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Wenn ich beim Erzählen über Kaizen ins Schwäbische verfalle, klingt das so: Kaizen, anstatt Koi Sinn. Weil das bei den Zuhörern gut ankommt und sie gleich verstehen, was ich meine, habe ich einen Artikel danach benannt. Hier habe ich Tipps für die Ordnung und die Mitarbeitermotivation zusammengestellt.

Die Kaizen Definition bietet auch Hilfsmittel, um das eigene Unternehmen punktgenau einzuschätzen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie in wenigen Minuten das Einsparungspotenzial in Ihrem Unternehmen aufspüren:

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Potential aufspüren mit Hilfe der Kaizen Definition.

Ein wichtiger Punkt von Kaizen ist der Umgang mit Fehlern. Die Kaizen-Philosophie geht davon aus, dass Fehler nützliche Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten sind. Doch in vielen Unternehmen besteht noch immer der Drang nach Perfektionismus. Darauf gehe ich ein in meinem Artikel Perfektionismus ade – Fehler als Chance zur Verbesserung.





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