Wenn der Klaus einfach nicht aufhören will: drei Tipps für ein effizientes, konstruktives Jour Fixe Meeting



Bei dem Wort „Jour Fixe Meeting“ sträuben sich vielen die Haare – Besprechungen jeder Art haben nun einmal einen sehr schlechten Ruf. Und das völlig zu recht. Doch sind sie unumgänglich, um die Kommunikation im Unternehmen aufrechtzuerhalten, um Projekte weiterzuentwickeln und abzuschließen, um wichtige Themen gemeinsam zu besprechen, um auch Kritik zu üben und Prozesse zu optimieren.

Was ist das Problem

Jour Fixe Meetings laufen meist nach immer demselben Muster ab: alle sind pünktlich da, sitzen gelangweilt im Stuhl, gähnen, trinken den ersten Kaffee und essen die leckersten Snacks zuerst weg. Dann kommt Klaus, wie immer zu spät. Das Meeting beginnt, ein Thema nach dem anderen wird abgehakt, Klaus hat sich wieder nicht vorbereitet, niemand versteht, was er sagen will, aber er redet und redet und redet. Und dann ist der Kaffee alle.

Irgendwann ist das Meeting vorbei und alle fragen sich: Wieso musste das jetzt wieder sein? So viel Zeitverschwendung! Doch das könnte alles auch ganz anders laufen.

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Dieses Gefühl kennen alle bei Jour Fixe Meetings: Wenn doch der Klaus endlich mal zum Ende käme!

So funktioniert es

Um Ihre Jour Fixe Meetings effektiv, informativ, konstruktiv, knackig und für alle erträglich zu gestalten, braucht es gar nicht viel. Allerdings muss am Anfang überhaupt erst einmal die Erkenntnis stehen, dass es so nicht weitergehen kann. Und dann braucht es jemanden, die oder der die Veränderungen in die Hand nimmt und frischen Wind in diese Besprechungen bringt. Ich gebe Ihnen ein paar Tipps, die für den Anfang schon sehr viel ausrichten können.

1. Tipp:

Dass Klaus so schlecht vorbereitet ist, ist Alltag, sollte aber nicht so sein. Schon aus Respekt vor seiner Arbeitgeberin und den anderen Teilnehmenden, die ihre kostbare Arbeitszeit nicht mit „Ja, das weiß ich jetzt grad nicht, aber …“ und „Ach, das hab ich jetzt auch nicht dabei“ vertun wollen.

Das Beste wäre, wenn alle, die ein Thema auf der Tagesordnung haben, sich die Vorbereitung auf das Jour Fixe Meeting in den Tagesplan eintragen. Denn es passiert sonst viel zu schnell, dass jemand sagt: „Hast du nicht gerade Jour Fixe Meeting?“ und man panisch irgendwelche Papiere zusammenschaufelt und zum Meeting rennt.

Wenn Sie sich am Tag vorher genügend Zeit für eine Vorbereitung einplanen, können Sie nicht nur schon einmal ausformulieren, was genau Sie vortragen möchten. Sie können sich auch eine Strategie überlegen, wie Sie Ihr Thema den Kollegen und der Chefin überzeugend darstellen können. Und Sie haben dann noch genügend Zeit, um eine Liste, eine Grafik oder anderes, das Sie zur Information zeigen oder verteilen möchten, zusammenzustellen.

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2. Tipp:

Diese Materialien sind oft unübersichtlich und unverständlich, weil einfach nur ein Original kopiert wurde. Doch wäre es nicht sinnvoller, den entscheidenden Satz aus der E-Mail des Kunden X zu nehmen, anstatt seine zweiseitige E-Mail an alle zu verteilen?

Sie sollten Ihre Materialien gut aufbereiten – und zwar so, dass alle Teilnehmenden am Jour Fixe Meeting sie auf Anhieb verstehen und Ihnen dann weiter zuhören können. Denn geben Sie ihnen zwei Seiten E-Mail zu lesen, wette ich mit Ihnen, dass die Hälfte der Anwesenden erst einmal die zwei Seiten E-Mail liest und Ihnen nicht mehr zuhört.

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Bringen Sie eine ganze Mappe mit, hören Ihnen die, die die Mappe lesen, nicht mehr zu.

Ob Sie eine kurze PowerPoint-Präsentation geben oder Informationen auf Papier verteilen: bereiten Sie sie immer mit den Empfängern im Kopf vor. Die müssen ja verstehen, was Ihr Anliegen ist, welches Ihre Vorschläge sind und wie sie umzusetzen wären. Je besser Sie das präsentieren können, desto effektiver wird auch das Jour Fixe Meeting.

3. Tipp:

Wenn der Klaus erst einmal anfängt zu reden, lehnen sich alle gemütlich zurück, verschränken die Arme und überlegen, was es wohl zu Mittag geben wird. Denn alle wissen: der Klaus kann endlos labern, und das macht er auch gerne, aber was Wichtiges ist fast nie dabei. Und wenn doch, dann hat's die Susi bestimmt im Protokoll vermerkt. Kann man dann ja nachlesen. Und so nickt einer nach dem anderen weg und wacht leider auch nicht mehr so richtig auf, wenn es an die wichtigen Themen geht. Das Jour Fixe Meeting war dann mal wieder umsonst.

Verstehen Sie mich nicht falsch: ich finde bequeme Stühle äußerst wichtig. Aber ich bin auch dafür, dass Jour Fixe Meetings effektiv ablaufen, und dass der Klaus wenig Gelegenheit bekommt, sich wieder in langen, inhaltsleeren Vorträgen auszubreiten.

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Ein Jour Fixe Meeting kann viel effektiver sein, wenn Sie es im Stehen abhalten.

Deshalb gebe ich Ihnen meinen Effektivitäts-Geheimtipp für Jour Fixe Meetings: versuchen Sie's mal im Stehen! Doch, im Ernst, das funktioniert super. Denn wenn der Klaus so lange stehen muss und vor sich die wachen, zunehmend genervten Gesichter sieht, dann fasst er sich automatisch kürzer als wenn er selbst gemütlich sitzen und vor lauter dösenden Leuten dozieren kann. Und es hat auch niemand anders Lust, anderthalb Stunden zu stehen, nur um dem Klaus zuzuhören.

Darauf kommt es an

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt – es kommt tatsächlich darauf an, dass Sie herausfinden, wo genau eigentlich die Haken bei Ihren Jour Fixe Meetings sind. Was macht sie so unerträglich – liegt es wirklich nur am fehlenden Kaffee? Oder sind es die ständigen Zwischenrufe einiger Kollegen, die alles verlangsamen? Ist es die mangelhafte Vorbereitung? Die fehlende Tagesordnung? Die schlimmen Grafiken? Die Uhrzeit? Der Sauerstoffmangel? Das Geschwätz von Klaus? Die unfaire Redeverteilung? Oder hätte das Meeting nicht doch besser am Tag vorher gut geplant werden müssen? Schließlich besagt eine alte Weisheit: je besser die Vorbereitung, desto kürzer das Meeting.

Wenn Sie die Faktoren identifiziert haben, sollten Sie neue Regeln für Jour Fixe Meetings einführen. Denn Sie treffen sich zu oft, um diese Ineffizienz dauerhaft zu akzeptieren.

Was der Tipp bewirkt

Der Klaus wird nicht sofort damit aufhören, zu spät zu kommen, unvorbereitet zu sein und viel zu lange zu reden. Aber er wird erkennen, dass die anderen ihn in puncto Effizienz bald abgehängt haben. Dass die anderen ihre Anliegen viel besser anbringen und eine höhere Rate der Zustimmung und Umsetzung ihrer Vorschläge verzeichnen können. Er wird erkennen, dass niemand mehr seinem Geschwätz zuhören will und dass er sich nur noch Gehör verschaffen kann, wenn er sich kurz fasst und perfekt vorbereitet ist.

Falls das mit dem Klaus aber doch länger dauert als erhofft, habe ich hier ein paar Tipps für Ihre Susi, damit das Protokoll für die anderen möglichst informativ ist.

Extra-Tipp

Sorgen Sie dafür, dass das Jour Fixe Meeting moderiert wird. Denn von selbst wird der Klaus vielleicht nie aufhören zu reden – es muss ihn jemand begleiten, ermahnen und immer wieder zum Thema zurückführen. Jemand muss die Tagesordnung einhalten und dafür sorgen, dass auch die, die sonst nicht zu Wort kommen, zum Sprechen aufgefordert und nicht unterbrochen oder mit unnötigen Zwischenrufen aus dem Takt oder zum Schweigen gebracht werden.

Die Moderation eines Jour Fixe Meetings ist deshalb nicht nur jemand, die oder der sagt: „So, jetzt zum nächsten Thema.“ Es muss eine Person sein, die eingreift, wenn es vom Thema weggeht, die allen genügend Sprechzeit einräumt, die Unnötiges außen vor hält und dafür sorgt, dass auch der Zeitablauf effektiv wird.

Und Sie?

Effektivität ist ein wunder Punkt in vielen Unternehmen. Wir können Ihnen helfen, nicht nur Ihr Jour Fixe Meeting auf Zack zu bringen, sondern die Effizienz in Ihrem Unternehmen um bis zu 20% zu steigern. Wir beraten Sie und führen diese Schritte aktiv mit Ihnen durch. Fragen Sie uns gerne!

Wenn Sie aber erst einmal für sich ausprobieren wollen, was Büro-Kaizen® für Sie tun kann, dann machen Sie gerne einmal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort gebe ich Ihnen zahlreiche Tipps, wie Sie Ihre Effizienz auch in anderen Bereichen Ihrer Arbeit erhöhen können.

Und sollten Sie Klaus heißen und sich sehr kurz fassen können und niemandes Nerven strapazieren: nehmen Sie es mir bitte nicht übel – Sie sind mit diesem Artikel natürlich nicht persönlich gemeint! Aber Sie kennen doch ganz gewiss eine Petra, einen Martin, einen Leon oder eine Heidi, die so sind, nicht?





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