Alternative Tools wie Slack oder Microsoft Teams wurden von den meisten als überflüssig bewertet. Als schließlich nahezu jeder Büroangestellte ab März 2020 für eine gewisse Zeit von zuhause aus arbeitete, verbreiteten sich diese Programme jedoch rasch – sie wurden genutzt und schnell zur Selbstverständlichkeit.
Viele möchten gerade Microsoft Teams heute nicht mehr missen, auch nicht von unterwegs. Und warum auch? Teams gibt es schließlich auch für iOS-Geräte.
Wie Sie die iPhone Teams App auf dem Telefon installieren, einrichten und nutzen, erfahren Sie in diesem Text.
iPhone Teams – was kann die App von Microsoft?
Bevor wir zur App kommen, wollen wir erst einmal klären, was Microsoft Teams alles kann – schließlich nutzen viele Menschen das Programm als Client auf dem Rechner. Da die Beschreibung den Rahmen an dieser Stelle sprengen würde, bitten wir Sie, den entsprechenden Bericht gesondert zu lesen. Der Funktionsumfang der App steht jenem des Desktop-Tools allerdings in nichts nach. Man kann Microsoft Teams am besten mit Skype for Business vergleichen, mit dem Unterschied, dass diese Skype-Version nur nutzbar ist, wenn man sie abonniert.
Kurz gesagt können Sie mit der Microsoft Teams App Gruppen mit Kollegen erstellen, über diese Gruppen per Chat kommunizieren (per Text, Audio-Call und Videotelefonie) und sich gegenseitig Dokumente senden – entweder in der Gruppe oder unter vier Augen.
Wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen, können Sie über „Invite others“ Kontakte in Ihr Team einladen. Es ist aber auch kein Problem, das zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen, das geht im Menü der App über „Personen einladen“.
Microsoft Teams gibt es kostenlos, als Client oder Webversion – doch nur, wer Microsoft 365 (vormals Office 365) abonniert hat, bekommt den vollen Zugriff auf sämtliche Features bei Teams. Das Programm ist ein fixer Bestandteil der Versionen Office 365 Business Essentials, Business Premium und Enterprise E1, E3 und E5. Von Anfang März bis Anfang September 2020 stellt Microsoft das Tool kostenlos zur Verfügung.
Laden Sie die App einfach im App Store herunter. Bei der Anmeldung verwenden Sie einfach Ihr Microsoft-Konto. Wenn Sie die Zugangsinformationen nicht zur Hand haben, fragen Sie am besten den IT-Administrator in Ihrem Unternehmen.
Mit dem iPhone Teams gründen
Der Name sagt es bereits: Die Nutzung der Teams App ist überflüssig, wenn Sie keinem Team angehören oder selbst eines gegründet haben. Wenn Sie das beim ersten Start der App noch nicht erledigt haben, können Sie das leicht nachholen. Gehen Sie dazu in der App unten links auf den Button „Aktivität“ – solange Sie kein Team zusammengestellt haben und keinem angehören, können Sie mit Teams auch noch nicht gearbeitet haben. Dementsprechend sind hier noch keine Benachrichtigungen zu sehen, dafür der Button „Personen einladen.“ Dasselbe gilt für den Button „Chat“. Solange auch dieses Feld leer ist und Sie in keinem Team sind, sehen Sie hier den Einladungsbutton.
Alternativ tippen Sie oben links neben der Lupe auf das Menü und anschließend auch hier auf „Personen einladen“. Wenn Sie das tun, erscheint am unteren Rand des Displays ein Pop-up. Sie können die Einladung nun teilen (etwa über SMS, WhatsApp, Xing, LinkedIn, Threema, Outlook – je nachdem welche Apps Sie installiert haben) oder manuell eine Mailadresse eingeben. Wenn Sie rechts oben auf das Symbol mit dem Pluszeichen tippen, können Sie ebenfalls Kontakte in Ihr Team einladen.
Chats, Dateien austauschen, Videokonferenzen mit der iPhone Teams App
Sobald Sie ein Team um sich geschart haben, kann es losgehen. Zu Beginn prüfen Sie am besten, ob die Gruppe vollständig ist, indem Sie auf Teams gehen, dann über die drei Punkte das Menü „Mitglieder verwalten“ antippen und dort alle Teampersonen in der Liste sehen.
Dann legen Sie direkt los und probieren die Chat-Funktion aus. Einen Punktabzug gibt es beim ersten Chat für die Eingabe der Teilnehmer – diese müssen Sie manuell und einzeln vornehmen. Es ist nicht möglich, das Team als Gesamtes zum Adressaten zu machen. Das ist umständlicher, als es eigentlich sein müsste. Doch sobald Sie einen Chat für diesen Personenkreis etabliert haben, bleibt diese Chatgruppe auch so bestehen.
Über die Buttons unter dem Textfeld können Sie verwalten, welche Attachments Sie der Nachricht hinzufügen wollen. Das gilt natürlich für alle Teammitglieder. Wenn Sie die OneDrive App auf dem iPhone installiert haben, dann können Sie die dort gespeicherten Dateien und Dokumente hochladen und an die Chatgruppe versenden. Selbstverständlich können Sie aber auch lokal gespeicherte Objekte verschicken.
Oft ist der schnelle Austausch per Chat nicht zielführend und ein Video-Call unausweichlich. Den können Sie mit Teams ebenfalls etablieren. Tippen Sie in der unteren Leiste auf die drei Punkte, dort wählen Sie „Anrufe“ und tippen schließlich rechts oben auf den Telefonhörer mit dem Pluszeichen. Nun geben Sie – genauso wie beim ersten Chat – die Teilnehmer manuell ein und tippen anschließend auf das Telefonsymbol.
Bevor Sie den ersten Video-Call anwählen, stellen Sie in den Einstellungen des iPhone sicher, dass die Microsoft Teams App auf die Kamera und das Mikrofon zugreifen darf. Damit die anderen Teilnehmer Sie sehen können, müssen Sie zu Beginn des Calls die Kamera noch einmal gesondert freigeben (im Bild links unten zu sehen).
Besprechungen mit Teams anberaumen
Um ein Onlinemeeting via iPhone einzuberufen, müssen Sie nicht umständlich Outlook bemühen und Einladungen per Mail versenden. Die iPhone Teams App hat nämlich alles an Bord, um eine Besprechung zu organisieren und die gewünschten Teilnehmer über den Zeitpunkt des Onlinemeetings in Teams zu informieren.
Ist das Meeting erstellt und der Zeitpunkt gekommen, den Videocall zu eröffnen, müssen Sie in den Besprechungsdetails lediglich auf „Teilnehmen“ tippen – und schon öffnet sich das Videofenster (Kamera und Mikrofon müssen aktiviert sein).
Versteckte Features
Alle Apps haben dasselbe Problem: mangelnden Platz, was die Darstellung von Funktionen angeht. Das ist auch bei Microsoft Teams für iPhone nicht anders. So können Sie zum Beispiel Ihren Status einstellen, indem Sie auf das Menü tippen (die drei Querstreifen links oben) und dort „Statusmeldung festlegen“ wählen. Im nächsten Fenster haben Sie 280 Zeichen für diese Statusmeldung zur Verfügung. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich Mitteilungen durch die App schicken zu lassen, wenn andere Ihnen eine Nachricht senden.
Mit der Lupe fahnden Sie nach Kontakten oder Dateien, die als in Chats als Attachments angehängt worden sind. Im Menü ist zudem die Option „Neuigkeiten“ integriert. Dort informiert der Hersteller über Neuerungen, wenn Microsoft Teams ein Update erhalten hat. Dort werden immer auch einige Tipps, Kniffe und allerlei wissenswerte Dinge rund um die App beschrieben.
