iPhone Outlook App – wie man mit dem iPhone Outlook mobil und überall nutzen kann: Emails, Kalender, Suchfunktion

5. Juni 2020

Seit gut zwei Jahrzehnten ist die Email das wohl meistgenutzte Medium in der Kommunikation – zumindest im beruflichen Bereich. Sicher, längst haben Tools wie Slack oder andere Messenger ein wenig aufgeschlossen, doch noch immer sind Emails durch nichts zu ersetzen. Der Haken bei der Sache, wenn Outlook als Desktop-Client genutzt wird, also als auf dem Notebook fest installiertes Programm: Wer unterwegs ist, kann ohne WLAN-Verbindung keine Mail abrufen. Zum Beispiel im Zug, wo entgegen der Versprechen der Bahn die Internetverbindung alles andere als stabil oder zuverlässig ist.

Nun gibt es zwar die Option, mit dem iPhone einen persönlichen Hotspot zu erzeugen und das Notebook mit dem Smartphone zu koppeln. Gelingt das, dann können Sie mit dem Rechner im Internet surfen oder eben Ihre Mails abrufen. Allerdings geht das natürlich zu Lasten des – in der Regel begrenzten – mobilen Datenvolumens. Und es funktioniert auch nur dann recht gut, wenn Sie mit dem iPhone LTE-Empfang haben; im 3G-Netz dauert das Abrufen einer Mail mit Anhang oder das Laden einer Website ziemlich lange.

Bleibt noch eine Möglichkeit: Outlook als iPhone-App! Das Programm ist natürlich nicht so umfangreich wie der Client, doch für den mobilen Gebrauch mehr als ausreichend. Weil die mobile Anwendung genau wie die Windows-Variante von Microsoft entwickelt worden ist, harmonieren die beiden Versionen sehr gut miteinander.

iPhone: Outlook herunterladen und einrichten

Bevor wir Ihnen die App und ihre Funktionen näher vorstellen, sollten Sie sie erst einmal herunterladen. Hierfür empfehlen wir den App Store auf dem iPhone selbst, das ist die schnellste Variante. Im Gegensatz zur Vollversion, die Sie auf dem Rechner benutzen, ist die iPhone Outlook App völlig kostenlos. Wenn Sie eine gute Internetverbindung bzw. ein gutes WLAN haben, ist die App in wenigen Sekunden heruntergeladen.

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So sieht das Display Ihres iPhone aus, wenn Sie die Outlook App von Microsoft starten.

Die Einrichtung der App ist ebenfalls schnell erledigt. Geben Sie einfach Ihre Anmeldedaten für die Mailadresse ein – und schon können Sie im Prinzip loslegen. Zunächst einmal aber synchronisiert sich der Posteingang der App mit dem Posteingang des Servers, das kann je nach Anzahl der Nachrichten schon mal ein Weilchen dauern.

Posteingang und Emails schreiben

Sie sollten abwarten mit der Nutzung der App, bis die Synchronisation der Mails fertig ist. Sobald die Nachrichten jedoch in die App geladen wurden, steht der Beantwortung von Emails oder das Verfassen neuer Nachrichten nichts mehr im Wege.

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Ihr Posteingang, nachdem die Outlook App sich mit dem Posteingangsserver synchronisiert hat. Sobald diese Mails in die App geladen worden sind, können Sie Outlook für iPhone nutzen.

Bestimmt nutzen Sie auf dem Rechner die Möglichkeit, in Outlook verschiedene Ordner anzulegen. Mit der iPhone Outlook App geht das allerdings leider nicht. Die im Client angelegten Ordner können auch nicht importiert werden.
Um eine neue Email zu verfassen, muss die Outlook App den Empfänger kennen. Wenn sich eine Nachricht des Empfängers im Posteingang befindet, dann findet der Mailassistent beim Verfassen einer komplett neuen Nachricht den Adressaten, der Name taucht dann in einer Liste mit Vorschlägen auf. So müssen Sie nicht auf eine womöglich veraltete Nachricht antworten. Sie möchten Kontakte vom Outlook-Client auf das iPhone übertragen? Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie das funktioniert.

Outlook hat einen Kalender und eine Erinnerungsfunktion

Eine App, mit der man Mails bearbeiten kann – gut und schön, aber wenn es nur darum geht, dann können Sie die vorinstallierte Standard-Mail-App auf Ihrem iPhone nutzen. Outlook lebt schließlich davon, dass es mehr kann und neben der Mailfunktion auch mit einem Kalender inklusive Erinnerungsfunktion ausgestattet ist. Diesen Kalender können Sie autark nutzen, also als zusätzliche Terminfunktion zu der Outlook-Version, die auf Ihrem Rechner läuft.

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Das ist der Kalender in der Outlook App in der Monatsansicht.

Oder aber Sie nutzen die elegante Möglichkeit, die iPhone-Outlook-App mit dem Kalender zu synchronisieren, den Sie auf dem Computer nutzen. Gerade in beruflicher Hinsicht liegen hier jede Menge Vorteile. Schließlich geht es ja darum, unterwegs ohne WLAN und damit ohne einen Rechner, der online ist, an Termine erinnert zu werden und neue Termine eintragen zu können. Die Anzeige des Kalenders können Sie übrigens ziemlich einfach ändern, indem Sie in der Kalenderansicht oben rechts auf das quadratische Symbol tippen:

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Die Kalenderanzeige in der iPhone-Outlook-App lässt die Tagesansicht, zu die Drei-Tage-Vorschau sowie die Monatsvorschau.

Wenn Sie „Agenda“ wählen, wird eine Liste angezeigt, die Sie scrollen können – die Tage mit Terminen oder Feiertage werden durch bunte Punkte hervorgehoben.
Probieren Sie einfach aus, welche Ansicht die beste für Sie ist. Zur Wahl stehen die Tagesansicht, die Vorschau für die kommenden drei Tage, die Monatsansicht sowie die Agenda – bei dieser zeigt Outlook Ihnen eine scrollbare Liste und hebt die Tage mit Terminen farblich hervor.

Wenn Sie die Outlook App auf dem iPhone beruflich nutzen, dann können sich die App und der Client (also beispielsweise Outlook 2016 oder 2019 sowie Outlook 365) gegenseitig synchronisieren. Das bedeutet: Werden Termine auf der Desktopversion eingetragen oder geändert, dann übernimmt die App diese Änderungen. Andersherum gilt das genauso. Wie aber können Sie die beiden Kalender miteinander synchronisieren? Das erfahren Sie hier.

Auch auf dem iPhone: Outlook hat eine Suchfunktion

Wie auch die Desktopvariante ist die Outlook App für das iPhone mit einem Suchfeature ausgestattet. Wie Sie bereits anhand des Screenshots sehen, erlaubt es die App, Nachrichten, Ereignisse, Personen (also Kontakte) und Dateien (in diesem Fall sind Attachments gemeint) zu suchen.

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Tippen Sie auf das Lupensymbol und geben Sie den Suchtext ein. Wenn Sie das Feld leer lassen, dann schlägt Ihnen die App Personen und Dateien vor, die Sie jüngst kontaktiert und versendet bzw. empfangen haben.

Die Suchfunktion ist schon allein deswegen praktisch, weil Sie – wir haben es erwähnt – in der Outlook App auf dem iPhone keine Ordner anlegen können. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument gefunden haben, müssen Sie es lediglich einmal antippen, um es zu öffnen. Sie benötigen nicht die Office App von Microsoft. Diese sollten Sie allerdings installiert haben, wenn Sie ein Attachment, zum Beispiel ein Word-Dokument, bearbeiten wollen. Haben Sie die App auf dem iPhone, dann blendet Outlook unten im Dokument einen Button mit der Beschriftung „Word öffnen“ ein.



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