Mit iPhone OneDrive vom Smartphone auf wichtige Dokumente zugreifen

11. Juni 2020

Bei Google heißt er Google Drive und bei Apple iCloud – die Rede ist vom Cloudspeicher. Die Cloud ist die moderne Variante, um Dateien und Dokumente zu speichern, und das hat gleich drei Vorteile. Zum einen sichern Sie sich ab gegen einen möglichen Datenverlust, wenn Ihre lokale Festplatte crasht und die Daten nicht mehr zu retten sind. Zum anderen haben Sie durch das Sichern im Onlinespeicher die Option, von jedem beliebigen Gerät mit Internetzugang und an jedem beliebigen Ort auf die online gespeicherten Dateien zuzugreifen. Und zum Dritten können Sie sämtliche Dokumente und Ordner für andere Personen freigeben, die ihrerseits dann die geteilten Dateien nicht nur ansehen, sondern auch bearbeiten und speichern können. Für Teams und Projektgruppen ist das natürlich ideal.

Seit geraumer Zeit bietet auch Microsoft einen Cloudspeicher an – nämlich OneDrive. Schon in der kostenlosen Basisversion stellt Microsoft Ihnen 5 GB Speicherplatz zur freien Verfügung. Als privater Nutzer ist das eine ganze Zeitlang ausreichend – auch dann, wenn Sie viele Fotos und Videos online speichern. Geht der Speicherplatz irgendwann zur Neige, dann können Sie zusätzlich iCloud (ebenfalls 5 GB gratis) und Google Drive (sogar 15 GB kostenloser Speicher) nutzen. Oder Sie trennen zwischen privaten und beruflichen Dokumenten und speichern die eine Sorte Dateien hier und die andere dort.

Weil uns die eigene Mobilität manchmal vor die Tatsache stellt, dass wir nicht immer und überall mit dem PC online gehen können, haben alle genannten Anbieter Apps für das Smartphone entwickelt – und selbstverständlich auch Microsoft die OneDrive App für das iPhone. Diese Anwendung möchten wir Ihnen auf dieser Seite vorstellen. Wenn Sie sich für die Unterschiede zwischen OneDrive, einem Fileserver und SharePoint interessieren, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Der Startbildschirm der OneDrive App.

iPhone OneDrive: Startdisplay und Scan-Funktion

Wenn Sie das iPhone (oder das iPad) auch als Familie oder beruflich nutzen, gibt es noch eine weitere Option, mehr Speicherplatz zu erhalten: die Nutzung einer der Bezahlversionen bzw. eines Office-Abonnements im Rahmen von Microsoft 365, vormals Office 365. Mehr zu den Varianten erfahren Sie direkt bei Microsoft – für Familien und für Unternehmen. Mehr zu den Kosten für OneDrive erfahren Sie in diesem Beitrag.

Auf dem iPhone können Sie genau dieselbe Version von OneDrive nutzen wie auf dem Windows-Rechner. Dafür müssen Sie sich beim ersten Start der App mit Ihrem Microsoft- bzw. dem Microsoft 365-Konto anmelden.

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Das ist das Startdisplay der OneDrive App auf dem iPhone.

Am besten beginnen wir auf dem Startdisplay, das Sie sehen, sobald Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account bei der OneDrive App eingeloggt haben. Zunächst einmal vergleichen wir die App (Bild oben) mit der Browserversion (Bild unten) und stellen fest, dass beide Varianten auf demselben Stand sind. Wenn hinter einem Ordner die Worte „gerade eben“ stehen, dann findet die Synchronisation sogar in genau diesem Augenblick statt.

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Zum Vergleich: Hier können Sie sehen, dass sich die App (ein Foto weiter oben) stets mit der Webversion bzw. dem Client von OneDrive synchronisiert.

Sehr prominent in der Menüleiste ist das Kamera-Symbol platziert, nämlich mittig, vergrößert (im Vergleich zu den anderen Buttons) und blau hervorgehoben. Dabei handelt es sich um die Scan-Funktion. Fotografieren Sie das gewünschte Dokument einfach ab, die OneDrive App speichert das Ergebnis anschließend im gewünschten Ordner als PDF ab – und zwar unter dem Namen „Scan vom [Datum]“.

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Um Dokumente zu scannen, müssen Sie in den Einstellungen erlauben, dass die OneDrive App auf die Kamera zugreifen darf.

Die Art des gescannten Objekts können Sie in den Voreinstellungen (s. Bild) bestimmen, zur Auswahl stehen Dokument, Whiteboard, Visitenkarte oder Foto.

iPhone OneDrive: Bilder und Office-Dateien immer und überall bearbeiten

Dass gescannte Dateien direkt gespeichert und hochgeladen werden, ist ein tolles Feature. Vor allem, wenn man bedenkt, dass Sie das jeweilige Dokument auch sofort bestimmten Personen zugängig machen können. Folgendes Szenario: Sie sind der einzige Mitarbeiter Ihres Teams, der beim wöchentlichen Meeting bei einem Kunden vor Ort ist. Immer noch ist es Usus, dass Unterlagen in ausgedruckter Form vorgelegt und nicht elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Um Ihren Teamkollegen die neuen Kundeninformationen zugängig zu machen, scannen Sie das Dokument und speichern es im Projektordner ab, den Sie und Ihr Team gemeinsam nutzen und den Sie für alle Kollegen in der Projektgruppe freigegeben haben. So können die Kollegen im Büro in Sekundenschnelle Einblick in die von Ihnen gescannte Datei nehmen.

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Ein Word-Dokument kann geöffnet und mit der Microsoft Office App bearbeitet werden, indem Sie auf das Word-Symbol tippen. Nach der Bearbeitung müssen Sie die Datei freigeben, wenn sich diese nicht in einem freigegebenen Ordner befindet.

Im Prinzip können Sie jeden x-beliebigen Dateityp in der OneDrive App hochladen und anderen zur Verfügung stellen. Richtig spannend ist die Teilen-Funktion für ein Team aber nur, wenn es sich um Dateitypen handelt, die die Kollegen ebenfalls bearbeiten können, PDFs und Fotos zählen dazu nun mal nicht. Word- und Excel-Dokumente hingegen schon.

Öffnen Sie also den Teamordner in Ihrer Microsoft OneDrive App und tippen Sie anschließend dort auf das gewünschte Dokument – in unserem Beispiel, siehe obige Bilderstrecke, haben wir eine Word-Datei ausgewählt. Wie im linken Bild zu sehen: Tippen Sie auf das Word-Symbol im Menü, um die Datei mit Office bearbeiten zu können (die Voraussetzung ist natürlich, dass Sie diese App vorher auf dem iPhone installiert haben).

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Den Text können Sie so bearbeiten, wie Sie es von Word gewohnt sind.

Die Office App startet automatisch, nach dem Ladevorgang befinden Sie sich direkt im entsprechenden Word-Dokument. Tippen Sie in den Text hinein, um diesen zu bearbeiten. Wie im Word-Client auf dem PC können Sie Schriftgröße, Schriftart, Textfarbe und weitere Formatierungen vornehmen. Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte, um AutoSpeichern einzustellen. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, dann verlassen Sie das Dokument einfach durch Tippen auf den Pfeil links oben. Für das Teilen des Dokuments gilt auch hier wieder, dass Sie nach der Bearbeitung und dem Speichern in Word nichts weiter unternehmen müssen, sofern sich die Datei in einem Ordner befindet, den Sie freigegeben haben. Andernfalls wechseln Sie nach der Speicherung zurück in die OneDrive App und geben das Dokument dort gezielt frei, wie oben gezeigt.

Mit OneDrive für iPhone die geteilten Ordner anzeigen und Fotos freigeben

Apropos Dateien teilen – die Entwickler der iPhone-OneDrive-App haben lobenswerterweise daran gedacht, eine Prüffunktion für genau diese Option einzubauen.

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Links erkennen Sie, dass von Ihnen noch keine Elemente geteilt wurden, in der Mitte haben Sie ein Element freigegeben. Tippen Sie darauf, um die Elemente gezeigt zu bekommen (rechts im Bild).

Um zu checken, ob und welche Dokumente bzw. Ordner Sie für andere freigegeben haben, tippen Sie im Menü auf „Geteilt“, dann auf „Von mir geteilt“. Jetzt sehen Sie auf dem Display sämtliche Dateien und Ordner, die Sie für andere freigegeben haben. Leider gibt es keine Möglichkeit, um zu überprüfen, für wen Sie den Ordner bzw. das Dokument freigegeben haben.

Ein gutes Feature ist auch das Foto-Menü. Tippen Sie auf den Button, so werden Ihnen sämtliche Fotos angezeigt, die sich auf Ihrem iPhone befinden. Durch Antippen vergrößern Sie einzelne Bilder und geben diese im Anschluss frei, indem Sie wie gewohnt auf den Pfeil tippen, der nach oben weist. Möchten Sie gleich mehrere Bilder auf einmal teilen? Dann nutzen Sie die „Auswählen“-Funktion oben rechts. Sobald Sie mindestens ein Foto markiert haben, erscheint oben die Option „Teilen“ (im Bild rot eingekreist):

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Im Foto-Ordner können Sie Bilder einzeln und gesammelt freigeben.

Und noch ein gelungenes Feature ist an Bord. Direkt unter der Kopfzeile sehen Sie auf dem Bild den Hinweis, dass der Kameraupload deaktiviert ist. Tippen Sie auf den Button „Aktivieren“, dann schalten Sie die Funktion ein, mit der sämtliche Fotos, die Sie mit Ihrem iPhone schießen, direkt in OneDrive hochgeladen werden. Dabei sollten Sie allerdings berücksichtigen, dass auch Sie sich an die Regeln und Gesetze des Datenschutzes bzw. der DSGVO zu halten haben.

OneDrive deaktivieren und deinstallieren

OneDrive hat, bei allen Vorzügen, allerdings auch ein paar Macken, insbesondere der Client, den man auf dem Rechner nutzt. Ist dieser installiert, so schiebt er sich automatisch in den Windows-Autostart.

Das ist dann sinnvoll, wenn Sie grundsätzlich jedes Dokument, das Sie bearbeiten oder erstellen, in die Microsoft-Cloud verschieben möchten. Sind dafür nur bestimmte oder einzelne Dateien vorgesehen, dann genügt es, diese manuell in OneDrive zu verschieben. Wie Sie OneDrive (auf dem PC) aus dem Autostart entfernen, das Tool deaktivieren oder gar gänzlich deinstallieren, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengetragen.

Die App können Sie vom iPhone löschen, sobald Sie den Client auf dem Rechner deaktiviert und deinstalliert haben.



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