Wissen ist Macht – Wer interne Ressourcen nutzt, gewinnt einen Wettbewerbsvorteil

19. März 2020

In vielen Unternehmen gibt es versierte Fachkräfte mit spezifischem Wissen. Sie sind Asse in der Buchführung, sie bringen garantiert jedes technische Gerät zum Laufen oder sie kennen alle wichtigen Ansprechpartner persönlich. Aber wehe, die Person ist nicht im Betrieb. Schnell bricht das Chaos aus, weil niemand weiß, wo er stattdessen wichtige Informationen findet. Wer in der Theorie über viele interne Ressourcen verfügt ohne sie allen zur Verfügung zu stellen, schadet dem Unternehmen. Was erst mühsam erfragt, erforscht und gesucht werden muss, kostet unnötig Zeit, verzögert Vorgänge und geht zu Lasten der Effizienz. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses wertvolle Potential erfolgreich nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Tipp: Was wissen wir? – Interne Ressourcen in der Wissensdatenbank
2. Tipp: Wer weiß was? – Interne Ressourcen in Zuständigkeitslisten
3. Tipp: Wo steht was? – Interne Ressourcen im Sichtbuch
4. Tipp: Wohin mit News? – Aktuelle Informationen am Schwarzen Brett
4.1. Wohin mit News? – Aktuelle Informationen am Schwarzen Brett
5. Tipp: Wohin mit Infos? – Feste Schränke oder Regale für Informationsmaterial
5.1. Wohin mit News? – Aktuelle Informationen am Schwarzen Brett

Einer sucht immer – Entwickeln Sie ein Bewusstsein für interne Ressourcen

Wo liegen die aktuellen Bearbeitungsrichtlinien und wer kennt die Telefonnummer vom neuen Kunden? Und warum erfahren Sie erst jetzt, das Kollege X just ein Sabbaticaljahr begonnen hat? Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird es, die unterschiedlichen Informationen allen in der Belegschaft zur Verfügung zu stellen. Je dezentraler der Zugang zu internen Ressourcen ist, desto größer ist die Gefahr, dass jemand mit Fachwissen nicht erreichbar ist und ein Prozess deswegen stockt oder gar ganz zum Stillstand kommt.

Machen Sie sich bewusst, dass irgendwer immer Informationen braucht. Die Suche danach kostet laut einer repräsentativen Studie pro Tag 55 Minuten. Pro Mitarbeiter! Was da an Kosten übers Jahr auflaufen, möchte sich wohl niemand ausrechnen. Dabei geht es nicht nur um den finanziellen Aspekt: Die Zufriedenheit der Angestellten leidet unter diesem Chaos, und das wiederum kann sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Interne Ressourcen sollten grundsätzlich bekannt sein, sie sollten bereitgestellt und leicht zugänglich gemacht werden, damit sie von allen genutzt werden können. Wie das geht, möchte ich Ihnen anhand von fünf Tipps zeigen. Denn irgendwer braucht immer Informationen.

1. Tipp: Was wissen wir? – Interne Ressourcen in der Wissensdatenbank

Eine Wissensdatenbank kann selbst kleinen Unternehmen enorm nützlich sein. Stellen Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine solche Datenbank im Intranet zur Verfügung, denn auf diese Weise sind wichtige Informationen für alle zugänglich. Aber auch ein Tool wie OneNote bietet sich an, um interne Ressourcen zu verwalten.

Es ist ratsam, die Datenbank übersichtlich und sinnvoll zu strukturieren, damit alle im Team schnell und unkompliziert die benötigten Daten finden. Damit Ihre Angestellten keine falschen oder veralteten Informationen nutzen oder sogar an Kunden weitergeben, sollte die Datenbank immer auf dem neusten Stand des Wissens und der Technik sein. Eine Person sowie zwei Vertreter übernehmen das Ressourcenmanagement und aktualisieren die Informationen bzw. löschen alte Dateiversionen.

Achten Sie darauf, dass eine Person sowie eine Vertretung die internen Ressourcen aktualisiert.

Wichtig ist dabei besonders, dass Sie nicht einfach alles wahllos hineinpacken, was Sie auf den ersten Blick für interne Ressourcen halten. Eine unübersichtliche Datenbank ist nutzerunfreundlich und weitgehend unbrauchbar. Außerdem muss sie leicht zu bedienen sein, damit niemand nach ein paar Minuten frustriert aufgibt.

Was Sie bedenken sollten, wenn Sie diese Ressourcen zur Nutzung bereitstellen, habe ich Ihnen in „Datenarchivierung 101: So vermeiden Sie Zeitverschwendung und Datenchaos!“ beschrieben. Eine kurze Anleitung zur Bereitstellung über OneNote finden Sie in meinem „Kleinen OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team“.

Ich bin ein Fan des Microsoft-Tool OneNote. Starten Sie mit meinem kostenlosen E-Book durch und erleichtern Sie sich den beruflichen Alltag.

2. Tipp: Wer weiß was? – Interne Ressourcen in Zuständigkeitslisten

Nicht nur in größeren Unternehmen weiß oft das Team der einen Abteilung gar nicht, was die anderen Abteilungen bewegt. Wo sind interne Ressourcen verfügbar, wer ist bei bestimmten Fragen der Ansprechpartner und wer ist für wichtige Abläufe zuständig? Ob Sie über eine Wissensdatenbank verfügen oder nicht, es ist immer hilfreich, aktuelle Zuständigkeitslisten zu führen. Denn so weiß jeder im Unternehmen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Dies ist nicht nur für die neuen Mitarbeiter eine tolle Erleichterung.

Vielleicht hilft Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Liste unsere „Büro-Kaizen® Zuständigkeiten- und Vertreterregelung“. Passen Sie sie gerne nach Ihren Bedürfnissen an.

3. Tipp: Wo steht was? – Interne Ressourcen im Sichtbuch

Machen Sie es Ihren Angestellten möglichst leicht, an die internen Ressourcen heranzukommen. Und zwar, indem Sie die Zuständigkeitslisten, relevante Daten wie Telefonnummern und den Zugang zur Wissensdatenbank im Foliensichtbuch unterbringen. In dem Ordner mit einzelnen Folien sind alle Informationen übersichtlich gesammelt. Mit einem Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite finden Sie sich schnell zurecht. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Inhalte immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Das Sichtbuch ist die effiziente Hilfe bei der Suche nach Informationen.

4. Tipp: Wohin mit News? – Aktuelle Informationen am Schwarzen Brett

Aktuelle Informationen wie ein Update-Termin, veränderte Öffnungszeiten der Kantine oder andere nicht dauerhaft relevante Informationen gehören nicht in die Wissensdatenbank oder das Sichtbuch. Hierfür eignet sich ein Schwarzes Brett. Ideal ist eine Magnettafel, die Sie in einem zentralen Raum oder einem alle zugänglichen Büroflur aufhängen. Stellen Sie immer eine ausreichende Anzahl Magnete oder Pins bereit, damit keine neuen Aushänge über ältere gehängt werden müssen, weil die Pins ausgegangen sind.

Achten Sie darauf, die Aushänge aktuell zu halten und jeden Zettel klar und übersichtlich zu strukturieren. Organisieren Sie eine Person im Betrieb und zwei als Vertretungen, die regelmäßig alte Aushänge vom Schwarzen Brett nehmen und die aktuellen in eine sinnvolle Ordnung bringen.

Extra-Tipp

Die Sucherei im Büro beschränkt sich natürlich nicht allein auf die internen Ressourcen. Sie fängt beim Tacker an, den sich der Kollege geliehen hat, und hört beim „Vertraulich“-Ordner, den sich der Chef neulich geholt hat, noch lange nicht auf. In meinem Artikel „Vom Suchen und Finden – Fünf Tipps für eine effiziente Büroorganisation“ finden Sie wertvolle Hinweise zur Abhilfe.

5. Tipp: Wohin mit Infos? – Feste Schränke oder Regale für Informationsmaterial

Ob es Ihr eigenes Informationsmaterial ist, das Sie an Ihre Kundinnen und Kunden ausgeben, oder ob es wichtige Fachzeitschriften und Fachbücher für Ihre Angestellten sind: In einem eigens dafür vorgesehenen Regal oder Schrank finden Broschüren, Bücher oder Zeitschriften ihren Platz.

Beschriften Sie die Regal- oder Schubladenfächer, damit auch der Nachschub immer wieder an dem angestammten Platz landet. So wissen alle ganz genau, wo sie die internen Ressourcen oder auch Fortbildungsmaterialien zuverlässig finden können.

Bestimmen Sie auch hier wieder eine Person und zwei zur Vertretung, die regelmäßig ein Auge auf diese Schränke haben, den Nachschub ordern und falsch niedergelegte Ressourcen an ihren korrekten Platz räumen.

Interne Ressourcen wie Informationsmaterialien sind in einem Regal für alle leicht verfügbar.

Extra-Tipp: Mitarbeiter-Evaluation und -Fortbildungen

Um diese Verlässlichkeit beizubehalten oder sogar auszubauen, habe ich noch einen Tipp für Sie, nämlich die Evaluation der internen Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und deren Fortbildungen.

Im ersten Schritt sollten Sie herausfinden, was Ihre Mitarbeiter überhaupt schon wissen, welches Knowhow derzeit in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Erstellen Sie Wissensprofile Ihrer Angestellten, um einen Überblick darüber zu bekommen, welches Potenzial in Ihrem Team schlummert.

Anschließend organisieren Sie passgenaue Fortbildungen für Ihr Team, die auf dem bereits vorhandenen Wissen aufbauen und die internen Ressourcen verbessern können. Sollten Sie keine eigenen Fortbildungen anbieten können, dann unterstützen Sie Ihre Angestellten darin, regelmäßig Bildungsurlaub zu nehmen. Vergessen Sie aber nicht, anschließend das Wissensprofil zu aktualisieren.

Passgenaue Fortbildungen für die Angestellten tragen zur Effizienz im Unternehmen bei.


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