Wer weiß denn das nun wieder? – Wie Ihnen interne Ressourcen helfen, sich von der Konkurrenz abzusetzen



Viele Unternehmen haben einen großen Pool an Ressourcen und wissen es meist gar nicht. Dabei sind interne Ressourcen nicht nur wichtig und hilfreich. Ihre effiziente Zurverfügungstellung und Nutzung kann Ihr Unternehmen auch deutlich von der Konkurrenz absetzen.

Was ist das Problem

„Fragen Sie mal Frau Meier. Und wenn die es nicht weiß, könnte Herr Müller was wissen. Oder Frau Schmidt. Vielleicht auch noch Herr Kolbe.“

Nun stellen Sie sich vor, jemand muss mit einer Frage tatsächlich erst Frau Meier, dann Herrn Müller, Frau Schmidt und Herrn Kolbe abklappern, nur um schließlich herauszufinden, dass eigentlich Frau Wienand diejenige ist, die sich mit dieser spezifischen Fragestellung bestens auskennt.

Was für eine Zeitverschwendung. Das Wort Effizienz will ich schon gar nicht mehr in den Mund nehmen. Hier ist es allerhöchste Zeit zu handeln!

Wer in der Theorie über viele interne Ressourcen verfügt, sie aber nicht bereitstellt, schadet dem Unternehmen. Denn alles, was erst erfragt, erforscht und gesucht werden muss, kostet unnötig Zeit, verzögert Vorgänge und geht zu Lasten der Effizienz.

So funktioniert es

Interne Ressourcen sollten grundsätzlich bekannt sein, sie sollten bereitgestellt und leicht zugänglich gemacht werden, damit sie von allen genutzt werden können. Wie das geht, möchte ich Ihnen anhand von drei Möglichkeiten zeigen.

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Schnell mal zwischendurch nachschlagen: in der Wissensdatenbank im Intranet

1. Tipp: Was wissen wir? – Interne Ressourcen in der Wissensdatenbank

Eine Wissensdatenbank kann selbst kleinen Unternehmen enorm nützlich sein. Stellen Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine solche Datenbank im Intranet zur Verfügung, denn auf diese Weise können sie sich in sehr vielen Fällen schon selbst helfen.

So eine Datenbank sollte natürlich übersichtlich und sinnvoll strukturiert sein, damit die Sucherei dort nicht auf einer anderen Ebene weitergeht. Und sie sollte immer auf dem neusten Stand des Wissens und der Technik sein, damit Ihre Angestellten keine falschen oder veralteten Informationen nutzen oder sogar an Kunden weitergeben.

Wichtig ist dabei besonders, dass Sie nicht einfach alles, was Sie auf den ersten Blick für interne Ressourcen halten, dort wahllos hineinpacken. Dadurch würde die Datenbank wieder völlig unübersichtlich und weitgehend unbrauchbar. Sie muss auch leicht zu bedienen sein, damit niemand nach ein paar Minuten frustriert aufgibt.

In meinen Artikeln „Ich weiß was, was du nicht weißt? So sollte es nicht sein! – Wie Sie Firmenwissen per Wissensdatenbank allen Angestellten zugänglich machen“ und „Datenarchivierung – In fünf Schritten zum nachhaltigen Wissensmanagement“ finden Sie weitere Tipps, wie Sie eine Wissensdatenbank aufbauen können.

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Durch Piktogramme und Zuständigkeitslisten wissen alle jederzeit, wer wofür zuständig ist.

2. Tipp: Wer weiß was? – Interne Ressourcen in Zuständigkeitslisten

Ob Sie über eine Wissensdatenbank verfügen oder nicht, es ist immer hilfreich, zusätzlich Zuständigkeitslisten zu führen. Eine Zuständigkeitsliste zeigt zum einen auf, wer im Unternehmen für welche Aufgaben zuständig ist.

Zum anderen kann eine Zuständigkeitsliste aber auch auflisten, für welche über diese Aufgaben hinausgehenden Themen jemand ansprechbar ist. Dies ist nicht nur für die neuen Mitarbeiter wichtig und interessant.

Es ist auch für alle anderen hilfreich, insbesondere in größeren Unternehmen, in denen man die Zahl der Angestellten nicht mal eben an einer Hand abzählen kann. Oft weiß dort die eine Abteilung gar nicht, was die andere macht – geschweige denn, dass irgendwer weiß, über welche internen Ressourcen die anderen verfügen und wer wofür zuständig oder ansprechbar ist.

Vielleicht hilft Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Liste unsere „Büro-Kaizen® Zuständigkeiten- und Vertreterregelung“. Passen Sie sie gerne nach Ihren Bedürfnissen an.

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Das Sichtbuch ist die effiziente Hilfe bei der Suche nach Informationen.

3. Tipp: Wo steht was? – Interne Ressourcen im Sichtbuch

Eine Zuständigkeitsliste ist sehr hilfreich, doch wenn sie nur am Schwarzen Brett hängt, bedeutet das natürlich wieder, Sie ahnen es: Aufstehen, Hingehen, Suchen, wo genau sie hängt, Finden, Zurückgehen, kurzes Schwätzchen mit dem Kollegen auf dem Flur halten, Kaffee holen … und dann schließlich mit der gefundenen Information weiterarbeiten.

Sie sehen: auch das kann auf Dauer viel zu viel Zeit kosten. Denn das sind wieder ein paar Minuten mehr auf dem Anti-Effizienz-Zeitkonto, das ohnehin schon mit knapp einer Stunde Suchen pro Tag schier platzt.

Nutzen Sie schon all Ihre internen Ressourcen im Unternehmen? Falls nicht, habe ich hier ein paar wichtige Praxistipps für Sie. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Machen Sie es Ihren Angestellten deshalb auch in diesem Fall möglichst leicht, an die internen Ressourcen heranzukommen. Und zwar, indem Sie die Zuständigkeitsliste und alle relevanten Informationen zu den Zugängen zur Wissensdatenbank im Sichtbuch unterbringen.

So haben alle die wichtigsten Informationen in direkter Reichweite und brauchen nun nicht mehr zehn, fünfzehn Minuten von der Idee bis zur Ausführung, sondern können mit einem Griff im Sichtbuch nachschlagen, wer zuständig oder ansprechbar ist oder wie der Zugang zur Wissensdatenbank nochmal ging.

Darauf kommt es an

Interne Ressourcen müssen aktuell sein. Sie müssen immer die neusten Daten enthalten, damit die Angestellten auf dem neusten Stand sind. Das ist nicht nur in rechtlichen Dingen wichtig, es ist auch im täglichen Ablauf wichtig, damit das Unternehmen nicht nur effizient bleibt, sondern auch den Kundinnen und Kunden gegenüber verlässlich bleibt.

Was der Tipp bewirkt

Wie oben schon angedeutet, kann sich durch diese Form der Bündelung und Zugänglichmachung interner Ressourcen die Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöhen. Denn auf diese Weise verkürzen Sie die Wege, Sie verkürzen die Suchzeiten und Sie bleiben Ihrer Kundschaft gegenüber gewohnt verlässlich. Das stärkt Ihren guten Ruf und kann immer ein Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz darstellen.

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Passgenaue Fortbildungen für die Angestellten tragen zur Effizienz im Unternehmen bei.

Extra-Tipp: Mitarbeiter-Evaluation und -Fortbildungen

Um diese Verlässlichkeit beizubehalten oder sogar auszubauen, habe ich noch einen Tipp für Sie, nämlich die Evaluation der internen Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und deren Fortbildung.

Im ersten Schritt sollten Sie herausfinden, was Ihre Mitarbeiter überhaupt schon wissen, welches Knowhow derzeit in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Erstellen Sie Wissensprofile Ihrer Angestellten, um einen Überblick darüber zu bekommen, welches Potenzial in Ihrem Team schlummert.

Anschließend organisieren Sie passgenaue Fortbildungen für Ihr Team, die auf dem bereits vorhandenen Wissen aufbauen und die internen Ressourcen verbessern können. Sollten Sie keine eigenen Fortbildungen anbieten können, dann unterstützen Sie Ihre Angestellten darin, regelmäßig Bildungsurlaub zu nehmen. Vergessen Sie aber nicht, anschließend das Wissensprofil zu aktualisieren.

Und Sie?

Wenn Sie Interesse an Fortbildungen zu Effizienz und Verlässlichkeit haben, dann können Sie uns gerne für Intensivseminare oder auch für Vorträge buchen. Oder Sie machen gemeinsam einmal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort gebe ich Ihnen schon viele weitere Tipps, wie der Büroalltag wesentlich effizienter werden kann.





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