Inhaltsverzeichnis Word: so erstellen Sie Überschriften mit Formatvorlagen

9. Juli 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Inhaltsverzeichnis – Word-Überschriften mit Formatvorlagen einrichten
  2. Inhaltsverzeichnis: Word macht es Ihnen einfach
  3. Das Inhaltsverzeichnis in Word formatieren
  4. Word-Inhaltsverzeichnis erstellen: so passen Sie es automatisch an

 

Microsoft Word ist für viele Nutzer nicht zuletzt ein Tool, mit dem sich Inhalte zu Papier bringen lassen, die möglichst knappgehalten sind – oft muss sich ein Text schnell überfliegen lassen und Informationen auf engstem Raum zusammenfassen.

Das ist einerseits legitim, andererseits aber nehmen Sie dem Office-Programm Word so einige seiner größten Stärken: der Ausführlichkeit und der gleichzeitigen Möglichkeit, ein Dokument zu strukturieren. Das ist zum Beispiel in einer größeren Studie oder einer wissenschaftlichen Arbeit unumgänglich.

Mit einem Word-Inhaltsverzeichnis können Sie nämlich genau das tun: einem umfassenden Dokument eine Struktur geben.

Für ein Inhaltsverzeichnis in Word gibt es natürlich sehr gute Formatvorlagen, an denen Sie sich orientieren können. Außerdem verhält sich das Inhaltsverzeichnis bei diesem Office-Tool dynamisch.

Das bedeutet, dass Sie das Verzeichnis so gestalten können, dass es sich ändert, wenn Sie den Text bzw. die Überschrift im Dokument selbst verändern.

1. Inhaltsverzeichnis – Word-Überschriften mit Formatvorlagen einrichten

Nicht nur im täglichen Bürojob ist Word als Textverarbeitungsprogramm im Einsatz. Auch in studentischen Kreisen gibt es kaum ernsthafte Alternativen zu dem Tool aus der Office-Suite von Microsoft.

Und wer eine Bachelor- oder Masterarbeit schreibt oder gar eine Dissertation oder Habilitation, kommt um die Software des US-Konzerns aus Redmond bei Seattle eigentlich gar nicht vorbei.

Im Alltag wird das Tool meist genutzt, um Dokumente zu erstellen, die maximal ein paar Seiten umfassen.

In diesen Fällen fügen wir die Überschrift manuell ein sowie ein paar Zwischenüberschriften, auf ein Word-Inhaltsverzeichnis können wir meist jedoch gut verzichten. Erst, wenn Texte aufgrund ihrer Länge unübersichtlich werden, ist es sinnvoll, sie zu strukturieren.

Und das nicht irgendwie, sondern mit einem Inhaltsverzeichnis, das im besten Fall direkt auf die Überschriften verweist, das Ihnen aber gleichzeitig ebenfalls dabei hilft, Fehler, falsche oder vertauschte Nummerierungen oder Verwechslungen zu vermeiden.

In Word können und sollten Sie in einem ersten Schritt festlegen, in welchem Format Sie die Überschriften halten möchten – ohne Überschriften brauchen Sie nämlich auch kein Word-Inhaltsverzeichnis anzulegen.

Schreiben Sie also die Headlines auf, sollten diese bereits feststehen, bevor Sie die Endfassung des Dokuments anfertigen.

Wenn Sie das nicht möchten, dann können Sie nach der Fertigstellung der Datei sämtliche Überschriften mit der Maus und der Taste Strg markieren und im automatisch erscheinenden Dialogfeld ganz rechts auf „Formatvorlagen klicken“:

formatvorlage-waehlen-word
In den Formatvorlagen wählen Sie, wie die Zwischenüberschriften in Ihrem Word-Dokument aussehen sollen.

Dabei ist es egal, in welcher Ebene der Überschriften Sie sich befinden. In der Regel gibt es in Dokumenten die Headline H1 sowie die Zwischen-Headlines H2, wie im obigen Bild gezeigt.

In wissenschaftlichen Arbeiten hingegen sind Unterpunkte nicht selten, hier kann es schon mal dazu kommen, dass man beispielsweise „Kapitel 4.5.3“ liest (was dann ein Zwischenüberschrift H3 bedeuten würde) oder „Kapitel 6.3.3.4“ (Zwischen-Headline H4).

Mit den Formatvorlagen für Headlines bestimmen Sie gleichzeitig die Schriftart, die Schriftgröße und die Farbe Ihrer Überschriften.

Lassen Sie sich dabei nicht von dem Argument blenden, dass eine Headline, die sich farblich vom Text abhebt, unseriös ist – die angebotenen Einfärbungen sind allesamt recht dezent gehalten.

Außerdem kann ein unaufdringliches Blau, siehe Bild, einen langen Text auch deutlich auflockern. Mit der Option „Formatvorlage erstellen“ können Sie zudem Ihre eigenen Vorstellungen in dieses Feature einbringen.

2. Inhaltsverzeichnis: Word macht es Ihnen einfach

Der Formatierung von Überschriften muss nicht zwangsläufig das Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses in Word folgen – aber gerade bei Dateien, die eine große Anzahl an Seiten aufweisen, ist eine Übersicht über die vorliegenden Kapitel ziemlich sinnvoll.

Und da umfangreiche Dokumente ohne Zwischenüberschriften nicht auskommen, können Sie anhand dieser Zwischen-Headlines ohne große Mühe ein Word-Inhaltsverzeichnis erstellen.

Dafür gehen Sie im ersten Schritt mit dem Cursor an jene Stelle im Dokument, an der das Inhaltsverzeichnis später auftauchen soll.

Das sollte wohl in den meisten Fällen am Beginn des Papiers sein. Um für das Inhaltsverzeichnis Platz zu haben, fügen Sie am besten zu Beginn einen Seitenumbruch ein (über den Reiter „Einfügen“).

Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Verweise“ (oder, je nach Office-Version, auch „Referenzen“) und wählen dort die Option ganz links aus: das Inhaltsverzeichnis.

verweise-inhaltsverzeichnis
Im Reiter „Verweise“ finden Sie die Option, Inhaltsverzeichnisse zu erstellen.

Nachdem Sie auf diesen Button geklickt haben, listet Word Ihnen ein paar Vorschläge aus, wie Ihr neues Verzeichnis aussehen könnte.

Wenn Ihnen eine Version zusagt, dann wählen Sie diese direkt, andernfalls können Sie über office.com weitere Vorlagen herunterladen. Oder aber Sie gestalten ein komplett neues Inhaltsverzeichnis ganz nach Ihrem Geschmack.

optionen-einfuegen-inhaltsverzeichnis
So sehen die Optionen für das Einfügen eines Word-Inhaltsverzeichnisses aus.

Sofern Sie vorher mit den Formatvorlagen Ihre Überschriften formatiert haben, fügt Word nun ein passgenaues Inhaltsverzeichnis in Ihr Dokument ein.

Die einzelnen Punkte dieser neuen Gliederung erstellt das Tool dann automatisch anhand der gewählten Formatvorlagen.

3. Das Inhaltsverzeichnis in Word formatieren

Wie das bei Office-Produkten oft der Fall ist, werden Sie vermutlich nicht zu 100 Prozent mit dem neuen Inhaltsverzeichnis in Word zufrieden sein.

Den Schriftgrad und die Schriftgröße beispielsweise wollen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach so anpassen, dass das Ganze auch stimmig ist.

Klicken Sie dafür auf den Eintrag „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…“ und nehmen Sie dort die gewünschten Veränderungen vor.

So können Sie zum Beispiel entscheiden, iwie das Verzeichnis dargestellt werden soll und ob Seitenzahlen angezeigt werden – und wenn ja, wo das der Fall ist.

benutzerdefinierte-einstellungen-word-inhaltsverzeichnis
Über die benutzerdefinierten Einstellungen passen Sie Ihr Word-Inhaltsverzeichnis individuell an.

Auch die Schriftart und die Schriftgröße können Sie in den Optionen ändern und so anpassen, dass Ihr gesamtes Word-Dokument eine runde Sache ist – das erledigen Sie über die Dropdown-Liste im Punkt Formate.

Zwar haben Sie hier nur die Wahl aus voreingestellten Formaten, diese dürften jedoch den allermeisten Ansprüchen genügen.

4. Word-Inhaltsverzeichnis erstellen: so passen Sie es automatisch an

Jeder Mensch, der schon einmal an einem längeren Word-Dokument mit Überschriften, Zwischenüberschriften und Sub-Headlines gearbeitet hat, weiß ganz genau, dass eine solche Datei nur dann endgültig fertig ist, wenn die Deadline ansteht, man das Dokument also einreichen muss.

Ansonsten könnte man Tage damit verbringen, das Schriftstück zu perfektionieren, und zwar nicht nur inhaltlich, sondern auch bezüglich der Formatierung.

Auch die Optimierung von Sub-Headlines ist aus der Sicht der Autoren nie wirklich abgeschlossen.

Hat man aber bereits ein Inhaltsverzeichnis erstellt und ändert dann den Text oder die Überschriften bzw. die Zwischenüberschriften ab, dann – so könnte man vermuten – muss man auch das komplette Inhaltsverzeichnis selbst manuell anpassen.

Und das nach jeder Änderung aufs Neue. Doch so ist es zum Glück nicht.

Denn Sie haben die Option, das Dokument so einzurichten, dass sich das Verzeichnis quasi selbst auf dem Laufenden hält.

verweise-inhaltsverzeichnis-aktualisieren
Im Reiter „Verweise“ (bzw. „Referenzen“) klicken Sie einfach auf den Button „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“. Anschließend wählen Sie, ob nur die Seitenzahlen oder das komplette Verzeichnis erneuert werden sollen.

Dafür bleiben Sie im Reiter „Verweise“ (oder eben „Referenzen“) und klicken auf den Button „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.

Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Word nur die Seitenzahl updaten soll (die sich verändern kann, wenn Textabsätze hinzugefügt, verkürzt oder entfernt werden) oder ob das gesamte Verzeichnis auf den letzten Stand gebracht werden muss.

Zur zweiten Option gehört natürlich auch, dass der Wortlaut der Überschrift angepasst wird.

Zu dieser Vorgehensweise gibt es eine Alternative. Gehen Sie einfach mit dem Cursor in das bereits erstellte Inhaltsverzeichnis und klicken dann die rechte Mousetaste.

Im Kontextmenü, das daraufhin erscheint, wählen Sie die Option „Felder aktualisieren“ (in manchen Office-Versionen heißt die Funktion „Update Feld“). Damit wird Ihr Inhaltsverzeichnis ebenfalls komplett aktualisiert.

 



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zum Thema Office 365? Auf dieser Übersichtsseite haben wir unsere wichtigsten Blogbeiträge zum Thema Office 365 für Sie zusammengestellt.


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: