Organisiert statt unsortiert – 5 Tipps für Ihr Informationsmanagement

20. April 2020

Wissen heißt: Wissen, wo es steht. Das ist eine Tatsache, und zwar nicht erst seit dem Eintritt in das Informationszeitalter. Informationen sind die Währung der Gegenwart. Auch wenn sich alles Digitale per Suchmaschine und computereigener Suchfunktion wiederfinden lässt, geht es nicht nur darum, das richtige Wissen zu haben, sondern auch darum, schnell zu wissen, wo die richtige Information zu finden ist. Und zwar auch, wenn es um die Papierform von Unterlagen geht.

Hervorragendes Informationsmanagement: Auch Papierunterlagen müssen jederzeit gefunden werden.

Aus diesem Grund ist ein durchdachtes Informationsmanagement elementar, um die großen Datenmengen sinnvoll zu verwalten, um hilfreiche Wegweiser zu den Suchanfragen zu stellen und eine organisierte Ablage zu schaffen, die effizient, zeitsparend und absolut nützlich ist. Lesen Sie hier die fünf wichtigsten Tipps für Ihr Informationsmanagement!

Wozu dient Informationsmanagement?

Ein gutes Informationsmanagement hat mindestens zwei Ziele:

1. Ziel: Jede benötigte Information, jedes benötigte Dokument soll innerhalb von einer Minute zu finden sein. 

Das ist ein ambitioniertes Ziel und auch eine absolute Notwendigkeit in einer Zeit, in der Schnelligkeit beim Auffinden der richtigen Information über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet.

2. Ziel: Jeder weiß, was er tut

Unvollständige Kommunikation und Fehlinformationen sägen an der Leiter, die zum Erfolg führt. Ein Beispiel: Ein neuer Kunde fragt telefonisch nach einem Preis – sofort und jetzt, denn er hat Ihren Konkurrenzanbieter auf der anderen Leitung. Ihr Mitarbeiter – die Krankheitsvertretung – sucht hektisch nach den richtigen Zahlen, findet etwas, was zunächst plausibel klingt und nennt den Preis. Nachher stellt sich aber heraus: Der Preis galt nicht für Neukunden, sondern für langjährige Großkunden, die bestimmte Produkte zum Einkaufspreis erhalten. Das wieder gerade zu rücken wird schwierig und kostet im schlimmsten Fall viel Geld.

Dass Informationen und Wissen in einem Unternehmen verfügbar und schnell auffindbar sind, ist unabdingbar, um wirtschaftlich zu überleben.

Ein anderes Beispiel: Eine langjährige Mitarbeiterin, die Seele der Logistikabteilung, fällt plötzlich aus. Von einem Tag auf den anderen. Wie schnell schaffen es andere, sich in ihrem Ablagesystem zurecht zu finden? Kann der Betrieb nach kurzem Ruckeln flüssig weiterlaufen?

Was ist Informationsmanagement?

Ein durchdachtes Informationsmanagement ist Bestandteil der Unternehmensführung und bedeutet, dass die Flut an Informationen strukturiert und kanalisiert werden, damit dieses Wissen bestmöglich genutzt werden kann.

Welcher Adressat welche Informationen gezielt bekommt und wie er damit umgeht, das regelt gutes Informationsmanagement anhand der Ziele, die für das Unternehmen, das Projekt oder die Aufgabe gelten.

Die Mission: Informationen effektiv, zielgerichtet und effizient einzusetzen.

Wenn der Informationsfluss im Team nicht funktioniert und die wichtigen Informationen nicht an der richtigen Stelle landen – wie sollen dann Unternehmensziele erreicht werden?

Aufgaben und Ziele des Informationsmanagements:

Die primäre Aufgabe des Informationsmanagements besteht also darin, den Fluss an Informationen in einem Unternehmen am Laufen zu halten.

Wie gesagt: Ziele können nur dann erreicht werden, wenn der Empfänger alle Informationen bekommt.

Ziel des Organisierens der Informationen ist es

  • Die richtigen Informationen
  • im passenden Umfang
  • auf aktuellem Stand
  • in passender Qualität
  • zum bestimmten Zeitpunkt
  • mit möglichst geringem Aufwand und ohne Umweg

an den richtigen Empfänger zu übermitteln.

Das ist komplex, aber mit dieser Basis aus 5 Tipps schaffen Sie eine gute Grundlage.

So funktioniert Informationsmanagement

Tipp Nr. 1 für Ihr Informationsmanagement: Nutzen Sie das richtige System für die richtige Aufgabe!

Ein funktionierendes Informationsmanagement beginnt mit der Wahl des richtigen Systems für Ihre Ablage. Ich empfehle für sämtliche lebendigen Akten – also für alle Unterlagen zu laufenden Projekten – den Einsatz von Hängeregistern bzw. Mappei-Ordnern. Hängeregister und die Ordner von Mappei haben den klaren Vorteil, dass sie platzsparender und leichter zu transportieren sind als die üblichen Stehordner von Leitz und Co.

Ein Vergleich unterschiedlicher Ablagesysteme. Beim Informationsmanagement geht es auch um den Platzbedarf für Informationen.

Laufende Projekte werden bei einem optimalen Informationsmanagement in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches abgelegt. Ich nutze dafür einen Rollcontainer. So sind alle aktuellen Unterlagen mit einem Handgriff erreichbar. Das reduziert die Suchzeiten enorm!

Neben den Akten für die laufenden Projekte gibt es beim Informationsmanagement auch sogenannte Referenzakten. Dazu zählen Akten aus der Buchhaltung, Personalakten, aber auch Handbücher, Akten zu Zulieferern, Versicherungen oder beispielsweise zum Fuhrpark. Akten also, bei denen immer mal etwas nachgeschlagen oder abgelegt werden muss. Bei diesen Unterlagen haben wir uns für Stehordner entschieden. Sie stehen bei uns in einem Ordnerschrank, den jeder aus der entsprechenden Abteilung mit ein paar Schritten erreichen kann.

Farbige Ordner erleichtern das Auffinden von Informationen in einem durchdachten Informationsmanagement.

Für Stehordner und Ordnerschrank haben wir uns entschieden, weil mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Abteilung auf diese Referenzakten zurückgreifen müssen und sich durch Stehordner schneller ein Überblick verschaffen lässt. Auch kommt es eher selten vor, dass ein ganzer Ordner im Büro auf Reisen geht – anders bei den Hängeregistern der laufenden Projekte, die leicht, platzsparend und somit transportabler sein müssen.

Weitere Informationen zur Organisation eines Einzelarbeitsplatzes erhalten Sie hier:
Denken, planen, entwickeln – Kreativ sein am Wohlfühl-Schreibtisch

Tipp Nr. 2 für Ihr Informationsmanagement: Wählen Sie eindeutige und einheitliche Beschriftungen!

Für die Beschriftung der Unterlagen eignet sich z.B. der Einsatz einer Kundennummer. So lässt sich ein Informationsmanagement gestalten, das durchgängig – also sowohl im Archiv als auch im Computer und in der Buchhaltung – funktioniert. Angenommen, Sie haben maximal 9.999 Kunden und maximal 999 Projekte bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sieben Stellen haben, die durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 0020.002 auf dem Etikett des Projektordners zeigt dann an, dass es sich um das zweite Projekt bzw. den zweiten Auftrag des Kunden Nr. 020 handelt.

Diese eindeutige Nummer kann in der Rechnungsnummer verwendet werden.

Bei einem durchdachten Informationsmanagement findet sich die Kundennummer und die Projektnummer auf der Ordnungsbox, in der alle Hängeregister zum laufenden Projekt gesammelt werden.

Weitere Informationen zur EDV-Ablage erhalten Sie in unserem Download: „Ablage-Spielregeln-Praxisbeispiel

Tipp Nr. 3 für Ihr Informationsmanagement: Arbeiten Sie mit Farben!

Die Suchzeiten Ihrer Sortiermappen können zusätzlich durch den Einsatz von Farben reduziert werden. Definieren Sie am besten firmeninterne Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten.

Zum Beispiel:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planungen, Strategie
  • Weiß: Schriftverkehr mit Kunden

Tipp Nr. 4 für Ihr Informationsmanagement: Basisinformationen in Sichtbüchern sammeln

Wichtige Unterlagen, auf die regelmäßig zurückgegriffen werden muss, können in Sichtbüchern zusammengefasst werden.

Ein wichtiger Aspekt für durchdachtes Informationsmanagement: Wichtige Informationen, die oft nachgeschlagen werden, befinden sich schnell greifbar in Sichtbüchern.

Statt also wichtige Infos wie Telefonnummern, Kundennummern oder Fristen in einer Hängemappe aufzubewahren, ist ein Sichtbuch die bessere Variante. Da die Folien verschweißt sind und sich wie ein Buch handhaben lassen, haben Sie ohne langes Suchen stets alle Informationen griffbereit.

In meinem Artikel „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren” erfahren Sie mehr dazu.

Tipp Nr. 5 für Ihr Informationsmanagement: Regeln Sie, was mit abgeschlossenen Projekten geschieht!

Ein Beispiel, wie das Informationsmanagement für fertige Projekte bei uns geregelt ist: Unterlagen von abgeschlossenen Projekten lagern wir zunächst im Büro des Projektleiters in einem Ausziehschrank. Ist dieser Schrank voll, wird er regelmäßig um ältere Projekte reduziert. Diese abgeschlossenen Projektdokumentationen werden in Kartons gepackt und archiviert. Alle Archivierungs-Kartons werden mit Jahresdatum beschriftet und durchnummeriert.

Parallel dazu wird ein Archivierungsprotokoll geführt, das für alle einsehbar und zugänglich ausgehängt wird. Müssen doch noch Unterlagen eingesehen werden, kann anhand des Archivierungsprotokolls schnell der Karton mit der richtigen Projektdokumentation gefunden werden. Kartons, die zwölf Monate nicht geöffnet wurden, werden entsorgt, ohne vorher nochmal gesichtet zu werden.

Beschriftete Kartons, ein Archivierungsprotokoll, regelmäßige Entsorgung – das Informationsmanagement endet nicht mit dem Abstellen des Kartons im Keller.

Mehr Tipps zum Thema Archivierung erhalten Sie hier:  „So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!

Darauf kommt es an

Eines unserer Prinzipien, die wir immer wieder betonen, lautet: Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz! Vermeiden Sie in Ihrem Informationsmanagement Doppelablagen und definieren Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Unterlagen sammeln. Dabei gilt: Alles, was Sie täglich brauchen, gehört in Schreibtischnähe. Alles, was Sie regelmäßig, aber nicht täglich brauchen, lagern Sie in Ihrem Büro. Für all das, was Sie unregelmäßig benötigen, können Sie einen Ort außerhalb Ihres Büros suchen.

Was der Tipp bewirkt

Es lohnt sich immer wieder, Zeit mit der Arbeit am Informationsmanagement zu verbringen, sich also die Prozesse, die Ablagestruktur, das „Wie” Ihrer Arbeit anzuschauen. Nicht selten haben sich Routinen und Gewohnheiten eingeschlichen, die nicht hilfreich sind. Wenn Sie durch ein besseres Informationsmanagement täglich drei Handgriffe weniger machen oder plötzlich unnötige Wege und Rückfragen entfallen, so kann sich das auf das Jahr und auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerechnet, sehr lohnen – auch wenn es im ersten Moment banal scheinen mag.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen und Tipps zum Thema Informationsmanagement? Schreiben Sie mir, wir lernen gerne dazu!



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: