Definiert statt unsortiert – 5 Tipps für Ihr Informationsmanagement



Wir leben im Informationszeitalter. Informationen sind die Währung der Gegenwart. Dabei geht es nicht nur darum, über das richtige Wissen zur verfügen, sondern vor allem darum, schnell zu wissen, wo ich die richtige Information finde. „Wissen heißt wissen, wo es steht!”, so lautet die Devise. Aus diesem Grund ist ein durchdachtes Informationsmanagement bestehend aus einer organisierten Ablage, die den schnellen Zugriff auf alle Unterlagen ermöglicht, elementar für das Büro der Gegenwart! Lesen Sie fünf Tipps für Ihr Informationsmanagement!

Was ist das Problem

Unser Ziel ist es, jede benötigte Information, jedes benötigte Dokument innerhalb von einer Minute zu finden. Das ist nicht einfach ein ambitioniertes Ziel, sondern eine absolute Notwendigkeit in einer Zeit, in der das Informationsmanagement über den Erfolg oder Misserfolg unseres Unternehmens entscheiden.

Gutes Informationsmanagement ist wesentlicher Erfolgsfaktor
Ein gutes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für Ihr Informationsmanagement: Nutzen Sie das richtige System für die richtige Aufgabe!

Ein funktionierendes Informationsmanagement beginnt mit der Wahl des richtigen Systems für Ihre Ablage. Ich empfehle für sämtliche lebendigen Akten, also für alle Unterlagen zu den aktuellen, laufenden Projekten, den Einsatz von Hängeregistern bzw. Mappei-Ordnern. Hängeregister und die Ordner von Mappei haben den klaren Vorteil, dass sie platzsparender und leichter zu transportieren sind als die üblichen Stehordner von Leitz und Co.

Unterschiedliche Systeme für Informationsmanagement
Der Platzbedarf der unterschiedlichen Systeme welche beim Informationsmanagement helfen können.

Laufende Projekte werden bei einem optimalen Informationsmanagement in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches abgelegt. Ich nutze dafür einen Rollcontainer. So sind alle aktuellen Unterlagen mit einem Handgriff erreichbar. Das reduziert die Suchzeiten elementar!

Zusätzlich zu den laufenden Projekten gibt es im Hinblick auf das Informationsmanagement sogenannte Referenzakten. Dazu zählen Akten aus der Buchhaltung, Personalakten, aber auch Handbücher, Akten zu Zulieferern, Versicherungen oder z.B. zum Fuhrpark. Bei der Ablage dieser Unterlagen haben wir uns für Stehordner entschieden. Sie stehen bei uns in einem Ordnerschrank, den jeder mit ein paar Schritten erreichen kann.

Ordner sind Teil von Informationsmanagement
Ordner als Teil des Informationsmanagement.

Der Hintergrund für diese Entscheidung ist die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf zurückgreifen und dass sich durch Stehordner schneller ein Überblick verschaffen lässt. Auch kommt es eher selten vor, dass ich einen ganzen Ordner mit auf Reisen nehmen muss, so dass der größte Vorteil, den ich beim Einsatz von Hängeregistern für die lebendigen Akten sehe, entfällt.

Weitere Informationen zur Organisation eines Einzelarbeitsplatzes erhalten Sie hier:
Denken, planen, entwickeln – Kreativ sein am Wohlfühl-Schreibtisch

Tipp Nr. 2 für Ihr Informationsmanagement: Wählen Sie eindeutige und einheitliche Beschriftungen!

Für die Beschriftung der Unterlagen eignet sich z.B. der Einsatz einer Kundennummer. So lässt sich ein Informationsmanagement gestalten, das durchgängig – also sowohl im Archiv als auch im Computer und in der Buchhaltung – funktioniert. Angenommen, Sie haben maximal 9.999 Kunden und maximal 999 Projekte bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sieben Stellen haben, die durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 0020.002 auf dem Etikett des Projektordners zeigt dann an, dass es sich um das zweite Projekt bzw. den zweiten Auftrag des Kunden Nr. 020 handelt.

Die eindeutige Nummer kann als Rechnungsnummer verwendet werden.

Rechnungsnummer hilft bei Informationsmanagement
Eine Rechnungsnummer kann wesentlich zum Informationsmanagement beitragen.

Informationsmanagement bei Projektordnern
Beispielsweise kann die Rechnungsnummer als Bezeichnung für Projektordner dienen.

Informationsmanagement im EDV-System
Auch im EDV-Bereich spielt das Informationsmanagement eine große Rolle.

Weitere Informationen zur EDV-Ablage erhalten Sie in unserem Download zu den EDV-Spielregeln: EDV-Ablagespielregeln

Tipp Nr. 3 für Ihr Informationsmanagement: Arbeiten Sie mit Farben!

Die Suchzeiten Ihrer Sortiermappen können zusätzlich durch den Einsatz von Farben reduziert werden. Definieren Sie am besten für firmeninterne gültige Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten.

Farben helfen dem Informationsmanagement
Auch Farben helfen dem Informationsmanagement.

Zum Beispiel:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planungen, Strategie
  • Weiß: Schriftverkehr mit Kunden

Tipp Nr. 4 für Ihr Informationsmanagement: Basisinformationen in Sichtbüchern sammeln

Wichtige Unterlagen, auf die regelmäßig im Informationsmanagement zurückgegriffen werden muss, können in Sichtbüchern zusammengefasst werden. Nehmen wir an, Sie nutzen eine Hängemappe „Wichtige Infos” mit Telefonnummern, Kundennummern oder den Steuer-ID's Ihrer Familie. Ein Sichtbuch kann solch eine Hängemappe gut ersetzen. Da die Folien verschweißt sind und sich wie ein Buch handhaben lassen, haben Sie ohne langes Suchen stets alle Informationen griffbereit.

Sichtbuch wichtig für Informationsmanagement
Das Sichtbuch ist gebündeltes Informationsmanagement an einem Ort.

In meinem Artikel „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren” erfahren Sie mehr dazu.

Tipp Nr. 5 für Ihr Informationsmanagement: Klären Sie, was mit abgeschlossenen Projekten geschieht!

Unterlagen von abgeschlossenen Projekten lagern wir bei unserem Informationsmanagement zunächst im Büro des Projektleiters in einem Ausziehschrank. Ist dieser Schrank voll, wird er regelmäßig um ältere Projekte reduziert. Diese abgeschlossenen Projektdokumentationen werden in Kartons gepackt und archiviert. Alle Archivierungs-Kartons werden mit Jahresdatum beschriftet und durchnummeriert.

Alte Projekte berücksichtigt Informationsmanagement
Auch im Archiv sollte ein Informationsmanagement geführt werden.

Parallel dazu wird ein Archivierungsprotokoll geführt, welches für alle einsehbar und zugänglich ausgehängt wird. Müssen doch noch Unterlagen eingesehen werden, kann anhand des Archivierungsprotokolls schnell der Karton mit der richtigen Projektdokumentation gefunden werden. Kartons, die 12 Monate nicht geöffnet wurden, werden entsorgt, ohne vorher nochmal gesichtet zu werden.

Mehr Tipps zum Thema Archivierung erhalten Sie hier: So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!

Darauf kommt es an

Eines unserer Prinzipien, die wir immer wieder betonen, lautet: Alles hat einen Platz - alles seinen Platz! Vermeiden Sie in Ihrem Informationsmanagement Doppelablagen und definieren Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Unterlagen sammeln. Dabei gilt: Alles, was Sie täglich brauchen, gehört in Schreibtischnähe. Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, lagern Sie in Ihrem Büro. Für all das, was Sie unregelmäßig benötigen, können Sie einen Ort außerhalb Ihres Büros suchen.

Ein gutes Informationsmanagement entscheidet nicht selten über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Es lohnt sich immer wieder Zeit mit der Arbeit am Informationsmanagement zu verbringen, sich also die Prozesse, die Ablagestruktur, das „Wie” Ihrer Arbeit anzuschauen. Nicht selten haben sich Routinen und Gewohnheiten eingeschlichen, die nicht hilfreich sind. Wenn Sie durch ein besseres Informationsmanagement täglich drei Handgriffe weniger machen oder plötzlich unnötige Wege und Rückfragen entfallen, so kann sich das auf das Jahr und auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerechnet, sehr lohnen - auch wenn es im ersten Moment banal scheinen mag.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen und Tipps zum Thema Informationsmanagement? Schreiben Sie mir und geben Sie uns Anteil! Wir lernen gerne dazu!



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