7 Schritte, wie Ihr Archiv weniger Geld kostet



Kisten und Kästen mit Quittungen und alten Rechnungen, Ordner und Berge von Unterlagen – der Papierkram türmt sich in den Unternehmens-Archiven Deutschlands. Wer in einem solchen Archiv schon einmal etwas suchte, hat die Nachteile längst am eigenen Leib erlebt. Denn lange Suchzeiten kosten viele Nerven.

Meistens wird ein Archiv erst optimiert, wenn nichts mehr geht, z. B. wegen eines Umzugs. Nicht selten tauchen dann Akten auf, die über 20 Jahre alt sind. Vielleicht denken Sie jetzt: „Na, und? Dann schmeiß ich sie einfach weg.” Können Sie natürlich so handhaben. Aber: schlechte Archivierung kostet Sie noch viel mehr als irgendwann eine Menge zu entsorgender Dokumente und Papiermüll –, sie kostet Raum, Zeit und damit Geld. Und das von Anfang an.

Damit es nicht so weit kommt: Ihre 7 Schritte zum perfekten Archiv

Das Prinzip ist einfach: Ist eine Aufgabe abgeschlossen, archivieren Sie die Unterlagen. Doch genau dafür fehlt im Alltag oft die Zeit.
Deshalb kommt hier mein Tipp: Führen Sie mindestens einmal im Jahr eine Archivierungsaktion durch. Und zwar so:

Schritt 1:

Gehen Sie Regale und Schubladen systematisch durch und verpacken Sie alle Unterlagen, die Sie nicht mehr brauchen, in Kartons.

Schritt 2:

Diktieren Sie einem Kollegen währenddessen, welche Dokumente Sie gerade in einen Karton verpacken.

Schritt 3:

Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer + dem aktuellen Jahr, z. B. mit 5/2016.

Schritt 4:

Erstellen Sie aus dem diktierten Inhalt des jeweiligen Kartons ein Archivierungsprotokoll – so finden Sie bestimmte Unterlagen im Handumdrehen wieder.

Schritt 5:

Drucken Sie das Archivierungsprotokoll 2-fach aus.

Schritt 6:

Kleben Sie die erste Kopie des Archivierungsprotokolls auf den zugehörigen Karton, die zweite bewahren Sie zentral auf – am besten an einem Platz oder Ordner, auf den Sie leicht Zugriff haben.

Schritt 7:

Räumen Sie die fertigen Kartons ins Archiv.

Extra-Tipp 1:

Platz sparen, Raum nutzen – Einstellmappen statt Aktenordner.
Wir haben schon für Sie nachgemessen: Setzen Sie Einstellmappen statt Aktenordner ein, gewinnen Sie rund 1/3 mehr Platz. Der Grund dafür: In Aktenordnern lagern die Papiere hochkant, vertikal hingegen in Mappen, wie z. B. von Classei. So haben Sie mehr Platz nach oben.

Platz im Archiv sinnvoll nutzen
Verschwenden Sie auch im Archiv nicht unnötig Platz.

Extra-Tipp 2:

Direkt mit der Box einfach ins Archiv.
Weitere Vorteile bringen die Boxen für Einstellmappen mit sich. Von Classei stehen Ihnen dafür entweder Boxen als Archivkarton oder aus Kunststoff zur Verfügung. Ihr Super-Vorteil: Sie können die Mappen direkt mit der Box archivieren.

Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, Doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen. – Goethe Klick um zu Tweeten

Beim Thema Archiv sind Aufbewahrungsfristen natürlich ein relevantes Thema. Hier finden Sie alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick.

Und Sie?

Wie sieht Ihr Archiv aus? Oder für wann planen Sie Ihre nächste Archivierungsaktion? Ich freue mich über Ihre Vorher-Nachher-Bilder an blog@büro-kaizen.de



Schlagwörter: , ,
Das könnte Sie auch interessieren...
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.