Gastbeitrag Stellenpakete.de – 8 Hacks für HR: So steigern Sie Ihre Produktivität

17. November 2017

Hacks oder auch Lifehacks sind aktuell in aller Munde. Dahinter stecken Angewohnheiten, mit denen sich Menschen das Leben leichter machen können. Lifehacks gibt es für alle Lebenslagen und Zielgruppen – auch für Personalverantwortliche. Wir haben die acht wichtigsten HR-Hacks für Sie zusammengestellt.

HR-Verantwortliche haben ein Problem: Sie leiden unter chronischem Zeitmangel. Das liegt vor allem daran, dass sie unter Bergen administrativer Arbeit versinken. Laut einer Studie der Managementberatung Kienbaum entfallen 39 Prozent der Aufgaben von HR-Abteilungen auf Bürokratie. Das ist nicht weiter verwunderlich. Denn allzu oft arbeiten Personaler ihre ToDo’s noch in sperrigen Excel-Listen ab oder nutzen viele verschiedene Computersysteme parallel, die nicht angemessen miteinander kommunizieren.

Man with idea is more important than people without ideas
HR-Hacks: Es ist oftmals simpel, die eigene Produktivität zu steigern.

Die Folge: Doppelte Buchhaltung und jede Menge verlorene Zeit. Zumal sich auch die Wahrscheinlichkeit von Tipp-Fehlern erhöht, wenn Zahlen, Daten und Fakten an mehreren Stellen eingetragen und vorgehalten werden müssen. Wer sich also mit Hacks für Personaler auseinandersetzt, kommt an Tipp Nummer eins nicht vorbei: Kampf den Bürokratiemonstern.

1. HR-Hack: Killt die Bürokratiemonster

Der Weg zum Ziel führt über die Anschaffung passgenauer Software. Es gibt praktisch keinen Bereich mehr, für den es keine passende HR Software gäbe. Und jeder HR-Prozess, der an den Computer auslagert wird, eröffnet neue Freiräume für Human Resources Manager.

Wichtig dabei ist, dass alle Systeme, die zum Einsatz kommen, perfekt miteinander synchronisiert sind. Dann tauschen sich die Tools automatisch untereinander Daten aus und die Zeiten der Mehrfachbuchhaltung sind ein für alle Mal vorbei.

Doch hier herrscht offenbar noch Nachholbedarf. Zwar werden laut des HR Software Reports 2017 des Online-Portals HRM.de in vielen Firmen administrative HR-Prozesse inzwischen IT-gestützt abgewickelt, aber offensichtlich nicht passgenau. Nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen sind mit ihrer aktuellen Lösung „sehr zufrieden“.

2. HR-Hack: Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen

Der Arbeitsmarkt ist in vielen Bereichen leergefegt. Recruiter stehen in Zeiten des Fachkräftemangels vor immensen Herausforderungen, um Kandidaten für ihr Unternehmen zu begeistern. Längst reicht es nicht mehr aus, nur eine Stellenanzeige zu schalten und abzuwarten. Post-and-Pray Recruiting hat ausgedient.

Aber was ist die Alternative? Manuell Stellenanzeigen auf zig verschiedenen Jobportalen zu schalten? Ein weiterer Zeitfresser! Hier schafft Multiposting Abhilfe. Das ist die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen.

Das heißt, dass Stelleninserate mit nur einem Mausklick parallel in verschiedenen Jobbörsen geschaltet werden. Ein Service, den zum Beispiel spezialisierte Multiposting-Agenturen anbieten. Sie verfügen über Schnittstellen zu den einzelnen Jobportalen und stellen für ihre Kunden den perfekten Recruiting Mix zusammen.

3. HR-Hack: Wahl des richtigen Jobtitels für Stellenanzeigen

Arbeit erleichtern können sich HR-Mitarbeiter im Recruiting auch, wenn sie den richtigen Jobtitel für ihre Stellenanzeige wählen. Dieser ist das A und O, damit die Vakanz auch von Talenten gefunden wird.

Satte 30 Prozent der ausgeschriebenen Stellenanzeigen werden von Kandidaten übersehen, weil sie mehrheitlich nach einem anderen Jobtitel suchen. Verwenden Sie also das Schlagwort, nach dem der Kandidat sucht und wählen keinen Phantasienamen für ihre Stellenausschreibung. Nach „IT Heroes“ sucht zum Beispiel kein Mensch!

4. HR-Hack: Geben Sie Aufgaben an Mitarbeiter ab

Der dritte HR-Hack dreht sich erneut um die Möglichkeiten, die moderne HR-Software bietet und „firmiert“ unter dem Stichwort Self Service. Zu Deutsch: Selbstbedienung. Was steckt dahinter? Das Prinzip ist schnell erklärt: HR lagert bürokratische Prozesse direkt an die Mitarbeiter aus und lässt sie diese selbst erledigen.

Über Employee Self Service Portale erhalten Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff auf ihre persönlichen Daten und verwalten und aktualisieren diese eigenhändig. Das spart HR nicht nur viel Zeit, sondern vermeidet auch Fehler. Wer kennt seine Daten schließlich besser als der Angestellte selbst?

5. HR-Hack: Sagen Sie „hallo“ zu Kollege Roboter

Chatbot – das hört sich nach humanoiden Maschinen an, die ihren Anwendern in blechern-monotoner Sprache Rede und Antwort stehen. Das stimmt so nicht. Chatbots sind virtuelle „Roboter“ für Kommunikationsaufgaben. Verbrauchern begegnen sie inzwischen an vielen Stellen der Online-Welt.

Bei Shopping-Portalen oder Support-Foren etwa. Verschiedene Websites bieten neben der klassischen FAQ-Liste inzwischen ein interaktives Dialogfenster an, in Kunden Fragen wie in einen Messenger eingeben. Nur, dass die Antwort nicht von einem Mitarbeiter kommt, sondern von einem Chatbot, der aus einer Vielzahl von Antwortmöglichkeiten die passende auswählt.

Auch im Recruiting verrichten Chatbots ihren Dienst. Auf Karriereseiten beantworten sie Talenten zum Beispiel automatisiert Fragen über offene Stellen, Karrieremöglichkeiten oder über das Unternehmen.

6. HR-Hack: Führen Sie Meetings produktiver

Amazons Chef Jeff Bezos prägte die „zwei Pizza Regel“, die besagt, dass Sie nie Meetings haben sollten, in denen zwei Pizzen nicht alle im Raum satt machen können. Das ist kein Hack, um Geld zu sparen. Bezos hat einfach erkannt, dass zu viele Teilnehmer Meetings weniger produktiv machen können.

Meetings können dadurch zeitaufwendige Ablenkungen vom Arbeitsalltag sein, also schauen Sie sich Ihre Anliegen für Meetings genau an, bevor Sie Einladungen aussenden. Denken Sie darüber nach, wer wirklich da sein muss und wer nicht. Und listen Sie bereits zu Beginn des Meetings die Ziele auf, die erreicht werden sollen. Das erlaubt stringentes und fokussiertes Arbeiten.

7. HR-Hack: Gönnen Sie sich Auszeiten

Wir alle wissen, wie wichtig das Wohlbefinden von Mitarbeitern ist, aber Personalverantwortliche vergessen manchmal, die Standards für sich selbst in Anspruch zu nehmen, die sie für andere entwickeln. Schon das bewusste Einhalten von Pausen und Feierabendzeiten hilft, sich von der Arbeit angemessen zu erholen. Das sollte nicht unterschätzt werden: Nur in einem gesunden, ausgeruhten Körper steckt ein ausgeruhter Geist!

8. HR-Hack: Auch mal „Nein“ sagen

Personaler arbeiten mit Menschen. Ihr Job ist es, diese flexibel und hilfreich unterstützen. Aber manchmal müssen Sie auch mal „nein“ sagen, wenn Sie Ihre täglichen Ziele erreichen wollen. Seien Sie dann einfach ehrlich und erklären, warum Sie andere Aufgaben priorisieren müssen, die dringender sind. Es ist wichtig, Grenzen zu setzen und Ihre Grenzen zu kennen, wenn Sie mit Ihrer Zeit effizient umgehen wollen.



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