Homeoffice Regelung – 5 Tipps, was es zu beachten gibt und wie Sie am besten vorgehen

21. April 2020

Mit der Corona-Krise hat das Modell Homeoffice in Deutschland Aufwind bekommen. Früher durfte nur von Zuhause gearbeitet werden, wenn der Arbeitgeber dem ausdrücklich zustimmte. Mit Beginn der Pandemie musste – wegen Ansteckungsgefahr – deutschlandweit nahezu jeder Arbeitsplatz ins traute Heim verlegt werden. Und die Frage ist nun: Erhält mobiles Arbeiten künftig einen höheren Stellenwert? Falls ja, welche besonderen Regeln sollten dabei unbedingt beachtet werden?

Was ist das Problem?

Das Wort Homeoffice hat vielleicht einen gemütlichen Beiklang, aber es ist kein Synonym für behagliches Arbeiten im heimischen Ohrensessel während ein spannender TV-Film läuft. Das Bild vom Mitarbeiter, der faul die Beine hochlegt, statt am Schreibtisch stramm den Rücken durchzudrücken, schien bislang die Mehrheit der Arbeitgeber davon abzuhalten, Homeoffice zu erlauben.

Tatsächlich aber steigt am heimischen Arbeitsplatz die Produktivität, die Mitarbeiter zeigen sich zufriedener und sind bereit, mehr Zeit beruflichen Projekten zu widmen – das ergab eine Studie der amerikanischen Standford Universität.

Von wo immer Sie auch tätig sind: die Homeoffice Regelung bestimmt die Art und Weise des Arbeitens.

Homeoffice Regelung – der Ort wechselt, die Regeln bleiben bestehen

Wir von tempus betrachten Heimarbeit schon länger als eine Variante des „Büros der Zukunft“. Schließlich ist das Büro jeweils dort, wo wir sind – und insofern kann jeder arbeiten, wo er möchte. Laptop und Smartphone sind immer dabei, die cloudbasierten Daten lassen sich von überall abrufen. Informieren Sie sich in diesem Webinar, wie effizient arbeiten von zu Hause aus geht!

Allerdings ist jedem nur die Wahl des Ortes freigestellt, die Rechte und Pflichten im Job bleiben weitgehend dieselben. Wenn Sie bereits erwägen, Homeoffice auch in Ihrem Unternehmen anzubieten, gebe ich Ihnen 5 Tipps für die wichtigsten Regelungen, die Sie treffen sollten:

Tipp 1 Homeoffice Regelung: Acht Stunden hat der (Arbeits-)Tag

Natürlich spielt der Faktor Zeit eine wichtige Rolle und laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) muss ein Arbeitstag acht Stunden haben. Aber im Home-Office gibt es keine Stechuhr und die flexible Zeiteinteilung ist ein positiver Aspekt mobilen Arbeitens.
Was gar nicht geht: Dass der Beschäftige je nach Stimmungslage mal viel, mal weniger ranklotzt oder einen ganzen Nachmittag freinimmt, weil draußen die Sonne lacht. Unter dem Motto: Die vertrödelten Stunden können ja irgendwann nachgeholt werden.
Wer seinen Einsatz dokumentieren möchte, kann dies durch eine genaue Auflistung der täglichen Arbeitsstunden tun. Auf Nachfrage wird die Liste vorgelegt.

Extra-Tipp: Spüren Sie Bewegungsmangel durch zu viel Sitzen am Schreibtisch? Lesen Sie in meinem Blog, wie Sport in Büro und Home-Office Sie in nur wenigen Minuten wieder auf Trab bringt.

Die Länge der Kaffeepausen richtet sich bei der Homeoffice Regelung nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes.

Tipp 2 Homeoffice Regelung: Gesundheit ist wichtiger als schickes Interieur

In der Firma gelten Arbeitsschutz-Regelungen und auch zu Hause sollten Sie darauf achten, dass Schreibtisch Stuhl, PC und Beleuchtung der Gesundheit förderlich sind. Kurz gesagt: Wählen Sie Ihre Möbel nach ergonomischen Gesichtspunkten aus, schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Sie sich nicht nur wohl fühlen, sondern die Ihnen auch gut tut.

Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, der Ihrer Körpergröße individuell angepasst werden kann, und ein bequemer Bürostuhl sind die Basis für Ihr Inventar. Gesundheit geht schließlich vor.

Tipp 3 Homeoffice Regelung: Strikte Trennung von Arbeit und Freizeit

Vielen Menschen, die im privaten Umfeld ihrem Job nachkommen, fällt eine Trennung von Arbeit und Freizeit schwer. Die Grenzen verschwimmen und manch einer beantwortet nach 20 Uhr noch E-Mails von Kunden und Kollegen statt den Feierabend zu genießen. Homeoffice bedeutet nicht einen 24-Stunden-Job zu schieben und immer erreichbar zu sein. Das kann kein Unternehmen von seinen Mitarbeitern verlangen. Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte daher eine Einigung getroffen werden, zu welchen Kernzeiten (etwa 9 bis 14 Uhr) ein Mitarbeiter erreichbar ist.

Ein Rat von mir für effizienteres Arbeiten zu Hause: Gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mails blockweise, also nur zwei- oder dreimal am Tag, zu checken, zu beantworten und zu archivieren. In einer Online-Befragung, die wir gemeinsam mit der AKAD Hochschule zuletzt 2018 zu „Arbeitswelten im Wandel“ durchgeführt haben, war das Ergebnis, dass sich fast jeder Dritte durch das ständige Abrufen von Emails gestresst fühlte. Erfahren Sie hier mehr über den intelligenten Umgang mit Emails.

Tipp 4 Homeoffice Regelung: Vertrauliche Daten sind zu schützen

Bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Privatbereich ist es Sache des Arbeitgebers für die entsprechenden Datenschutzvorkehrungen zu sorgen. Umgekehrt muss der Firmen-Angestellte gewährleisten, dass weder Partner, noch Kinder oder Besucher Zugang zu seinem Computer und den vertraulichen Daten haben. Ideal ist daher ein separates Arbeitszimmer, das verschlossen werden kann. Ansonsten kann Sicherheit für den Datentransfer etwa über VPN-Verbindungen sichergestellt werden.

Wer könnte einen Blick auf den PC oder die Dokumente werfen? In der Homeoffice Regelung sind Daten zu schützen.

Tipp 5 Homeoffice Regelung: Ein Zusatz zum Arbeitsvertrag lohnt sich

Selbst für die kurzfristige Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes ist eine schriftliche Fixierung aller Regelungen empfehlenswert. Beispielsweise durch einen Zusatz zum bestehenden Arbeitsvertrag, in dem Absprachen und Vereinbarungen festgehalten werden. Das ist für beide Seiten eine faire Lösung. Von mündlichen Vereinbarungen ist besser abzusehen, denn daran mag sich der ein oder andere später nicht mehr erinnern.

Was der Tipp bewirkt

Der Umzug ins Home-Office muss gut organisiert sein. Für viele Mitarbeiter ist das tägliche Arbeiten in der privaten Umgebung eine neue Erfahrung und auch eine Herausforderung. Manch einer zeigt sich verunsichert, was er darf und was nicht. Durch klare Regelungen wird die Umstellung vereinfacht und die Arbeitsprozesse können ohne Verzögerung weiterlaufen.

Und Sie?

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