Hektischer Büroalltag? 3 Wege zu neuer Kraft



Ein hektischer Büroalltag ist ein sicherer Garant für einen erschöpften Feierabend. 82 Prozent der Büroarbeiter geben an, viel zu arbeiten und nicht genug zu schaffen. Kunststück, wo Termine sich überschlagen, das Suchen von Unterlagen Zeit frisst, Ziele nicht klar sind – da kommen auch erholsame Pausen zu kurz. Mit dem Resultat, dass die Hektik ungehindert wütet und die Mitarbeiter dauerhaft an ihrer Kraftgrenze arbeiten, anstatt dauerhaft entspannt und dabei effizient zu sein.

Ein hektischer Büroalltag ist unbefriedigend.
Ein hektischer Büroalltag ist unbefriedigend.

Wenn auch Ihnen ein hektischer Büroalltag zu schaffen macht, sind vermutlich mehr als die im folgenden Artikel vorgestellten drei Methoden von Büro-Kaizen für Sie geeignet. Deshalb gebe ich Ihnen am Ende Anregungen zum Weiterlesen, in denen Sie noch mehr Inspirationen finden.

Oder Sie folgen einfach den Links im Artikel zu weiteren nützlichen Tipps oder zu einem meiner kostenlosen Praxis-Angebote. Hier kommen nun meine drei Tipps, mit denen Sie ein stabiles Kraft-Fundament legen können.

Ordnung, Zeitplanung, erholsame Pausen: 3 Kraftquellen, die sich sofort bemerkbar machen. Klick um zu Tweeten

INHALT

Ordnung – Die Kraft der Struktur

Zur Ordnung gibt es viele Sprichwörter. Eines sagt, der Ordnungsliebende sei nur zu faul zum Suchen. Stimmt, denn Ordnung erspart Suchzeiten. Ein Griff, und – die Sucherei fängt gar nicht erst an. Ich habe bei meinen Kunden oft erlebt, dass sie sich genau das wünschen und deshalb immer wieder um Ordnung ringen. Allerdings waren die Ergebnisse ihrer Aufräumaktionen bisher nie von langer Dauer.

Wenn Sie sich jetzt an Ihren Keller oder den Dachboden erinnert fühlen, wissen Sie, was ich meine. Auch hier gibt es ja immer wieder Aufräum-Aktionen – und kurz darauf neue Unordnung.

Ein immer wieder hektischer Büroalltag ist ein Zeichen für notwendige Veränderung.
Ein immer wieder hektischer Büroalltag ist ein Zeichen für notwendige Veränderung.

Das liegt oft daran, dass die Dinge ständig einen anderen Platz bekommen. Um das zu vermeiden, lautet eine wichtige Kaizen-Regel: „Jedes Ding hat seine Heimat.“ Doch das betrifft nur die Dinge, die Sie wirklich benötigen. Alle anderen werden zuvor entsorgt oder weggegeben. Das ist mein erster Tipp für Sie:


Machen Sie sich frei
Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen. Oft liegen ja alte Papiere, defekte Bürowerkzeuge, überholte Ladegeräte und uralte Prospekte in Schubfächern und Regalen. Damit nehmen sie den notwendigen Dingen den Platz weg. Das ist der Stoff, aus dem ein hektischer Büroalltag entsteht. Denn im Chaos der Papiere und Gegenstände verbrauchen Sie viel Zeit zum Suchen.

Deshalb: Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen.

Mein Lesetipp für zügige und nachhaltige Entsorgung: Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins…

Und was ist mit den heilen Dingen? Und was ist, wenn ich mir unsicher bin? Auch dafür gibt es Lösungen:

Alles, was noch benutzt werden kann – zum Beispiel doppelt vorhandene Bürowerkzeuge – geben Sie an Ihre Kollegen weiter. Es ist eine gute Idee, in der Abteilung einen Platz für solche Dinge einzurichten. Dort kann jeder Mitarbeiter unversehrte Dinge „aussetzen“ und wer etwas benötigt, greift darauf zu.

Wenn Sie sich bei Dingen unsicher sind, ob noch benötigt werden, praktizieren Sie „Wegwerfen auf Probe“. Das Prinzip ist einfach und wirksam: Legen Sie alles in einen Karton, von dem Sie nicht wissen, ob es noch benötigt wird. Fertigen Sie dabei eine Liste an, die Sie sicher weglegen. Bringen Sie ein Etikett auf dem Karton an, das Ihren Namen und das „Ablaufdatum“ enthält. Danach entsorgen Sie den gesamten Karton.

Lesetipp für Wegwerfwillige: Die Ablage P: Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können

Ein hektischer Büroalltag beruhigt sich schon durch das Aussortieren und „Wegwerfen auf Probe“.
Ein hektischer Büroalltag beruhigt sich schon durch das Aussortieren und „Wegwerfen auf Probe“.

Download-Tipp für Eilige: Das oben abgebildete Etikett habe ich Ihnen bereits als Vorlage gestaltet. Laden Sie es sich kostenlos herunter, so sparen Sie wertvolle Zeit.


Ein guter Platz für alles
Nun haben Sie freie Fläche geschaffen und können jedem Ding einen guten Platz geben. Dabei gilt die Regel: Je öfter Sie eine Sache benutzen, umso näher wird sie aufbewahrt. Zum Beispiel: Alles, was Sie täglich brauchen, bewahren Sie im und am Schreibtisch auf: Stifte, Rechner, Notizbuch, Kalender, Foliensichtbuch.

Effekt: Ihr hektischer Büroalltag wird ruhiger, wenn alle Dinge mit einem Griff gefunden werden.

Ein hektischer Büroalltag wird durch aufgeräumte Schubfächer entlastet
Ein hektischer Büroalltag wird durch aufgeräumte Schubfächer entlastet

Lese-Tipp für Genießer: Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Kreativität beflügeln können: Kreativ am Wohlfühl-Schreibtisch

Zeitmanagement – Die Kraft der Ruhe

Wenn ein hektischer Büroalltag Ihnen die Nerven raubt, kann ein weiteres „Basic“ helfen: Die flexible Zeitplanung. Diese Form der Zeitplanung entlastet Sie besonders dann, wenn Unvorhergesehenes auftritt. Sie können gelassener reagieren.

Wenn Sie jetzt denken: „Wenn ich Zeit hätte für flexible Zeitplanung, hätte ich sie schon praktiziert“, dann kann ich Sie verstehen. Doch ich möchte Sie einladen, eine vielfach erprobte Methode der Zeitplanung auszuprobieren. Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie eine Entlastung verspüren:

1. Planen Sie am Freitag jeder Woche die Aufgaben für die kommende Woche. Merken Sie sich diesen Termin im Kalender vor.
2. Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Bei 40 Wochenstunden wären das 24, bei 5 Arbeitstagen knapp 5 Stunden pro Tag.
3. Planen Sie täglich höchstens drei Aufgaben ein. Nur eine davon bekommt die höchste Priorität.
4. Setzen Sie unter diesen Aufgaben Prioritäten. Wie das geht, lesen Sie hier: Es kann nur eine geben
5. Wir neigen dazu, Zeit zu knapp einzuplanen und uns damit einen hektischen Büroalltag zu organisieren. Deshalb mein Tipp: Schlagen Sie auf die geplante Zeit für jede Aufgabe 50 Prozent auf. Wenn Sie zum Beispiel denken, dass 60 Minuten ausreichen, planen Sie 30 Minuten mehr ein. Insgesamt merken Sie also 90 Minuten für die Aufgabe vor.

Praxistipp für Anwender: Verwenden Sie nur ein einziges Zeitplansystem; egal, ob aus Papier oder elektronisch. In meinem Artikel Zeitplanung zeige ich Ihnen, welche Vorteile jedes System hat. Außerdem finden Sie dort noch andere nützliche Zeitplan-Tipps: Zeitlich flexibel bleiben

5 Outlook-Tipps, mit denen Sie Sie im hektischen Büroalltag den Überblick behalten.
5 Outlook-Tipps, mit denen Sie Sie im hektischen Büroalltag den Überblick behalten.

Lesetipp für Zeitsparer: Die Zeitplanung hat großen Einfluss darauf, ob Überstunden zur ungeliebten Gewohnheit werden, was dem hektischen Büroalltag Vorschub leistet. Wie Sie so manche Überstunde vermeiden können, beschreibe ich Ihnen hier: Ein effizienter Zeitplan verleiht Ihnen Flügel

Pause – Die Kraft der Auszeit

Ein Brötchen am Schreibtisch hastig herunterschlingen, dazu einen lauwarmen Kaffee? Und wenn der „tote Punkt“ kommt, wieder einen Kaffee… und noch einen? Diese fatale Situation ist leider gar nicht selten im hektischen Büroalltag. Doch eine Lösung ist das nicht. Wer keine Zeit für Pause hat, hat keine Kraft zum Arbeiten!

Deshalb mein Tipp: Machen Sie es sich zur Regel, regelmäßig eine Pause einzulegen. Wie Ihnen das gelingt und was Sie mit den freien Minuten am besten anfangen, zeige ich Ihnen hier:

1.
Planen Sie Pausen rechtzeitig ein. Optimal ist es, nach einer Stunde Arbeit zehn Minuten Pause einzulegen. Falls Sie nicht von selbst daran denken, stellen Sie sich einen Timer oder nutzen Sie eine kostenlose Software als Erinnerung.
2. Bewegen Sie sich. Bewegung regt Kreislauf und Stoffwechsel an und gibt damit Körper und Geist frische Energie. Nutzen Sie als Inspiration eine kostenlose Software, die Sie nicht nur an die Pause erinnert, sondern auch zum Bewegen animiert:

Software-Tipp: „Workrave“ für Windows oder „Time Out“ für Mac machen Lust auf Pause. Die beiden kostenlosen Programme lassen sich so einstellen, dass sie zum Beispiel nach einer Stunde starten: Der Monitor wird grau und eine Zeichentrickfigur turn Ihnen entspannende Übungen vor, so dass Sie Lust aufs Mitmachen bekommen. Auf Wunsch auch mit Musik. Passt es gerade nicht mit der Pause, können Sie sie auch überspringen.

Bewegen können Sie sich auch ohne App: Gehen Sie zum Fenster und öffnen es. Einige Dehn- und Streckübungen, verbunden mit bewussten tiefen Atemzügen, sorgen ebenfalls für Abstand vom hektischen Büroalltag.

Bürogymnastik: Kraftspender im hektischen Büroalltag.
Bürogymnastik: Kraftspender im hektischen Büroalltag.

Lese-Tipp zum Nachmachen: Wenn Ihnen das obige Bild Lust auf Bewegung macht, dann habe ich hier die richtigen Anregungen für Sie: 5 Übungen für effektive Bürogymnastik

Und Sie?

Welche Maßnahmen haben sich für Sie bewährt, um Ihren hektischen Büroalltag zu meistern? Oder haben Sie gar die Hektik in Entspannung umgewandelt? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Tipps! Schreiben Sie mir persönlich oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel.

Zum Weiterlesen

Hier habe ich Ihnen, wie versprochen, interessante Anregungen zusammengestellt, die Ihnen bei der Bewältigung Ihres hektischen Büroalltags wirksam helfen:

Ein hektischer Büroalltag kann auf Dauer zu einem Burnout führen. So steuern Sie rechtzeitig dagegen: Ihr Notfallkit zur Burnout-Selbsthilfe

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen sieben Schritte, mit denen Sie Ihren Schreibtisch nur noch einmal aufräumen – und danach nie wieder.

Vorschaubild

Gegen den hektischen Büroalltag, für einen aufgeräumten Schreibtisch.

Ablenkungen tragen entscheidend zu einem hektischen Büroalltag bei. Wie Sie Ihr Arbeitsgedächtnis davor schützen, zeige ich Ihnen hier: Achtung, Kurzschluss!





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