Goodbye Hektik, ich hab jetzt einen Plan



„Endlich in Ruhe und ohne Hektik arbeiten”, wenn Sie sich das auch wünschen, dann sollten Sie den Personal-Kanban kennenlernen. Kanban ist ein bewährtes Prinzip in Produktionsabläufen. Es dient dazu, den Materialfluss so zu steuern, dass weder Engpässe noch Überbestände entstehen. Die Methode ist einfach und lässt sich vielseitig einsetzen, zum Beispiel als Personal-Kanban in der Projektplanung.
Personal-Kanban hat sich bei meinen Kunden bestens bewährt: Projekte lassen sich effizienter planen, Hektik im Ablauf wird vermieden. Wieviel diese Veränderung bewirken kann, zeigt eine interessante Studie.

AKAD-Studie: Mit gekonnter Planung Hektik vermeiden

Die größte deutsche Arbeitseffizienz-Studie macht sichtbar, was in vielen Büros trauriger Alltag ist: 25 Prozent der Arbeitszeit gehen durch ineffiziente Arbeitsorganisation verloren. Anders gesagt: Wenn Sie Ihre Zeit gut organisieren und klare Prioritäten setzen, können Sie mindestens ein Viertel mehr schaffen, ohne in Hektik zu verfallen. Dabei hilft Ihnen eine geschickte Planung Ihrer Aufgaben mit dem Personal-Kanban.

Personal-Kanban: Mit kluger Wochenplanung effizienter arbeiten, Erledigtes sofort sichtbar machen. Klick um zu Tweeten

Der Personal-Kanban – Kleine Tafel, große Wirkung

Das Wort „Kanban„ kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Tafel” oder „Karte”. In Produktionsabläufen, die nach dem Kanban-Prinzip funktionieren, dienen verschiedene Karten als Steuerungselement. Ich habe dieses Prinzip gleich doppelt auf Büro-Kaizen® übertragen: Zum einen lassen sich mit dem Einsatz von Signalkarten Materialbestände selbststeuernd organisieren, so dass Hektik durch Engpässe vermieden wird.

Die zweite Übertragung des Kanban-Prinzips auf Büro Kaizen® ist der &bdqquo;Personal-Kanban”. Mit diesem einfachen, aber effizienten Tool planen Sie Ihre Projekte ohne Hektik und gewinnen gleich mehrere Vorteile:

  • Übersicht durch die bildliche Darstellung Ihrer Vorhaben
  • Orientierung durch das Setzen von Prioritäten
  • Konzentration auf Ihre jeweilige Aufgabe
  • Motivation durch die Darstellung erledigter Aufgaben

Hektik durch einen Plan vermeiden
Hektik kann durch einen Plan zum Beispiel am Computer vermieden werden.

Den Plan nach dem Kanban-Prinzip können Sie im Computer anlegen, zum Beispiel in Outlook. Das hat sicher Vorteile, ist aber nicht ganz so anschaulich. Eine Tafel über Ihrem Schreibtisch kann Ihr ständiger Begleiter und Ihr Bollwerk gegen Hektik werden. Dazu brauchen Sie kein handwerkliches Talent und nur wenige Materialien.

Personal-Kanban: Der Plan gegen Hektik

Ein Whiteboard oder ein großes Stück Pappe bildet für Ihren Wochenplan den Untergrund. Weiteres Zubehör sind Klebezettel in verschiedenen Farben, zum Beispiel Post-its. Einen kräftig schreibenden Stift legen Sie sich ebenfalls bereit.

Drei Spalten für die Übersicht

Teilen Sie Ihre Tafel in drei Spalten ein, die Sie mit knackigen englischen oder deutschen Überschriften versehen

    1. Projekte - To-dos (breite Spalte)
    2. Tagesaufgaben – Today (schmale Spalte)
    3. Erledigt – Done (breite Spalte)

Über der Spalte für die Tagesaufgabe können Sie noch Platz einräumen für ein kurz gefasstes Wochenziel, zum Beispiel: Sämtliche Außenstände angemahnt. Oder: Recherche für Thema XY erledigt.

Eine Farbe je Projekt

Wählen Sie je Projekt Post-its in einer Farbe aus. Auf jeden Zettel notieren Sie eine Aufgabe, die in dieser Woche für das Projekt zu erledigen ist. Diese Zettel befestigen Sie in der ersten Spalte. Wenn Sie zum Beispiel vier aktuelle Projekte haben, kleben in der Spalte To-do Zettel in vier verschiedenen Farben.

Tagesaufgaben – Arbeit ohne Hektik

Ihre erste Handlung zu Beginn Ihres Arbeitstages ist die Auswahl der Tagesaufgaben. Das können Aufgaben für ein einziges Projekt sein oder für mehrere Projekte. Je Projekt sollten Sie nicht mehr als drei Aufgaben wählen, damit die Konzentration erhalten bleibt.

Fertig! – Motivation sofort

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wandert der entsprechende Klebezettel in die Spalte „Erledigt”. Sie werden staunen, wie es Sie motiviert, dass Sie das Anwachsen der dritten Spalte direkt vor Augen haben.

Hektik durch Motivation ersetzen
Hektik kann mit Personal-Kanban vermieden werden. Erlrdigte Aufgaben eine Spalte weiter schieben - Motivation pur.

Feierabend ohne Hektik

Am Ende Ihres Arbeitstages entfernen Sie alle Zettel aus der dritten Spalte. Im besten Fall ist auch die Today-Spalte leer. Doch was, wenn nicht? Jetzt nur nicht in Hektik verfallen: Hängen Sie die Zettel mit den unerledigten Aufgaben zurück in die erste Spalte. Morgen entscheiden Sie, ob diese oder andere Aufgaben auf Ihrem Tagesplan stehen.

Neue Woche – Neuer Plan

Am Freitag erstellen Sie den Plan für die neue Woche. Er enthält

    1. alle unerledigten Aufgaben der Vorwoche
    2. alle Aufgaben für die neue Woche

Doch was, wenn am Ende der Woche die immer gleichen Aufgaben übrig bleiben? Dann helfen Ihnen wahrscheinlich meine folgenden Tipps:

    1. Ist die Aufgabe zu „groß“ formuliert? Falls ja, dann hilft es, sie in mehrere Teilschritte zu zerlegen.
    2. Ist die Aufgabe noch aktuell? Falls nicht, entfernen Sie den Klebezettel von Ihrer Liste.
    3. Müssen Sie die Aufgabe erledigen? Prüfen Sie, ob Sie sie delegieren können.

Mit diesem einfachen und motivierenden Tool konnte ich schon vielen Mitarbeitern helfen, die Hektik aus Ihrem Arbeitstag zu verbannen.

Erfahrung teilen

Wie arbeiten Sie mit dem Personal-Kanban? Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen im Kommentarteil unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!





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2 Kommentare
  • Good article!

    Please don’t forget that there are only two rules for Personal Kanban.

    1. Visualize Your Work (you have that)

    and

    2. Limit Your Work in Progress (your example has this, but your article does not mention it).

    If you do not limit your work in progress, you will continue to do too many things at once and will continue to finish slowly and be interrupted often.

    Thank you!

  • Personal-Kanban kann man auch schön in OneNote umsetzen. Einfach 3 Abschnitte machen (ToDo, Heute, Erledigt) und dann für jede Aufgabe eine eigene Seite. Diese lässt sich dann je nach Planungsstand/Erledigungsgrad mit der Maus zwischen den 3 Abschnitten verschieben. Vielleicht eine Idee für alle die mit OneNote arbeiten.
    Viele Grüße, Marcel


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