Mahlzeit Meister – mit OneNote zur nächsten Grillparty



 

Eines der vielseitigsten und gleichzeitig am meisten unterschätzten Programme auf vielen Computern ist OneNote. Ich bin wirklich begeistert von diesem kleinen Helfer. Er ist für fast alle Lebenssituationen anwendbar und stammt aus der Microsoft Office Suite. Lesen Sie ein Praxisbeispiel für den Einsatz von OneNote und planen Sie Ihr nächstes Firmenfest und Ihre nächste Grillparty schnell und einfach mit OneNote!

Was ist das Problem

OneNote eignet sich perfekt, um mit Gruppen kleinere oder größere Projekte zu planen. Verschiedene Personen können auf den unterschiedlichsten Plattformen vom Tablet oder dem Smartphone, vom Internet oder dem Computer darauf zugreifen. Sie können Checklisten lesen und sie bearbeiten. Alle beteiligten Personen sind stets auf demselben Wissensstand. Das gilt für komplexe Projekte aber auch für die Organisation einer „Grillparty”.

grillparty mit den mitarbeitern
Eine Grillparty ist oft das Sommer-Highlight in Firmen.

So funktioniert es

OneNote gibt es seit der Microsoft-Office-Version 2003 und ist seit der Version 2010 ein fester Bestandteil der Office-Programmpalette. Das bedeutet, dass Sie es wahrscheinlich schon auf Ihrem Rechner installiert haben – vielleicht ohne es zu wissen. Falls Sie noch mit einer älteren Version als Office 2010 arbeiten, können Sie sich OneNote unter dem Link www.onenote.com kostenlos herunterladen. Die einzige Einschränkung bei der kostenlosen Version ist, dass Sie die Notizbücher nur online und nicht lokal speichern können.

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Schritt Nr. 1 auf dem Weg zur Grillparty: Die Einrichtung des Notizbuches

Wenn Sie OneNote noch nie benutzt haben, geben Sie den Begriff „OneNote” in die Suchleiste Ihres Computers ein und schauen Sie nach, ob Sie es nicht schon installiert haben. Sollten Sie es noch nicht installiert haben, laden Sie es sich unter https://www.onenote.com/download herunter.

Gehen Sie nun auf „Datei - Neues Notizbuch” und eröffnen ein Notizbuch mit dem Namen „Grillparty”. So geht es:

Wählen Sie eine Farbe und einen Namen für Ihr neues Notizbuch – in unserem Fall „Grillparty”.

Klicken Sie auf Erstellen!

Das neue Notizbuch „Grillparty” erscheint auf Ihrem Bildschirm.

Schritt Nr. 2 auf dem Weg zur Grillparty: Das Einrichten von Abschnitten

Im Notizbuch „Grillparty” lassen sich nun Abschnitte und Seiten einrichten. Sie sollten sich überlegen, welche Struktur sinnvoll ist für das Projekt.

Im Fall unserer Grillparty können das z.B. folgende Kategorien sein:

  • Allgemeines
  • Checklisten
  • Programm

Abschnitte lassen sich erstellen, in dem Sie auf „+” klicken. Die Namen lassen sich verändern und eintragen, in dem Sie auf den farblich markierten Reitern doppelklicken.

Schritt Nr. 3 auf dem Weg zur Grillparty: Das Einrichten von Seiten

Klicken Sie nun auf einen der Abschnitte. Es erscheint bereits eine erste leere Seite.
Durch Eingabe einer Überschrift lässt sich diese Seite markieren.
Weitere Seiten lassen sich einrichten, in dem Sie an der rechten Seite auf „Seite hinzufügen” klicken.

Sie schaffen also Unterkategorien, in dem Sie neue Seiten für Ihre Grillparty erstellen.

Sinnvolle Unterkategorien für unsere Grillparty können sein:

Allgemeines:

      1. Einladung: Hier legen Sie ein freundliches Einladungsschreiben ab, das z.B. auch per E-Mail versandt wurde.
      2. Auf einen Blick: Hier fassen Sie die wichtigsten Daten, z.B. Ort, Anlass und Datum sowie Uhrzeit noch einmal zusammen. Auch die Uhrzeit für den Aufbau kann hier verzeichnet werden. Sie können auch ein Bild ablegen. Das bietet sich an, wenn es einen Flyer oder eine Grafik für die Grillparty gibt.

Checklisten:

      1. Technik: Listen Sie, was an Bestuhlung, Soundanlage, Beamer etc. bei Ihrer Grillparty genutzt werden soll und wer es organisiert.
      2. Essensplanung: Getränke, Wurst und Fleisch, Vegetarisches, Salate - wer besorgt was für die Grillparty?
      3. Besorgungsliste: Wer besorgt was für die Deko? Was muss eingekauft werden? Was befindet sich im Fundus?

Programm:

      1. Ablauf: Hier erscheint der detaillierte Ablauf der Grillparty.
      2. Spiele: Wer hat Ideen für Spiele für die Grillparty?
      3. Sonstige Beiträge: Wer hat welche Ideen für weitere Programmpunkte, wie z.B. eine Bildershow, einen kurzen Wortbeitrag, ein Theaterstück ... ?

Legen Sie die Unterkategorien in Ihrem Abschnitt an:

Schritt Nr. 4 auf dem Weg zur Grillparty: Laden Sie Personen zur Mitarbeit ein!

Unter Datei - Freigeben finden Sie die Funktion „Personen zum Notizbuch” einladen:

Mit einem Klick auf diesem Bereich öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mit den E-Mail Adressen Personen einladen können. Fügen Sie hier alle Adressen von Personen ein, die an der Vorbereitung der Grillparty beteiligt sind.

Achten Sie darauf, dass Sie in dem Feld „Kann bearbeiten” ein Häkchen gesetzt haben, wenn die Personen nicht nur das Notizbuch lesen, sondern auch verändern dürfen sollen.

Schritt Nr. 5 auf dem Weg zur Grillparty: Nutzen Sie verschiedene Inhalte

Auf den einzelnen Seiten lassen sich nun Bilder, Sprachdateien, Screenshots, Tabellen u.v.a.m. einfügen. Für den Bereich der Checklisten eignen sich vor allem Tabellen.

Die einzelnen Seiten lassen sich nun auch untereinander verlinken. Das ist eine sehr sinnvolle Funktion, wenn Sie z.B. für Ihre Grillparty im Abschnitt „Programm” den Punkt „18.00 Uhr gemeinsames Essen” mit der Seite „Essensplanung” verlinken wollen. Gehen Sie dafür auf den Abschnitt, in dem die Seite liegt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite und klicken Sie auf Link zu Seite kopieren.

Der Link lässt sich nun einfach in dem jeweiligen Bereich einfügen.

Darauf kommt es an

Das Großartige an OneNote ist, dass es sich plattformübergreifend nutzen lässt. Das heißt, Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mit dem Handy, dem Mac, dem Computer dem Tablet darauf zugreifen. So hatte jede Person das Notizbuch immer verfügbar, kann es bearbeiten, sich Aufgaben in Erinnerung rufen und seinen Teil zum Gelingen der Grillparty beitragen. Wichtig ist, dass verzeichnet wird, wenn etwas erledigt ist. Dafür können Sie - wie in jeder anderen Office-Anwendung – auch mit unterschiedlichen Schriftfarben und weiteren Markierungen wie z.B. Fett oder Kursiv arbeiten. Die Veränderungen werden direkt auf allen Geräten angezeigt.

OneNote ist eines der vielseitigsten und gleichzeitig am meisten unterschätzten Programme. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Unsere Welt ist das Büro. OneNote eignet sich für das Wissensmanagement und die Koordination verschiedener Projekte. Mit OneNote sammeln Sie alle Informationen an einem Ort und halten Sie stets aktuell! Das gilt für komplexe Projekte genauso wie für die nächste Grillparty!

gillparty über onenote organisieren
Im Team können Sie mit Hilfe von OneNote ganz einfach die nächste Grillparty organisieren.

Extra-Tipp

Mit der Suchfunktion lassen sich sehr schnell Stichwörter in OneNote finden. Geben Sie in die Suchfunktion ein Stichwort ein, erscheinen alle Abschnitte und Seiten, die sich mit dem jeweiligen Thema befassen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie suchen wollen, für welche Aufgaben Sie sich in den unterschiedlichen Checklisten eingetragen haben. Probieren Sie es aus!

Und Sie?

Der perfekten Organisation Ihrer Grillparty steht nun nichts mehr im Weg! Genießen Sie Ihren Abend und wenn Sie Lust haben, schicken Sie mir ein Foto davon!



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