So wird Ihr Schreibtisch zum Cockpit: Jederzeit griffbereit



Mittwochnachmittag über dem Atlantik, eine Schlechtwetterfront zieht auf: Flugkapitän und Copilot der großen Lufthansamaschine bedienen die unzähligen Knöpfe, Hebel und Anzeigeinstrumente routiniert und schnell. Die Kursänderung ist eingegeben, das Unwetter wird umflogen, die Passagiere haben nichts gemerkt. Zu jeder Zeit und in jeder Situation sind die Flugzeugführer Herr der Lage. Jeder Handgriff sitzt, jedes System und jede Notfallschaltung sind immer griffbereit und lange geübt.

Lässig wie ein Pilot über den Wolken schweben und alles griffbereit haben: Viele Ihrer Mitarbeiter wünschen sich so eine entspannte und routinierte Arbeitsumgebung auch im Büro. Leider sieht die Realität oft ganz anders aus: Arbeitsplätze sind chaotisch, nichts ist wirklich griffbereit, unter vielen kleinen Haufen, in unaufgeräumten Schubläden und Schränken sind die wichtigen Dinge des Büroalltags vergraben.

Was passiert, wenn hier eine Schlechtwetterfront aufzieht? Sind Ihre Instrumente für die Kursänderung so schnell griffbereit, dass Ihre Passagiere, das heißt die Kunden und Mitarbeiter, nichts von den drohenden Turbulenzen bemerken? Mit diesen kleinen Tipps schaffen Sie Griffbereitschaft in Ihrem Cockpit und schaffen so Sicherheit und Gelassenheit auch in brenzligen Situationen.

Wichtige Arbeitsmaterialien griffbereit aufbewahren
Sobald Chaos auf Ihrem Schreibtisch herrscht, sind die wichtigen Dinge nicht mehr griffbereit.

Tipp Nummer 1: Griffbereit muss nur sein, was griffbereit sein muss

Was muss wirklich auf Ihrem Schreibtisch griffbereit sein, damit Sie schnell und effizient reagieren können? Die Antwort ist einfach: Möglichst wenig. Machen Sie tabula rasa, räumen Sie auf , bis Sie mit einem leeren Schreibtisch durchstarten können. Denn vieles, was nun nach Wochen und Monaten zum ersten Mal wieder auftaucht, ist bereits ein Fall für die Ablagen „P” oder „rund” – halten Sie daher einen großen Müllsack griffbereit.

Ein wesentlicher Bestandteil zur Effizienzsteigerung ist bereits der Verzicht auf eine Schreibtischunterlage, denn ohne Schreibtischunterlage arbeitet es sich leichter. Informationen, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter täglichen Zugriff haben müssen, sind besser in einem Sichtbuch aufgehoben. Das stets aktuell gehaltene Standardwerk für alle Mitarbeiter hält alle Informationen immer griffbereit und lässt sie auch im nahenden Sturm einen kühlen Kopf bewahren.

Informationen griffbereit im PC speichern
Auch auf dem Computer ist es wichtig durch eine gute Struktur Datein auffindbar und griffbereit abzuspeichern.

Tipp Nummer 2: Alles dauerhaft griffbereit halten mit Kaizen

Sie haben aufgeräumt, ein wichtiger Teil der Aufgabe ist geschafft. Doch nach einigen Wochen stellt sich der gewohnte Schlendrian schnell wieder ein: Ihr perfekt organisiertes und effizientes Cockpit müllt sich ganz von selbst wieder zu. Um nur die wirklich wichtigen Dinge griffbereit zu halten und sich dauerhaft von unnötigem Ballast zu befreien, sollten Sie die Prinzipien des Kaizen verinnerlichen. Für die Herstellung maximaler Griffbereitschaft helfen Ihnen bereits zwei einfache Kaizen-Eselsbrücken:

      1. Denken Sie an geizen: Alles, was mit Verschwendung und unnötigen Dingen zu tun hat, kann weg.
      2. Denken Sie an den Leitspruch der schwäbischen Hausfrau: Des macht koi Sinn: Was für Ihre täglichen Problemlösungen keine Bedeutung hat, ist unnötig.

Für die Praxis bedeutet dies: Legen Sie genaue Spielregeln fest, was sich zwingend am Arbeitsplatz befinden sollte und was nicht. In den meisten Fällen genügen der PC oder das Notebook, das Telefon, ein gebundener Notizblock und das griffbereite Sichtbuch vollauf, um den meisten Herausforderungen des Alltags gerecht zu werden. Für eine tiefergehende Analyse empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste Büro Kaizen: Arbeitsplatz, mit der Sie sich systematisch ein nachhaltiges Ordnungskonzept für Ihren Arbeitsplatz erarbeiten können.

Griffige Ideen um alles griffbereit zu haben: So schaffen Sie Ordnung mit System! Klick um zu Tweeten

Tipp Nummer 3: So halten Sie Büromaterialien immer griffbereit

Stellen Sie sich vor, der anfangs erwähnte Flugkapitän müsste seine Notfallprozedur in Ihrem Büromaterialienschrank suchen- stellt sich bei Ihnen nun Mulmigkeit ein? Dann sollten Sie handeln. Denn auch Ihre Büromaterialien können effizient neu organisiert und so im Bedarfsfall immer griffbereit gehalten werden – mit dem Kanban-Prinzip. Das Wort „kanban” ist japanisch, bedeutet „Karte” und ist ein ebenso simples wie effizientes Managementtool.

Praktisch auf Ihren Büromaterialschrank übertragen funktioniert dies so: Sie haben einen Stapel mit DIN-A4-Umschlägen und müssen leider ständig feststellen, dass diese nicht rechtzeitig nachbestellt werden. Abhilfe schaffen können Sie hier mit einer Karteikarte, auf der die deutliche Aufforderung „Bitte sofort nachbestellen!“ nebst Materialnummer, Lieferant und Ansprechpartner für die Bestellung notiert sind. Die Karte wird nun vor den letzten zehn Umschlägen in den Stapel geschoben und schafft so bei Erreichen dieses Mindestbestandes sofort den Impuls zur Nachbestellung. Überzeugt? Hier finden Sie noch mehr Tipps für die ideale Materialienverwaltung mit Kanban.

büroutensilien griffbereit und sortiert aufbewahren
Stifte, Büroklammern und sonstige Utensilien können Sie in kleinen Fächern sortiert und griffbereit im Schrank aufbewahren.

Tipp Nummer 4: Ausmisten im elektronischen Zoo

Nix mit Knipsen: Die Digitalkamera ist immer entweder a) unauffindbar, b) nicht aufgeladen oder c) völlig verstellt? Für mehr Lust statt Frust bei der Lichtbilderstellung haben wir daher einige Tipps für Sie, die sich problemlos auch auf andere gemeinsam genutzte elektronische Geräte übertragen lassen.

Die Kamera und ihr Zubehör brauchen einen festen Platz im Büro. Räumen Sie daher ein ausreichend großes Schrankfach frei, in dem Sie die Einzelteile nebeneinander und mit griffbereiten, aufgerollten Kabeln unterbringen können. Sämtliche Kabel und Zubehörgeräte sollten Sie direkt nach dem Kauf mit Etiketten und Inventarnummern eindeutig kennzeichnen. Dies spart Ihnen Zeit bei der Inventur und erleichtert Ihren Mitarbeitern die Suche. Abschließend sorgt eine Entnahmeliste mit Entnahmedatum, Unterschrift und Rückgabedatum für eine einwandfreie Dokumentation.

Extra-Tipp

Unterschiedliche Geräte von nur einem Hersteller haben oft ähnliche Funktionen. Schaffen Sie daher möglichst alle Geräte von einem Hersteller an. Dies spart Zeit bei der Bedienung, beim Anlernen und beim Reparaturservice.

Noch immer auf Suchkurs? Ändern Sie Ihre Flugrichtung!

Alles immer griffbereit – ein Traum, den Sie sofort praktisch umsetzen können. Überlegen Sie daher vielleicht im nächsten Teammeeting, wie Sie die gemeinsam genutzten Büroutensilien sinnvoll und stets erreichbar ordnen können. Auch wenn Sie denken, dass die Ordnung bei Ihnen schon sehr ausgefeilt ist, sehen viele Augen immer noch mehr als zwei – und die Erfahrungen aus der täglichen Praxis sind immer wertvoll. So sitzen auch Sie bald wie in einem perfekt ausgestatteten Cockpit an Ihrem Schreibtisch.

Und Sie?

Natürlich interessieren mich an dieser Stelle wie immer Ihre Ideen: Wie haben Sie dafür gesorgt, dass in Ihrem Büro alles griffbereit ist? Teilen Sie mir Ihre Tipps mit und schreiben Sie einen Kommentar – ich freue mich auf Ihre Anregungen!



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