Achtung, Gesetzes-Falle im Büro: gesetzliche Aufbewahrungsfristen!



Ja, da denkt man sich, man hätte einen sicheren Arbeitsplatz. Man klettert nicht in schwindelerregender Höhe, oder beklemmender Tiefe durch Gerüste oder Minenschächte. Der normale Büroarbeiter hat auch nichts mit kochendem Metall, großen Fräsen oder gruseligen Sägen am Hut.

Die größte Gefahr der wir uns an sich aussetzen sind nervige Kollegen und Papierschnittwunden. Das könnte man jedenfalls denken! In Wahrheit lauert eine ganz andere Gefahr auf uns. Eine Gefahr, die uns im besten Fall eine Menge Geld kostet und im schlimmsten Fall ins Gefängnis bringt! Diese Gefahr heißt gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Das sollte jeder wissen!

Der Staat hängt am Papier. Wer in ein paar Jahren bei einer unangekündigten Steuerprüfung nicht alle Rechnungen, bestimmte Briefe oder ähnlichen Papierkram vorweisen kann, bewegt sich auf sehr dünnem Eis. Gerade Rechnungen müssen Sie beispielsweise immer im sogenannten Doppel aufbewahren. Näheres dazu finden Sie auch in Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetztes. Das Doppel wiederrum darf elektronisch gespeichert werden. Aber nur, wenn Sie den Eingangsstempel vor dem einscannen auf das Dokument setzen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Papier aufräumen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sorgen für ganz schön viel Papier im Büro!

Wie gesagt, es ist ein verwirrendes System. Die deutsche Regierung scheint zu wollen, dass jedes Büro eine mittelgroße Akten-Lagerhalle mit Gabelstaplern und Brandschutzanlagen betreibt.

Elektronische Aktenspeicherung – Kein Ausweg aus der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist!

Wer jetzt denkt: „Na, den Platz spare ich mir doch”, und alles auf eine Festplatte haut ist auch auf dem Holzweg. Der Gesetzgeber sagt: Nur die papierne, gestempelte Version ist gültig. Die jetzt immer beliebter werdenden elektronischen Aufbewahrungs- und Sortierprogramme sind deshalb eher eine Abhilfe als ein Allheilmittel. Ob sich an der Gesetzeslage der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in den nächsten Jahren etwas ändern wird ist fraglich.

Grundsätzlich müssen Sie bestimmte Dokumente entweder 6 oder 10 Jahre lang aufbewahren. Lieferscheine beispielsweise 6 Jahre. Doch ACHTUNG! Kommen Lieferscheine in Kombination mit Rechnungen, sind beide 10 Jahre aufzubewahren.

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Wie sieht es in Ihrem Archiv aus?

An sich ist ein gut aufgeräumtes Archiv kein Hexenwerk. Am besten ist es, wenn Sie die Unterlagen beim Archivieren direkt mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist versehen. So kommt es, wenn das Dokument endlich in den Schredder darf, nicht zu Verwirrungen oder Unsicherheiten. Wer aber bereits einen unübersichtlichen Wust an Dokumenten hat muss in den sauren Apfel beißen. Starten Sie einen Archiv-Tag mit Ihren Kollegen. Archivieren Sie die Dokumente nach folgenden Arbeitsschritten:

    1. Schritt: Gehen Sie Regale und Schubladen systematisch durch. Verpacken Sie alle nicht mehr benötigten Unterlagen in Kartons!
    2. Schritt: Diktieren Sie einem Kollegen währenddessen, welches Dokument Sie gerade in welchen Karton verpacken!
    3. Schritt: Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer und dem aktuellen Jahr!
    4. Schritt: Erstellen Sie aus dem diktierten Inhalt des Kartons ein sogenanntes Archivierungsprotokoll – so finden Sie alle Dokumente im Handumdrehen wieder!
    5. Schritt: Drucken Sie das Archivierungsprotokoll 2-fach aus!
    6. Schritt: Kleben Sie die erste Kopie des Archivierungsprotokolls auf den zugehörigen Karton, die zweite bewahren Sie zentral auf – am besten an einem Platz oder Ordner auf, auf den Sie leicht Zugriff haben!
    7. Schritt: Räumen Sie die fertigen Kartons ins Archiv!

Die größte Gefahr im Büro sind nervige Kollegen und Papierschnittwunden. Das könnte man jedenfalls denken! Klick um zu Tweeten

Nach getaner Arbeit können Sie, im Wissen alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten, sich ruhig einen schönen Abend in einem Restaurant gönnen. So bleibt die Motivation bei der Aufräum-Aktion oben. Noch mehr Tipps zum Thema Aufbewahrungsfristen finden Sie, wenn Sie HIER klicken!

Und Sie?

Benötigt auch IHR Archiv eine Aufräumaktion? Schreiben Sie mir über Ihre Erfahrungen!



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