Geht doch: 3 Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen



Der Posteingang quillt über, ein Kunde erwartet Ihren Rückruf und Ihre To-do-Liste ist so lang wie eine Rolle Küchenpapier. Sie raufen sich die Haare: Was sollen Sie nur zuerst tun? Sie brauchen einen Plan. Diesen und zwei weitere Tipps mit Sofortwirkung finden Sie in diesem Artikel.

Effizient oder effektiv: Darum geht’s

Effizienz und Effektivität werden oft falsch verwendet. In meinem Beitrag Effizient und effektiv bin ich darauf ausführlich eingegangen. Kurz gesagt: Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Der Aufwand soll so groß wie nötig, aber so gering wie möglich sein.

Wenn Sie also in Ihrer Tätigkeit dauernd unterbrochen werden, kommen Sie womöglich trotzdem zu Ihrem Ziel, nur mit mehr Aufwand an Zeit und Kraft. Meine 3 praktischen Tipps zeigen Ihnen, wie Sie effizient – und damit erfolgreich und entspannt – arbeiten.

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Effizienz im Unternehmen: Die Abläufe so einfach wie möglich machen.

Tipp 1 für mehr Effizienz im Unternehmen: Aufgaben bündeln

Das so genannte Multitasking hat sich längt als ineffizient erwiesen. Es streut die Konzentration, so dass mehrere Dinge getan werden, diese jedoch nur mit ein Teil der Konzentration. Bewährt hat sich, den Fokus auf eine Aufgabe richten. Sie werden zum einem nicht ständig gedanklich aus Ihrem Projekt herausgerissen, zum anderen bleiben Sie im Arbeitsfluss und fangen nicht ständig neue Aufgaben an.

Mag es bei der Bearbeitung von Papierunterlagen noch geordnet zugehen, so ist sind die Ablage im digitalen Bereich oft überhaupt nicht geklärt. Hierfür haben wir den digitalen Workflow entwickelt, eine Ablaufbeschreibung, mit der Sie von E-Mails bis Projektablauf alles geordnet angehen. Der Vorteil: Klare Strukturen schaffen Übersicht und erlauben es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier für Sie mein

Download-Tipp: Schaffen Sie mit dem digitalen Workflow mehr Effizienz im Unternehmen. Unser Download steht kostenfrei hier für Sie bereit:

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Tipp 2 für mehr Effizienz im Unternehmen: Prioritäten setzen

Wissen Sie immer, was gerade wichtig ist? Oder fällt es Ihnen oft schwer, Ihre Aufgaben entspre-chend der Wichtigkeit zu ordnen? Dann wird Ihnen mein folgender Tipp nützlich sein.

Fragen Sie sich: Welche Aufgabe würde ich heute anpacken, wenn es nur eine einzige sein dürfte? Das ist Ihre erste Priorität. So verfahren Sie bei allen Aufgaben, die Sie für den Tag vor sich haben. Jedoch sollten es nicht mehr als vier sein, damit Sie sich nicht verzetteln.

Diese Methode heißt „die 25.000-Dollar-Methode”. Soviel nämlich war der Tipp zum Zeitmanage-ment dem Unternehmer Charles Schwab wert. Hier können Sie die ganze Geschichte lesen.

Film-Tipp: Wenn Sie bereits mit Outlook arbeiten, dann nutzen Sie doch die dortige Aufgabenliste, um mit der 25.000-Dollar-Methode mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen zu erreichen:

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Effizienz im Unternehmen: Spielregeln entwickeln

„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier” – trifft dieses Sprichwort auch auf Sie zu? Falls ja, dann sollten Sie diese Eigenschaft unbedingt auch auf Ihre Arbeit übertragen. Falls nicht – dann probieren Sie es doch einfach einmal aus. Entwickeln Sie – gemeinsam mit Ihren Kollegen – Spielregeln für die Ablage und für wiederkehrende Abläufe:

  • Geben Sie den Dingen eine Heimat: Unterlagen, Bürowerkzeuge, digitale Dokumente finden Sie leicht wieder, wenn Sie ihnen feste Plätze geben. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen: Wer die Ordnung liebt
  • Schaffen Sie die losen Notizzettel ab: Legen Sie sich ein Sichtbuch zu, das alle wichtigen In-formationen enthält wie Kontaktdaten, Preislisten, Spielregeln. Hier finden Sie alle Infos zum Sichtbuch: Für Jäger und Sammler
  • Posteingang: Machen Sie Ihr Posteingangskörbchen zur zentralen Schaltstelle für alle Eingänge. Arbeiten Sie es täglich ab. Warum das gut für die Effizienz ist und wie Sie dafür vorgehen, lesen Sie hier: Leerer Posteingang, gutes Gefühl
    lesen Sie hier: Leerer Posteingang, gutes Gefühl

Lese-Tipp: In meinem Artikel Spielregeln als Grundlage des gemeinsamen Erfolgs finden Sie mehr Argumente und viele praktische Tipps.

Special: Wollen Sie mehr Quellen für zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen aufspüren? Dann registrieren Sie sich für unseren kostenfreien Einsparungsrechner und kommen Sie dem verborgenen Effizienz-Potential auf die Spur.

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Und Sie?

Wie steht es mit der Effizienz in Ihrem Unternehmen? Wo möchten Sie mit Veränderung ansetzen? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen!



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