Gedanken abschalten? Den Feierabend genießen ohne Gedanken an die Arbeit? So geht’s!



Einmal die Gedanken abschalten können im Büro – davon träumen viele. Dass die Dinge einfach laufen, ohne, dass man sich um alles, wirklich alles selbst kümmern muss. Ob es da um den Kaffee geht, den schon wieder niemand gekocht hat, oder das Kopierpapier, das niemand nachbestellt hat. Oder auch darum, die eigenen Termine und Aufgaben alle unter einen Hut zu kriegen, ohne nachts schweißgebadet aufzuwachen, weil man irgendetwas vergessen hat. Bloß was?

Wie machen andere das? Warum sind die so entspannt und schaffen das alles scheinbar mit Leichtigkeit?

Gedanken abschalten während der Freizeit
Die Räder drehen sich den ganzen Feierabend. Gedanken abschalten? Fehlanzeige. Es geht aber auch anders.

Was ist das Problem

Unsere Arbeitswelt ist sehr komplex geworden. Gerade im Büro sind die Anforderungen in den letzten Jahren enorm gestiegen. Ständig kommen neue Aufgaben oder neue Techniken hinzu. Besonders Letztere versprechen Erleichterung im Alltag und stellen sich am Ende doch oft als kompliziert und wenig praktikabel heraus.

Sie gehen nach Hause und nicht einmal dort können Sie Ihre Gedanken abschalten. Immer und immer wieder kreisen die Gedanken ums Büro, um das, was Sie vergessen haben (könnten). Immer wieder machen Sie sich mentale, schriftliche oder digitale Notizen, was Sie am nächsten Tag nicht vergessen dürfen. So macht die Arbeit keine Freude, sie stresst, und die Freizeit wird dadurch nicht so erholsam, wie sie sollte.

Doch es gibt Abhilfe, die ich Ihnen an einem Beispiel vorstellen möchte: an Ihren Terminen und Aufgaben. Denn gerade die lassen das Gedankenkarussell ja sogar manches Wochenende hindurch nicht stillstehen.

So funktioniert es

Dieses Gefühl der Unsicherheit, was Sie vergessen haben könnten, nicht mehr so richtig im Kopf zu haben, welche Termine als nächstes anstehen, welche Aufgaben Sie unbedingt zuerst erledigen müssen – dieses Gefühl sorgt für jede Menge Unbehagen. Es entsteht aber aus der Tatsache, dass der Umgang mit diesen Dingen nicht sehr systematisch ist, manchmal sogar chaotisch.

Eine Telefonnotiz mit einer Aufgabe steht auf einem Schmierzettel, ein Termin auf einer Haftnotiz. Manches steht in Ihrem Tischkalender, einiges in Ihrem PC-Kalender. Und manches haben Sie sich gar nicht aufgeschrieben, sondern waren sich sicher, dass Sie es behalten würden. Bis Sie es vergessen haben.

Dieses Durcheinander sorgt im Kopf für Chaos: wo war jetzt der Schmierzettel? Wo hing die Haftnotiz? Und stand der Termin jetzt im Tischkalender oder doch im PC? Und wann sollte dieser  eine Termin nochmal stattfinden, den Sie sich einfach nur gemerkt hatten?

Je mehr davon zusammenkommt, desto chaotischer wird es in Ihrem Kopf. Bis der eines Tages ganz kapituliert und sich nicht einmal mehr die Hälfte dessen merkt, was er sich mindestens merken sollte.

Bringen Sie daher System in Ihr Termin- und Aufgaben-Chaos!

Gedanken abschalten durch Terminübersicht
Bringen Sie System in Ihr Termin- und Aufgaben-Chaos! Nur so können Sie abends die Gedanken abschalten.

1. Tipp: Entscheiden Sie sich für ein einziges System

Wenn Sie auch am Wochenende Ihre Gedanken mal so richtig abschalten wollen, dann entscheiden Sie sich für ein System. Genau: ein einziges. Und in dem halten Sie konsequent alle Termine und Aufgaben fest. Keine Schmierzettel mehr, keine Haftnotizen, kein mal-hier-mal-da.

Welches System Sie dafür nutzen, ist ganz von Ihnen selbst abhängig. Unter https://www.buero-kaizen.de/download/fuer-immer-aufgeraeumt-auch-digital/.

 habe ich Ihnen einige Aufgabenverwaltungstools zusammengestellt. Und hier und hier beschreibe ich Ihnen Wege für die Verwaltung mit Outlook. Probieren Sie aus, womit Sie sich wohl fühlen, was sich für sie ganz intuitiv richtig anfühlt. Manche arbeiten lieber mit Papier, manche lieber digital. Wichtig ist: entscheiden Sie sich für eine Variante. Und dann bleiben Sie dabei.

2. Tipp: Priorisieren Sie Aufgaben im Wochenrhythmus

Sie haben jetzt all Ihre Termine und Aufgaben in einem einzigen System zusammengefasst. Nun müssen Sie überlegen, wie Sie die anstehenden Aufgaben priorisieren können. Dies von Tag zu Tag zu entscheiden, kann sehr schnell für neues Chaos sorgen. Ihr Ziel, die Gedanken abschalten zu können, torpedieren Sie damit wieder.

Ich schlage Ihnen vor, Ihre Aufgaben im Wochenrhythmus, zum Beispiel Freitags, nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit für die kommende Woche zu ordnen. Schauen Sie sich die Fälligkeit Ihrer Aufgaben an: Was müssen Sie bis wann fertig haben und wie viel Zeit veranschlagen Sie dafür? Planen Sie immer auch ein wenig zusätzliche Zeit ein für unvorhergesehene Aufgaben. Wenn Sie dies geordnet haben, ist Ihr Kopf frei fürs Wochenende, denn Sie wissen, dass Sie alles gut vorgeplant haben.

Gedanken abschalten vorplanen der Folgetage
Planen Sie schon abends den nächsten Tag – so können Sie nach Hause gehen und abschalten.

3. Tipp: Planen Sie abends den nächsten Tag

Ihr Wochenende ist nun gerettet, aber Ihre Abende unter der Woche noch nicht. Damit Sie auch jeden Abend Ihre Büro-Gedanken abschalten können, sollten Sie sich vor Feierabend immer die Zeit nehmen, den nächsten Tag zu planen. Das geht nicht immer zu 100 Prozent, denn manchmal kommen unvorhergesehene Aufgaben rein oder Ihre Vorgesetzten werfen Ihre Pläne über den Haufen. Aber planen Sie dennoch alle Tage am Abend vorher durch.

Nicht nur gehen Sie dann mit einem befreiten Gefühl nach Hause, weil Ihr Kopf das Signal bekommen hat: „Alles paletti, kannst abschalten, ich habe alles geplant und an alles gedacht!“

Der andere Vorteil ist, dass Sie am nächsten Tag sogar effizienter arbeiten werden. Denn wer erst früh morgens schaut, welche Aufgaben anstehen, verzettelt sich leicht. Wer aber am Abend vorher schon vorplant, hat seine Aufgaben nicht nur schon nach Prioritäten geordnet, sondern kann sie mit der Struktur im Kopf viel leichter abarbeiten.

Darauf kommt es an

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe so gut strukturieren wollen, dass Sie Ihre Gedanken nach Büroschluss abschalten können, dann müssen Sie vor allem eins beachten: für welches System und welche Struktur Sie sich auch entscheiden, wichtig ist, dass Sie sich damit wohlfühlen. Es nützt nichts, ein System zu übernehmen, von dem andere ganz begeistert berichten, wenn Sie aber nicht damit klarkommen. Wenn es Ihr Gedankenkarussell nur noch mehr antreibt. Wenn Sie mitnichten ab sofort Ihre Gedanken abschalten können.

Achten Sie also bei allen Wegen, die Sie nun neu einführen, darauf, dass sie Ihnen genauso gut tun wie Ihrer Arbeitsstruktur und Ihren Abläufen. Denn nur so haben Sie eine Chance auf nachhaltige positive Änderungen.

Was der Tipp bewirkt

Vielleicht werden Sie zu Feierabend und am Wochenende Ihre Gedanken nicht sofort abschalten können. Zu sehr hängt Ihnen vielleicht die alte Panik noch nach, die Sie in Ihrer Freizeit unruhig gemacht und gestresst hat.

Aber wenn Sie Ihr neues System und die neuen Planungen konsequent anwenden und sich selbst ein bisschen Zeit geben, sich an die Umstellung zu gewöhnen, dann werden Sie sehen, dass Sie mit sehr viel mehr Klarheit und Entspanntheit werden arbeiten können.

Gedanken abschalten und gemütlich plaudern
Planen Sie schon abends den nächsten Tag – so können Sie nach Hause gehen und abschalten.

Extra-Tipp

Ein recht großer Stressfaktor ist übrigens die Tatsache, dass viele Menschen so schlecht nein sagen können. Ihre Terminliste ist voll, ihre Aufgabenliste quillt über, und eigentlich haben sie so gar keinen Überblick mehr, was wann getan werden muss. Trotzdem nehmen sie noch eine und noch eine Aufgabe mehr an. Irgendwann geht das Chaos wieder von vorne los oder die Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten sind sauer, dass sie deren Aufgabe immer noch nicht geschafft haben.

Abends entspannen, Gedanken abschalten, nicht mehr an die Arbeit denken? Mit diesen #BüroKaizen Tipps schaffen Sie es, abzuschalten! Klick um zu Tweeten

Wenn Sie alle drei Tipps dieses Artikels beherzigen, haben Sie eine sehr klare Übersicht über das, was bei Ihnen in den nächsten Tagen ansteht. Mit dieser neu gewonnen Klarheit können Sie dann auch viel besser nein sagen, wenn Ihr Tages- und Wochenplan wirklich schon voll ist. Sie erkennen Ihre Grenzen schneller und es wird Ihnen sehr viel leichter fallen, nichts Neues mehr anzunehmen. Denn jetzt können Sie mit Gewissheit und Klarheit begründen, warum Sie nicht noch mehr annehmen können.

Und Sie?

Wenn Sie Genaueres zu den möglichen neuen Strukturen und Arbeitsabläufen wissen möchten, schauen Sie doch mal in mein Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ (https://www.buero-kaizen.de/leistungen/buecher/). Mein Youtube-Video über Outlook, ein prima Tool für Ihre Aufgabenverwaltung, können Sie sich vorab schon einmal hier anschauen. Auf unserem Youtube-Kanal finden Sie auch viele weitere hilfreiche Tipps für Ihr Termin- und Aufgabenmanagement.



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