Das können Sie echt vergessen! So finden Sie die richtige Gedächtnisstütze!



Telefonnummern, Kundennummern, Steuernummern. Das gehört in den Schrank und die Tische müssen so gestellt werden. Es gibt soviel, bei dem unser Mitdenken gefordert ist. Oft kann man sich das Alles gar nicht merken. Belasten Sie Ihr Gehirn nicht unnötig mit unnützem Wissen. Nutzen Sie folgende fünf cleveren Hilfsmittel als Gedächtnisstütze!

Die Frage ist nicht mehr, woher wir Informationen bekommen, sondern wie wir sie alle sortieren sollen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Wie leben im sogenannten Informationszeitalter. Die Frage ist nicht mehr so sehr, woher wir die richtigen Informationen bekommen, sondern wie wir all die Informationen sortieren und schnell wieder finden. Längst ist es nicht mehr möglich, alles im Kopf zu behalten. Außerdem brauchen Sie den Speicherplatz in Ihrem Gehirn in der Regel für andere Dinge! Zum Glück gibt es clevere Hilfsmittel, die als Gedächtnisstütze eingesetzt werden können!

Alles leichter mit Gedaechtnisstuetze
Mit einer kleinen Gedächtnisstütze ist Vieles viel leichter.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie ein Sichtbuch als Gedächtnisstütze!

An vielen Bildschirmen oder auf vielen Schreibunterlagen sammeln sich Kundennummern, Telefonnummern und Notizen.

Klebezettel keine gute Gedaechtnisstuetze
Klebezettel sind nicht gut geeignet als Gedächtnisstütze.

Sie sollen als Gedächtnisstütze dienen, bewirken aber häufig nur, dass man abgelenkt wird und dass der Schreibtisch unordentlich wirkt.

Eine bessere Möglichkeit ist ein Sichtbuch, das alle wichtigen Nummern und regelmäßig benötigten Informationen sammelt.

Sichtbuch als Gedaechtnisstuetze
Ein Sichtbuch als Gedächtnisstütze schafft Übersicht und lenkt nicht unnötig ab.

Solche Folienordner gibt es von den verschiedensten Anbietern. Darin lassen sich ausgedruckte Blätter mit den Telefonnummern, die Steuer-ID aber auch der Prospekt vom Pizzaservice sammeln. Wichtig ist, dass sie die Folien mit Seitenzahlen versehen und ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So lassen sich sämtliche Informationen schnell finden und Sie haben eine funktionierende Gedächtnisstütze.

Weitere Informationen für die Arbeit mit einem Sichtbuch erhalten Sie in meinem Beitrag „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren”!

Tipp Nr. 2: Verwenden Sie Beschriftungen als Gedächtnisstütze!

Gerade in Großraumbüros ist es wichtig, Ordner, Schränke aber auch Kabel und Lichtschalter zu beschriften.

Visualisierung gut geeignet als Gedaechtnisstuetze
Beschriftungen sind ebenfalls gut als Gedächtnisstütze geeignet und schnell angebracht.

Solche Beschriftungen liefern eine wichtige Gedächtnisstütze, denn nicht immer ist klar, welcher der Schalter für welches Licht gedacht war. Die Beschriftung der Kabel hilft Ihnen, wenn einmal ein Gerät defekt ist, ein Kabel ausgewechselt oder ein neues Gerät installiert werden muss.

Beschriftungen an Kabeln als Gedaechtnisstuetze
Auch an Kabeln kann eine kleine Gedächtnisstütze hilfreich sein.

Durch dieses einfache Hilfsmittel lässt sich das lange Suchen nach dem richtigen Kabel ganz einfach vermeiden.

Tipp Nr. 3: Setzen Sie One-Minute-Lessons als Gedächtnisstütze ein!

One-Minute-Lessons sind kleine, einfache Erklärungen für Wartungsarbeiten oder die Bedienung von technischen Geräten wie die Kaffeemaschine. Sie dienen als Gedächtnisstütze für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind und helfen auch neuen Mitarbeiterinnen oder Praktikanten, sich schnell zurechtzufinden.

One Minute Lesson hilft Gedaechtnisstuetze
Eine One-Minute-Lesson liest sich schnell und ist eine hilfreiche Gedächtnisstütze.

Damit lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lange suchen oder nach Rat fragen müssen.

Kostenlose Muster für Bedienungs- oder Wartungsanleitungen finden Sie unter www.buero-kaizen.de/buch. Z. B. für Kopierer, Kaffeemaschine, Reinigung der Kaffeemaschine, Laminiergerät, Spiralbindegerät – einfach auf Ihr Gerät anpassen – fertig!

Tipp Nr. 4: Fotografieren Sie Räume und Schränke als Gedächtnisstütze!

Gerade im Fall von gemeinsam genutzten Räumen und Schränken kommt es immer wieder zu Ärger, weil Unordnung entsteht und niemand sich verantwortlich fühlt. Nutzen Sie Fotos als Gedächtnisstütze!

... z.B. um zu verdeutlichen, wie das Innere des Schrankes aussehen soll ...

Foto an Schraenken als Gedaechtnisstuetze
Fotos sind simpel und eignen sich ebenfalls hervorragend als Gedächtnisstütze.

... oder als Gedächtnisstütze, um die Anordnung der Standardausstattung darzustellen.

Bilder gut als Gedaechtnisstuetze
Auch hier ist ein Foto eine gute Gedächtnisstütze.

Mit Hilfe dieser Methode lässt sich schnell und ohne langes Nachfragen Ordnung in den Raum oder den Schrank bringen!

Tipp Nr. 5: Visualisieren Sie als Gedächtnisstütze Zuständigkeiten und Vertretungsregeln!

Wer kann helfen, wenn es ein größeres Problem mit dem Kopierer gibt? Wer ist zuständig für den Getränkeautomaten? Wen kann ich ansprechen, wenn ich etwas zu den Mittagsbestellungen wissen möchte? Nutzen Sie Aushänge mit den jeweiligen Zuständigkeiten, um Rückfragen im Fall von Problemen zu erleichtern.

Zustaendigkeiten visualisieren als Gedaechtnisstuetze
Auch für die Zuständigkeiten ist eine Gedächtnisstütze oft hilfreich.

Am besten hängen Sie die Informationen in der Nähe der Orte auf, an denen die Probleme entstehen können, also am Kopierer oder an der Kaffeemaschine in der Teeküche.

Ein Beispiel für eine Liste mit den Zuständigkeiten erhalten Sie in unseren Downloads.

Darauf kommt es an

Schaffen Sie sich eine Gedächtnisstütze vor allem für Abläufe und Informationen, die regelmäßig abgerufen werden. Sie sollten Ihr Gehirn gerade von Routinethemen und Routinefragen freihalten. Die größte Wirkung erzielt die Gedächtnisstütze dort, wo es zu Schnittstellen zwischen mehreren, unterschiedlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommt.

Was der Tipp bewirkt

Der Einsatz von Hilfsmitteln, Visualisierungen, Beschriftungen zur Gedächtnisstütze verhindert, dass Wartezeiten entstehen, Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen müssen und Rückfragen notwendig sind. Die gewonnene Zeit können Sie für die schönen und wichtigen Dinge Ihrer Arbeit nutzen. Probieren Sie es aus!

Und Sie?

Welche Gedächtnisstützen nutzen Sie? Schreiben Sie mir! Ich sammle neue Ideen und freue mich über Ihre Kommentare!



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