Gedächtnislücken? Konzentrationsschwierigkeiten? Probieren Sie mal visuelle Darstellung!


Visuelle Darstellung gehört zu den meist unterschätzten Tricks bei der Arbeit. Bemerken Sie ab und zu merkwürdige Gedächtnislücken und Konzentrationsschwierigkeiten bei sich? Die haben längst nicht immer mit Ihrem Alter zu tun, mit der schieren Masse an Informationen oder dem Stress. Oft gründen sie darauf, dass Sie sich immer nur Gesprochenes und Geschriebenes merken müssen.

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Probieren Sie einmal visuelle Darstellung anstatt einer Liste.

Wie Ihnen visuelle Darstellung vieles im Arbeitsalltag erleichtern kann

Wir sind es gewohnt, uns mündlich oder schriftlich auszudrücken. Im Büro gibt es – außer Bildern an der Wand – auch nur das, was auf Papier oder digital geschrieben und was gesagt wurde. Und wenn wir dann Gedächtnislücken oder Konzentrationsschwierigkeiten haben, führen wir diese auf die üblichen Verdächtigen zurück: das Alter, zu überlastet, zu hohe Anforderungen, zu müde.
Visuelle Darstellung kann Ihnen selbst in solchen Zeiten noch eine fantastische Hilfe sein. Denn sie spricht einen Teil Ihres Gehirns an, der ansonsten brach liegt: die rechte, kreative, intuitive Gehirnhälfte, die wir im Büroalltag nur selten nutzen. Sie nun mit einzusetzen, wird Ihnen sehr vieles erleichtern und Ihre Gedächtnis- und Konzentrationsprobleme wesentlich verbessern. Ich möchte Ihnen ein paar Beispiele geben.

Erleichterte Planung Ihrer Ablagestrukturen

Mit Hilfe visueller Darstellung können Sie Ihre Ablagestrukturen auf Zack bringen. Wenn bislang jede Abteilung eine eigene Struktur hatte, womöglich sogar alle Angestellten ihre eigenen Ablageregeln hatten, dann ist es Zeit für eine Ablagestruktur für das gesamte Unternehmen.
Erstellen Sie sie zusammen mit Ihren Angestellten, um von deren Praxiswissen zu profitieren. Und arbeiten Sie dann mit einer optischen Methode wie der Mindmap. Die können Sie sowohl für Ihre analoge, also Papierablage nutzen, als auch für eine einheitliche Struktur der Dateienablage in allen Computern und im Intranet. Und nicht zuletzt ist die Mindmap eine prima Hilfe, um die Wissensdatenbank sinnvoll zu strukturieren.
Mehr dazu finden Sie in meinem Artikel „Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!”.

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Ein Bild lässt sich selbst am Posteingangskasten schneller erfassen als das Geschriebene daneben.

Optische Mittel bei der Prozessplanung

Möchten Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessern, alte Prozesse überarbeiten? Oder stehen ganz neue Projekte an, für die ein Ablauf geplant werden muss? Auch hier können Sie sehr gut mit optischen Mitteln arbeiten. Beginnen Sie mit einer Mindmap und stellen Sie dann den neuen Ablauf mit Hilfe eines Organigramms dar – das ist sehr oft leichter zu verstehen und leichter zu behalten als ein geschriebener Text.

Visuelle Hilfen beim Erarbeiten der Unternehmenswerte

In der Wertediskussion dieser Tage geht es in erster Linie um die Werte, die wir als Gesellschaft leben wollen. Doch wie sieht es mit Ihren Unternehmenswerten aus? Anstatt sie mit vielen bunten Worten aufzuschreiben, als Liste zu sammeln, könnten Sie auch hier wieder mit visuellen Hilfen wie einer Mindmap vorgehen, um einmal Ihre Unternehmenswerte zu definieren und für Ihre Angestellten und Ihre Kunden leicht nachvollziehbar darzustellen.

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Dieses Bild ist schneller, und damit effizienter, zu erfassen als eine Liste.

Erinnerungshilfen mit Sketchnotes

Vielleicht haben Sie in letzter Zeit eine Fortbildung mitgemacht, in den die Trainerin auf einem Flipchart mit wenigen Strichen und Farben die wichtigsten Punkte der Fortbildung durch Schrift und Figuren festgehalten hat. Immer mehr Menschen erkennen den Wert, den diese Mischung aus Bild und Schrift hat, denn Notizen, die so erstellt wurden, bleiben wesentlich länger im Gedächtnis. Es gibt übrigens mittlerweile zahlreiche Fortbildungen, auch online, dazu, wie man solche „Sketchnotes” erstellen kann – selbst wenn man eigentlich gar nicht zeichnen kann.

One-Minute-Lessons

Und bei visuellen Hilfen dürfen natürlich auch die fantastischen One-Minute-Lessons nicht fehlen. Die sparen Ihnen erheblich viel Zeit und Geld, weil sie das, was Sie sich nie merken können, mit einem Bild, einem Piktogramm und wenigen Worten ganz leicht verständlich wiedergeben. Ob das bei der Frage ist, wie herum das Briefpapier in den Drucker kommt oder in welches Fach das Spülmittel in der Büroküche gehört – statt langatmiger Erklärungen hilft hier die visuelle Darstellung in nullkommanichts. Lesen Sie mehr dazu hier.

Visuelle Darstellung für das große Quäntchen mehr Effizienz

Setzen Sie visuelle Darstellung in Ihrem Büroalltag öfter ein, werden Sie erkennen, dass sie Ihnen tatsächlich das Arbeitsleben sehr erleichtern kann. Sie spart Ihnen Zeit, Sie vergessen nicht mehr so viel, und Sie werden sich leichter konzentrieren können, wenn Sie sich statt eines ganzen Absatzes nur ein einziges Bild ansehen müssen, um die Inhalte zu verstehen.
Probieren Sie’s aus! Und wenn Sie auch in anderen Bereichen effizienter werden möchten, dann fangen Sie doch einmal mit Ihrem Schreibtisch und Ihrer direkten Arbeitsumgebung an – damit können Sie auf Dauer bis zu 20% effizienter werden!

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